Bí quyết sử dụng "ma trận thời gian" của người làm việc hiệu quả: Không tiêu tốn vào những việc vô bổ, bạn sẽ tìm được công cụ thay đổi cuộc sống tuyệt vời

* Bài học về quản lý thời gian mà tác giả Dannny Forest rút ra từ cuốn sách The 7 Habits of Highly Effective People.

Ba năm trước, tôi đã đọc cuốn sách The 7 Habits of Highly Effective People (Tạm dịch: 7 thói quen của những người làm việc siêu hiệu quả) được viết bởi Stephen R. Covey. Sau khi dành thời gian nghiền ngẫm và ghi chép lại, tôi nhận ra cuốn sách thực sự là một công cụ thay đổi cuộc sống tuyệt vời. Cho tới nay, cuốn sách đã được tái bản lần thứ 30, bổ sung thêm những hiểu biết sâu sắc hơn của con trai ông là Sean Covey.

Khi tôi nhận được bản sao của phiên bản mới nhất, tôi đã tự hỏi rằng liệu Sean thực sự có thể thêm bất cứ điều gì vào tác phẩm kinh điển vượt thời gian này. Sau khi đọc qua tất cả các nội dung mới, tôi thực sự được truyền cảm hứng khi những lý thuyết viết bởi cha ông đã được mở rộng từ kinh nghiệm của Sean. Xem lại tác phẩm kinh điển này khiến tôi suy nghĩ về cách chúng ta đang lãng phí thời gian cho những việc không quan trọng và bài học sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

Ở trang 209, trong phần viết về Thói quen số 3: Đặt những điều quan trọng lên hàng đầu, Sean nói về ma trận thời gian, rất giống với ma trận Eisenhower. Theo ma trận Eisenhower, để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả với hiệu suất làm việc cao nhất thì chúng ta nên dành thời gian vào những thứ quan trọng chứ không phải vào những việc khẩn cấp. Việc quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng.

Để làm được điều này cũng như để giảm tải áp lực của việc có quá nhiều deadline với thời gian gần kề thì trước hết, chúng ta phải phân biệt rõ:

- Việc quan trọng là những việc mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả giúp chúng ta tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra, bất kể đó là mục tiêu cá nhân hay trong công việc. Cụ thể hơn, chúng đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu mang tính chất dài hạn.

- Các hoạt động khẩn cấp yêu cầu sự chú ý ngay tức thì và thường có liên quan tới người khác (mục tiêu của người khác), chẳng hạn như gửi email, gọi điện, tin nhắn mới....

Khi biết rõ việc gì quan trọng và việc gì khẩn cấp thì chúng ta sẽ vượt qua được thói quen mang tính chất bản năng là tập trung vào những công việc không quan trọng, đồng thời có đủ thời gian để làm những điều cần thiết cho thành công trong tương lai.

Hình minh họa trong cuốn sách.

Vấn đề là, mọi người thường dành phần lớn thời gian tập trung vào các nhiệm vụ khẩn cấp. Theo Covey, 51,2 % thời gian của mọi người được dành cho các nhiệm vụ cần thiết và các hoạt động ít mang lại lợi ích (góc số I và góc số III trong hình minh họa).

Tuy nhiên, để thu được lợi nhuận tối đa khi đầu tư, bạn cần tập trung vào những công việc mang lại hiệu quả năng suất cao (góc số II). Covey gọi góc số II là góc chất lượng. Đây là nơi bạn thực hiện các hoạt động mang lại lợi ích với năng suất cao. Tuy nhiên, phần lớn mọi người chỉ dành khoảng 30,8 % thời gian ở đó.

Khi bạn tập trung vào các hoạt động trong góc số II, bạn thực sự đặt những điều quan trọng lên hàng đầu, như thói quen thứ ba trong cuốn sách gợi ý. Bạn càng nói không với những điều không quan trọng, bạn càng có nhiều thời gian để làm những việc quan trọng. Và bạn sẽ có nhiều năng lượng và hoàn thành công việc với năng suất cao hơn.

Tôi đã học cách nói không với hầu hết những việc làm không quan trọng và dành nhiều thời gian trong góc số II. Hầu hết các doanh nhân đều cảm thấy như họ luôn luôn làm việc với những nhiệm vụ khẩn cấp, nhảy từ công việc phải làm này sang việc khác. Tôi thì không như vậy. Tôi không cảm thấy rằng như nếu mình không làm việc vào ngày mai, thì công việc kinh doanh sẽ sụp đổ.

Đó là một dấu hiệu của việc đặt những điều đầu tiên lên hàng đầu. Tôi đã nỗ lực rất nhiều cho các hoạt động thuộc góc số II để mọi thứ hiếm khi trở nên khẩn cấp. Điều này thực sự chỉ là vấn đề hy sinh lợi ích ngắn hạn cho các mục tiêu dài hạn. Tuy nhiên đó không phải là một điều dễ dàng cho hầu hết mọi người.

Các bước để dành thời gian cho những việc làm quan trọng

Làm thế nào để quản lý thời gian của bạn cho những việc làm quan trọng và cần thiết? Dưới đây là các bước để giúp bạn dành nhiều thời gian hơn cho những thứ quan trọng nhưng không cấp bách:

- Khám phá khả năng của bản thân. Hãy chỉ ra những gì bạn thích làm, những gì bạn giỏi, những gì thế giới cần và những gì bạn có thể làm để kiếm tiền. Khi bạn tìm thấy giao điểm của tất cả những câu hỏi này, bạn sẽ biết mình phải làm gì.

- Liệt kê lại các hoạt động hiện tại của bạn và đặt chúng vào ma trận thời gian. Liệt kê mọi việc bạn làm trung thực nhất có thể và sắp xếp chúng vào tùy theo mức độ đầu tư thời gian và năng lượng tương ứng.

- Thay đổi cách sắp xếp thời gian cho các nhiệm vụ cụ thể. Hãy tự hỏi: làm thế nào có thể loại bỏ các công việc khỏi góc số I, III và IV, và tăng các hoạt động trong nhóm số II.

- Khi bạn đã có một ý tưởng tốt về những gì bạn nên làm, hãy dành một chút thời gian để lên kế hoạch lý tưởng cho tuần tới. Chỉ ra chính xác những gì bạn có thể làm với lịch trình của bản thân để thực hiện nó.

- Thực hiện kế hoạch, xem xét tính khả thi, điều chỉnh lịch trình và điều quan trọng là đừng bỏ cuộc.