Cả Jeff Bezos, Elon Musk và Mark Cuban đều phải dè chừng "kẻ hủy diệt" năng suất này, 100% người đi làm từng mệt mỏi và chán nản vì nó!

Các cuộc họp, hội nghị là một sự kiện quen thuộc ở bất kỳ một tổ chức doanh nghiệp làm việc nào, nhưng nó lại gây nhiều phiền toái cho cả hai tỷ phú - Mark Cuban và Elon Musk. Đặc biệt, Mark Cuban coi cuộc họp hoàn toàn là một sự kiện lãng phí thời gian. Vào năm 2014, ông đã từng nói với Inc rằng: "Cách duy nhất bạn có thể khiến tôi đến một cuộc họp là viết cho tôi một tấm séc".

Hai năm sau, quan điểm này của ông vẫn giữ nguyên. "Không có họp hành hay các cuộc gọi điện thoại trừ khi cho tôi một tờ séc", ông nhắc lại trong phần Q&A của Thrive Global năm 2016 – công ty mới của Arianna Huffington được mô tả là "nền tảng tư vấn cho năng suất và chăm sóc sức khỏe người tiêu dùng và doanh nghiệp". Gần đây, trong một email gửi tới nhân viên toàn công ty Tesla, Elon Musk cũng đề xuất việc từ bỏ các cuộc họp quá mức thừa thãi, và gọi chúng là "mầm tai họa" của các công ty lớn.

Tất nhiên mọi thứ đều có lý do đằng sau của nó. Một nghiên cứu mới đây đã chỉ ra rằng hầu hết các cuộc họp chính là kẻ "hủy diệt" năng suất làm việc chính. Mặc dù chúng có thể cung cấp một số lợi ích như là cơ hội để nhân viên trong công ty có sự tương tác, cộng tác với nhau, đưa ra những quan điểm cá nhân trực tiếp nhưng đồng thời chúng cũng là một hồi chuông cảnh báo về hiệu suất làm việc.

Các nhà nghiên cứu từ Trường Kinh doanh Harvard và Đại học Boston đã khảo sát 182 nhà quản lý cấp cao trong các ngành và kết quả mà họ nhận được là: 65% các nhà quản lý cấp cao nói rằng các cuộc họp khiến họ không thể hoàn thành công việc của chính mình, 71% cảm thấy chúng không có hiệu quả và không mang lại lợi ích, 62% khẳng định rằng cuộc họp bỏ lỡ cơ hội mang các đội ngũ đến gần nhau hơn.

Theo chuyên gia tổ chức Michael Manish, việc đòi hỏi nhân viên tham dự các cuộc họp không có hiệu quả có lẽ là lý do khiến các nhiệm vụ kinh doanh quan trọng mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành. Trong cuốn sách "Time, Talent, Energy: Overcome Organizational Drag and Unleash Your Team's Productive Power" (tạm dịch: Thời gian, nhân tài, năng lượng: Vượt qua sức ì của tổ chức và giải phóng năng lượng sản xuất trong đội ngũ), Manish cho biết nhân viên ở tất cả các cấp liên tục phàn nàn rằng họ không thể hoàn thành công việc, một phần là do các cuộc họp bất tận.

Ông đưa ra số liệu từ công ty nghiên cứu tư vấn CEB, cho thấy việc thuê một nhân viên mới mất 63 ngày trong năm 2015, tăng từ 42 ngày so với 5 năm trước đó. Thời gian để chuyển giao một dự án IT văn phòng tăng từ 9 tháng trong năm 2010 lên thành 10 tháng trong năm 2015, tham gia một hợp đồng bán hàng B2B (mô hình kinh doanh thương mại điện tử trong đó giao dịch xảy ra trực tiếp giữa các doanh nghiệp với nhau) tăng lên 22% trong cùng khoảng thời gian.

Mặc dù với những số liệu thống kê như thế này, các cuộc họp vẫn là một "tai họa" cần thiết của các công ty. Nhưng trước khi nghĩ đến tiến hành một cuộc hội nghị, hãy cân nhắc một số lời khuyên từ các tỷ phú này để đảm bảo rằng bạn không lãng phí thời gian quý báu trong các cuộc họp vô nghĩa.

Jeff Bezos

Nhà sáng lập đồng thời là Giám đốc điều hành của Amazon tránh tất cả các cuộc họp vào lúc sáng sớm và triệu tập hội nghị với các nhà đầu tư chỉ sáu giờ trong một năm. Ông cũng từ chối tiến hành hoặc tham dự một cuộc họp nếu "hai chiếc pizza" không đủ cho cả nhóm cùng ăn.

Các cuộc họp của ban điều hành Amazon đều bắt đầu bằng việc… đọc, trong đó có cả Bezos cũng phải ngồi im lặng trong 30 phút để đọc báo cáo dài 6 trang giấy. Ông cho rằng, việc đọc sẽ đảm bảo nhóm không bị phân tán sự chú ý và mọi người đều hiểu rõ vấn đề trước khi thảo luận. Đó cũng là cách rèn luyện khả năng tư duy và suy nghĩ thấu đáo cho cấp quản lý để đưa ra những quyết định tốt nhất.

Mark Cuban

Cách duy nhất bạn có thể khiến tôi đến một cuộc họp là viết cho tôi một tấm séc - Mark Cuban

Nhà đầu tư thích gửi email hơn là các cuộc họp trực tiếp hay thậm chí là các cuộc gọi điện thoại, theo Thrive Global. "Hãy yêu nó. Sống với nó. Email giúp tôi tiết kiệm hàng giờ đồng hồ mỗi ngày", ông nói. "Không họp hành, không hội nghị. Không có cuộc gọi điện thoại. Tất cả đều qua email".

Ngay cả những vấn đề khẩn cấp cũng không thể thuyết phục vị tỷ phú này tiến hành một cuộc họp với các vị cổ đông khác. "Nếu có vấn đề và chúng tôi cần giải quyết nó, tôi sẽ thực hiện một cuộc gọi", ông nói với tờ Entrepreneur, và lưu ý rằng các cuộc họp chính là một "cú đánh" vào năng suất.

Ray Dalio

Giống như Cuban, nhà đầu tư và tỷ phú tự thân Ray Dalio cũng là một fan hâm mộ của việc giao tiếp qua email. Tuy nhiên, ông tin rằng các cuộc họp vẫn sẽ có hiệu quả nếu biết cách hoạt động chúng tốt.

Trong cuốn sách của mình, "Principles: Life and Work" (tạm dịch: "Nguyên tắc: Cuộc sống và công việc"), Dalio đưa ra nhiều lời khuyên để có thể tiến hành tốt một cuộc họp. Ông khuyên bạn nên nhấn mạnh mục đích của cuộc họp, giữ chủ đề xuyên suốt cuộc họp, bình tĩnh và phân tích vấn đề mọi lúc.

Elon Musk

Musk thích nói rằng các cuộc họp chỉ xảy ra khi mọi người không làm việc, theo tạp chí GQ về các tỷ phú công nghệ. Tuy nhiên, ông vẫn sẽ mở ra các cuộc họp ngắn miễn là chúng có năng suất cao và hiệu quả cho mọi người tham gia. Nếu không, Musk đề nghị rằng bạn hãy nhanh chóng đi ra khỏi cuộc họp.

"Đi ra khỏi một cuộc họp hay chấm dứt một cuộc gọi ngay khi bạn biết rằng bạn sẽ không thu được thêm chút giá trị nào nữa", ông nói với nhân viên của Tesla. "Hành động đó sẽ không bị gọi là bất lịch sự hay khiếm nhã, mà bất lịch sự thực sự là khiến họ ở lại và lãng phí thời gian của họ".