Bị sốc nặng vì khách hàng quá đông ngay khi vừa khai trương, đây là cách cô chủ tiệm bánh ngọt xoay sở để cứu chính mình

Tôi đã sẵn sàng mở cửa tiệm kinh doanh bánh ngọt đầu tay sau hơn 2 năm bán trực tuyến trên mạng cho những người sành ăn. Tôi biết việc bán lẻ sẽ có chút ít khác biệt nhưng tôi rất vui khi được tự mình trải nghiệm nó.

Tôi tin rằng tất cả mọi người, kể cả tôi đều làm theo những gì mình muốn không chút do dự - bởi, nếu đợi đến thời điểm "hoàn hảo", chúng ta sẽ phải chờ đợi mãi mãi.

Khi cửa hàng Do của tôi bắt đầu đi vào hoạt động ở Manhattan vào tháng 1 năm 2017, tôi đã choáng váng bởi tôi không nghĩ mình lại chuẩn bị mọi thứ thiếu kĩ lưỡng như vậy. Đó thực sự là một mớ hỗn độn. Nhiều cảm xúc đan xen: một chút bối rối, một chút thú vị, đôi khi là sợ hãi, nhưng rốt cuộc thì những trải nghiệm đó vẫn thật tuyệt vời.

Thành thật mà nói: Tôi sẽ không có Do của ngày hôm nay nếu không dũng cảm đi theo con đường này.

Mọi chuyện bắt đầu từ một video trên trang Facebook: Insider Food với tốc độ lan truyền chóng mặt, lên tới 63 triệu lượt xem. Điều đó đã mang đến cho chúng tôi một lượng khách hàng lớn - con đường giúp thu hút một lượng khách hàng lớn quá sức tưởng tượng của chúng tôi.

Tôi thật sự rất biết ơn những khách hàng đáng mến, nhưng thực tế là chúng tôi không thể phục vụ chu đáo tất cả mọi người như chúng tôi đã nghĩ.

Chúng tôi liên tục cháy hàng, phải làm việc thêm giờ để bù đắp cho sự thiếu sót của mình nhưng vẫn gặp phải khó khăn là: hết nguyên liệu.

Khi đó, có những lúc khách hàng phải chờ đến tận 5 tiếng đồng hồ để có được một chiếc bánh. Chúng tôi không có bất kì thiết bị nào sản xuất kịp để cung cấp đủ số lượng lớn sản phẩm mà khách hàng yêu cầu. Cứ mỗi phút, đơn đặt hàng trực tuyến lại “ping” lên một lần, buộc lòng chúng tôi phải tạm ngưng việc đặt hàng qua mạng và tập trung với một lượng khách hàng lớn đang đứng xếp hàng đông nghẹt tại cửa tiệm.

Với nhân lực chỉ có 10 người - năm nhân viên làm việc toàn thời gian và năm nhân viên bán thời gian - chúng tôi thực sự kiệt sức. Tuy nhiên tất cả chúng tôi đều cố gắng nở nụ cười luôn thường trực trên môi.

Nếu như lúc đó được về nhà, hẳn là chúng tôi cũng không thể thoải mái nghỉ ngơi được, căng thẳng vẫn còn đó, mọi thứ khiến chúng tôi thực sự mệt mỏi. Thậm chí có lúc, tôi đã gọi cho gia đình, cầu xin họ tống khứ những mệt mỏi ra khỏi nơi đây. Tôi đã quá thất vọng.

Nhưng, tất nhiên, gia đình tôi không thể giải cứu tôi khỏi sự điên rồ này mà chỉ mình tôi mới có thể cứu bản thân mình. Vì vậy, khi vượt qua cú sốc đầu đời này, tôi bắt đầu tìm hiểu và điều chỉnh xử lý các vấn đề còn vướng mắc. Lần đầu tiên, xây dựng một doanh nghiệp thực sự có thể giúp tôi đạt được những gì tôi muốn. Có được thành công như hôm nay là nhờ tôi đã thực hiện theo ba chiến lược đúng đắn này:

1. Tuyển thêm nhiều nhân viên

Trong tuần đầu tiên, chúng tôi cháy hàng và phải đóng cửa trong hai ngày sau đó để chuẩn bị kỹ lưỡng hơn cho đợt tiếp theo, tôi đã tận dụng mọi thời điểm để đăng tin tuyển dụng, kiểm duyệt hồ sơ, phỏng vấn và tuyển thêm nhân viên cho tất cả các vị trí - từ tiền sảnh đến phục vụ trong nhà với đội ngũ quản lý quy mô lớn hơn bao gồm một quản lý tiếp thị và truyền thông xã hội, một đội thương mại điện tử chuyên dụng, một quản lý sự kiện, một quản lý sản xuất, một quản lý chiến lược hợp tác, một điều phối dự án đặc biệt và một quản lý chung của cửa hàng.

Khi đánh giá tiềm năng tuyển dụng, tôi không quan tâm nhiều về kinh nghiệm mà tôi tập trung vào tính cách nhiều hơn. Làm bánh, đánh bột có thể dạy được. Nhưng tinh thần lạc quan, thẳng thắn thì không như vậy. Điều quan trọng là, tôi đã chọn được những người có cùng chí hướng, ngay lập tức hiểu và lao vào những gì chúng tôi đã và đang làm nơi đây. Trong một tháng, tôi đã tuyển thêm được 60 nhân viên.

Không phải nhân viên mới nào cũng thích nghi được nhanh chóng, chúng tôi đã đánh trượt một vài người không có khả năng chịu áp lực. Nhưng, đó chỉ là một phần trong quá trình xây dựng kinh doanh. Chúng tôi cũng đã đặt ra những chính sách và thủ tục cần thiết nội bộ, có phần mềm quản lý nhân sự, biên chế và chia lịch làm việc để giữ nó hoạt động, sắp xếp lại nhà kho để kê thêm một vài bàn làm việc.

2. Nhanh chóng tăng gia sản xuất

Khi bán hàng trực tuyến, không gian làm việc của tôi chỉ là một căn bếp nhỏ xíu. Khi ký một hợp đồng 10 năm để tiến hành mở cửa tiệm, chúng tôi có cơ hội "phát triển" nó trong nhiều năm tới. Điều gì đã xảy ra? Sau hai tuần, chúng tôi đã không còn một chỗ trống nào. Hàng tá vấn đề đặt ra: chúng ta sẽ bảo quản ở đâu? Làm sao chúng ta có thể duy trì được khi nhà bếp của chúng tôi chỉ rộng khoảng 35 mét vuông? Và bảo quản nguyên liệu như thế nào để tránh hư hỏng?

Với những nhân viên mới, chúng tôi chia thành ba ca luân phiên tại nhà bếp và ở tiền sảnh. Đội ngũ sản xuất bắt đầu từ 5 giờ sáng đến nửa đêm, và đội ngũ dọn dẹp thì từ nửa đêm đến 3 giờ sáng.

Chúng tôi đầu tư máy trộn lớn hơn, tăng gấp 4 lần dung lượng làm mát và dung tích lưu trữ đông lạnh (gồm việc đặt các tủ lạnh nặng 3 mét xuống một lỗ trên hành lang dẫn đến tầng hầm), và ủy thác luôn một số khâu sản xuất cho các cá nhân cụ thể, do đó mỗi người có một nhiệm vụ và trách nhiệm riêng biệt.

Như vậy vẫn chưa đủ. Vì vậy, chúng tôi nhanh chóng xác định các đối tác sản xuất tiềm năng và tăng cường không gian quảng cáo lớn hơn ở Bronx. Chúng tôi thu hẹp lại nguồn nguyên liệu, đào tạo một nhóm mới, nhận nguyên liệu mới càng nhanh càng tốt. Năm tuần sau khi mở cửa hàng, cơ sở mới của chúng tôi đã đi vào vận hành và chạy quảng cáo trên Bronx.

3. Quản lý thành công hàng tồn kho

Ngay khi hết nguyên liệu trong tuần đầu tiên, chúng tôi đã đặt hàng gấp đôi cho tuần sau. Vậy nhưng nguyên liệu vẫn không đủ cung cấp cho hoạt động sản xuất. Vì vậy, tôi lại đặt hàng gấp đôi lần nữa, chúng tôi cứ duy trì như vậy, thậm chí tôi đã phải tự mình đến cửa hàng để mua thêm bơ và vani. Nghe có vẻ nực cười nhưng đặt hàng, quản lý và tiết kiệm thời gian là một điều cần phải học.

Do vậy, chúng tôi ngồi lại với nhau cùng phân tích việc bán buôn. Chúng tôi đang sử dụng bao nhiêu thùng chứa và kích thước các thùng chứa đó như thế nào? Nếu chúng tôi bán X muỗng bánh, thì mất bao nhiêu lượng bột? Bao nhiêu đợt? Các hương vị gì thường nhanh hỏng hóc? Nhờ vậy chúng tôi có thể biết được thành phần nguyên liệu cần cho mỗi tuần là bao nhiêu, hay xử lý, sắp xếp thìa, khăn ăn, nắp đậy và túi rác như thế nào mới hợp lý. Chúng tôi đặt hàng từ rất nhiều nhà cung cấp và bỏ qua những thứ không cần thiết.

Mọi tính toán như vậy vẫn chưa đủ, vấn đề chúng tôi gặp phải tiếp theo là nhà cung cấp cũng cạn kiệt nguyên liệu. Chúng tôi đành tìm đến các nhà cung cấp dự phòng hay các nhà cung cấp mới. Thậm chí để tiết kiệm thời gian giao hàng, đôi khi chúng tôi phải đến các kho lân cận để mua nguyên liệu một cách ngẫu nhiên. Loại bột đặc thù của chúng tôi chỉ được sản xuất mỗi tháng một lần, và các thùng chứa thì phải mất đến 12 tuần vận chuyển từ Trung Quốc sang vậy nên chúng tôi đã đặt hàng tất cả mọi thứ nhiều hơn số lượng ước tính sẽ cần.

Tôi ước giá như mình đã từng có kinh nghiệm khởi nghiệp trước đây, hay tôi tìm hiểu kỹ lưỡng hơn về những khó khăn sẽ gặp phải thì mọi chuyện có lẽ sẽ ổn hơn. Tuy nhiên, tôi vẫn đồng ý với Reid Hoffman rằng thấy xấu hổ với sản phẩm đầu tiên của mình không phải là một điều quá tệ. Điều đó có nghĩa là bạn còn có thể làm tốt hơn thế.

Tôi đã được truyền cảm hứng rất nhiều từ chính những khách hàng của mình, tôi luôn cố gắng làm hài lòng họ tốt nhất có thể. Giờ đây Do mở rộng hoạt động kinh doanh trực tuyến và giao hàng toàn quốc chính vì để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Mỗi tháng chúng tôi tung ra hai mùi vị mới và cung cấp các mặt hàng chuyên dụng hay các món ăn theo sở thích của khách hàng. Những điều này chỉ có được khi tôi đã thử, sai và sửa trong quá trình trải nghiệm của mình.

Trong năm hoặc 10 năm tới, khi nhìn lại những gì tôi đang làm hôm nay, có thể tôi vẫn cảm thấy có chút xấu hổ vì những sai lầm trong những ngày đầu khởi nghiệp, nhưng điều đó có lẽ là cần thiết. Trong kinh doanh, bạn chỉ cần thực hiện bước nhảy đột phá, cố gắng hết mình, và quan trọng nhất: hãy cố gắng tìm ra hướng đi dài hạn đúng đắn, bạn nhất định sẽ thành công.