Bí mật chưa từng tiết lộ của nghề tổ chức đám cưới triệu đô: Đau đầu nghĩ cách tiêu hết 25 triệu USD, thuộc top 5 nghề căng thẳng nhất thế giới

Colin Cowie sinh ra ở Zambia và lớn lên ở Nam Phi. Tên tuổi của ông gắn liền với những sự kiện xa hoa, những đám cưới siêu sang cho người nổi tiếng. Khách hàng của ông phải kể đến như các hoàng tử Qatar, Nicole Kidman và Ryan Seacrest.

Nhưng đó là trước khi Covid-19 xuất hiện khiến các sự kiện quy mô lớn phải tạm hoãn trong vòng 18 tháng. Hiện tại, những lễ cưới quy mô lớn chưa từng thấy đã quay trở lại. Những sự kiện này lớn đến mức có đủ ngân sách cho 7 ngày tổ chức.

Khảo sát do Wedding Report thực hiện dự đoán năm 2022 sẽ có 2,5 triệu đám cưới Đây sẽ là năm bận rộn nhất đối với các nhà tổ chức sự kiện kể từ năm 1984. Và 45 sự kiện trong số đó sẽ do Colin Cowie tổ chức, tăng 50% so với mức trước đại dịch.

Colin Cowie tập hợp một nhóm các nhà thiết kế, nhà sản xuất tự do tài năng và nhiệt huyết. Theo nghiên cứu của CareerCast, những người tổ chức sự kiện có mức độ căng thẳng trong công việc cao thứ 5, sau lính quân đội và lính cứu hoả.

Phóng viên Bloomberg đã có 1 tuần theo chân nhà tổ chức sự kiện hàng đầu thế giới khám phá mọi thứ diễn ra đằng sau một sự kiện hoành tráng bậc nhất. Và đây là những sự thật đằng sau một đám cưới triệu đô.

Hình minh hoạ: Kati Szilágyi

1. Làm thế nào để tiêu 25 triệu USD trong hai ngày cuối tuần?

Dịch vụ Colin Cowie Lifestyle được chia thành hai cấp. Đối với dự án từ 250.000 USD trở lên, những nhân viên của Colin Cowie sẽ hỗ trợ tổ chức sự kiện. Bản thân Cowie sẽ "không động đến đám cưới có ngân sách dưới 1 triệu USD". Sự kiện tốn kém nhất gần đây là một bữa tiệc 25 triệu USD tại một khu nghỉ mát ở Mexico.

Colin Cowie muốn thời gian lý tưởng nhất để thực hiện tổ chức một đám cưới là 9 tháng, mặc dù ông từng xoay sở để tổ chức một bữa tiệc chỉ trong vòng 6 ngày. Cowie và nhóm của ông phải bắt tay vào mọi khâu trong kế hoạch.

Họ sẽ kết nối cô dâu với nhà thiết kế váy cưới, thiệp mời, ánh sáng tầm cỡ sân khấu Broadway và thực đơn đẳng cấp Michelin. Công việc này thậm chí còn bao gồm việc tặng quà cho hàng xóm trong khu vực trước khi bữa tiệc diễn ra.

Vậy làm thế nào để chi tiêu 25 triệu USD trong khoảng thời gian hai ngày? Khi nhóm của Colin Cowie tiếp quản khách sạn, đồ ăn và các dịch vụ sẽ được cải thiện lên mức đẳng cấp. Các đầu bếp nổi tiếng thế giới bay đến, nhân viên cũng hứa hẹn phục vụ chu đáo.

Trong một sự kiện ở Trung Đông, 40 khách VIP dùng bữa trong bữa tiệc có giá 12.000 USD một người. Các sân khấu phức tạp có thể được thiết riêng để sử dụng một lần, ví dụ như sàn gỗ trải trên bờ biển.

Trong đám cưới 11 triệu USD mà Erin Halley Reddy, một trong những giám đốc sản xuất của Cowie, tổ chức gần đây, gần 3 triệu USD tiền hoa và 1 triệu USD được chi cho lều rạp. Tiệc đứng phục vụ cocktail tốn khoảng 30.000 USD.

Đám cưới ở Mỹ trung bình tiêu tốn khoảng 29.000 USD. Nhưng trong thế giới của Cowie, đám cưới như vậy sẽ không bao gồm các buổi giới thiệu ý tưởng, nơi các món ăn, hoa và tuỳ chọn được thực hiện đầy đủ cho địa điểm tổ chức.

2. Nhà tổ chức sự kiện thủ sẵn "quân bài" khi mọi thứ sai hướng

Một người lập kế hoạch giỏi là người luôn có kế hoạch B "đỡ đạn" cho mọi tình huống xấu. Cowie thường có một địa điểm thứ hai được chuẩn bị trước và có ngân sách để đề phòng. Ví dụ, ngày tổ chức sự kiện bị dính mưa, điều đó sẽ không thành vấn đề.

Có những sự cố thậm chí còn oái oăm hơn. Tại một đám cưới, bố của cô dâu khăng đòi phục vụ rượu quý từ hầm rượu của ông, nhưng đến phút chót mới phát hiện ra chai nào cũng đã bị vặn. Các nhân viên đã phải cuống cuồng chạy quanh thị trấn để mua được bất cứ chai rượu nào họ tìm thấy.

Đôi khi thảm hoạ đám cưới cực kỳ khốc liệt. Thời mới bắt đầu vào nghề, Cowie đã dựng một chiếc lều bên bờ biển lót bằng vải dệt Maroc xa hoa. Sau đó, thuỷ triều dâng đã phá huỷ tất cả khi chỉ còn 30 phút diễn ra sự kiện.

3. Mở quầy bar trong sự kiện là một thảm hoạ

Sophie Landry, một trong những nhà thiết kế của Cowie, cho biết đội ngũ của họ luôn chuẩn bị sẵn xe cứu thương cho các tình huống xấu nhất. Đặc biệt là vì hạn chế uống rượu trong một sự kiện riêng tư là rất khó.

Hình minh hoạ: Kati Szilágyi

4. Tiền mặt giúp hành trình thông suốt

Một đám cưới sẽ không được gọi là đỉnh cao nếu không có máy bay tư nhân. Nhưng máy bay ở đây không dùng để chở khách mà là chở bánh.

Cowie đã vận chuyển 18 container hàng hóa và máy bay thương mại chất đầy đủ bàn ghế, đồ trang trí và đồ ăn cho những đám cưới ở các địa điểm xa xôi từ Trung Đông đến Trung Tây. Cowie từng chở cả một dàn pháo hoa trên một chuyến máy bay. Ông cười và nói: "Lần đó, cảm giác như chúng tôi đang mang một quả bom xuyên qua bầu trời".

Song chính vì số lượng hàng hoá quá lớn, tiền "tips" cho những trường hợp đột xuất là điều cần thiết. Các nhóm phụ trách được giao cho hàng chục nghìn USD để "giải quyết vấn đề" khi vận chuyển hàng hoá. Cowie từng sử dụng khoản tiền để nhận lại 5.000 cây phong lan sau khi chúng "mất tích" một cách vi diệu khi vừa hạ cánh.

Hình minh hoạ: Kati Szilágyi

5. Món tráng miệng không phải là bánh

Mất 1 năm mới thuê được người làm bánh vừa ý Cowie. Ron Ben – Israel là người làm 400 chiếc bánh mỗi năm với chi phí từ 4.000 đến 100.000 USD.

Đối với cặp đôi hoàng gia Trung Đông, Cowie đặt 2.500 chiếc bánh trang trí thủ công được bảo quản kín để vận chuyển xuyên lục địa. Tổng cộng mất khoảng 500.000 USD chi phí, không bao gồm nhân công hoặc phí quá cảnh.

Song, không phải cặp đôi nào cũng có thể sở hữu bánh cưới 10 tầng khổng lồ. Đối với những cặp đôi thấp bé, chiếc bánh quá khổ sẽ chiếm "spotlight" của nhân vật chính. Cowie cũng rất kị trang trí hoạ tiết động vật trên bánh.

Có những thảm hoạ từng xảy ra như bánh bị tan chảy trong thời tiết nắng nóng. Một đám cưới ở Sri Lanka từng khiến Ben – Israel phải nhờ chục đứa trẻ đuổi hàng nghìn con kiến bu vào bánh.

6. Nếu không thể tổ chức đám cưới triệu đô

Cowie thú nhận bí mật để tạo ấn tượng rất đơn giản: Xếp 10 bàn gần nhau để tạo bầu không khí và để 10 người ngồi cùng một bàn trong khi các đám cưới khác chỉ có 8 người.

Buffett là điều không nên. Chúng là nguồn cơn cho việc ăn mặc lôi thôi hoặc khách chất chồng đĩa với những món ăn tự chọn. Ba món được dọn ra trong vòng 90 phút là lý tưởng nhất.

Lời khuyên của Cowie là không để bài phát biểu dài quá 3 phút mà chỉ cần ngắn gọn, súc tích là đủ. Việc cắt bánh cũng nên để lại sau cùng để giữ chân khách vì theo văn hoá phương Tây, ra về trước khi cắt bánh cưới là rất mất lịch sự.

Theo Bloomberg