Cấm sử dụng PowerPoint: Thách thức khác người của Jeff Bezos dành cho “đại gia đình” Amazon mang tới hiệu quả bất ngờ đến khó tin

Trong lá thư viết cho cổ đông thường niên năm 2018 của mình, người sáng lập và giám đốc điều hành Amazon Jeff Bezos lặp lại quy tắc: cấm sử dụng PowerPoint trong văn phòng làm việc. Thay vào đó, ông yêu cầu nhân viên phải đệ trình bằng 6 trang giấy nhằm khuyến khích tư duy phản biện với các vấn đề đơn giản. Phương pháp thay thế này thể hiện cái nhìn sâu sắc hơn dành cho các doanh nhân và nhà lãnh đạo.

Trong thư, và trong một cuộc thảo luận gần đây tại Diễn đàn về Lãnh đạo tại Trung tâm Bush, Bezos tiết lộ rằng cấu trúc của một bản tường thuật có hiệu quả hơn PowerPoint. Theo Bezos, bộ phận điều hành mới đã gặp phải một cú sốc văn hóa trong các cuộc họp đầu tiên tại Amazon.

Ông cho biết thêm thay vì đọc các dấu chấm đầu dòng trên các slide được chiếu, mọi người ngồi im lặng trong khoảng 30 phút để đọc một tập tài liệu gồm 6 trang được viết ra với cấu trúc của một bài tường thuật, câu chữ đơn giản, có câu chủ đề, ngữ pháp đầy đủ trên mặt giấy. Sau khi đọc xong, mọi người cùng nhau thảo luận về nội dung, ý tưởng của buổi họp ngày hôm đó. Nó sẽ tốt hơn rất nhiều so với việc chỉ ngồi trong cuộc họp và theo dõi bản trình bày PowerPoint thông thường từ đồng nghiệp.

Thông qua cái nhìn của diễn giả và tác giả chính của cuốn sách "Five Stars: The Communication Secrets to Get From Good to Great" Carmine Gallo thì đây là 3 cái lý do mà Jeff Bezos muốn gửi tới cho "đại gia đình" Amazon:

1. Bộ não của chúng ta dễ lưu lại thông tin hơn

Các nhà nhân loại học nói rằng khi loài người biết tạo ra và kiểm soát được ngọn lửa, nó đánh dấu một cột mốc quan trọng trong phát triển con người. Tổ tiên của chúng ta đã có thể nấu thức ăn, đó là một điểm cộng lớn. Nhưng nó cũng có một lợi ích thứ hai. Mọi người ngồi quanh ngọn lửa trao đổi những câu chuyện, có thể là những bài học, lời cảnh báo và kinh nghiệm sống, làm việc.

Các nhà thần kinh học nổi tiếng có các thí nghiệm xác nhận những gì chúng ta đã biết trong nhiều thế kỷ: bộ não con người được liên kết với câu chuyện. Chúng ta giao tiếp khắp thế giới thông qua các câu chuyện và quan trọng nhất đối với lãnh đạo - mọi người trong công ty có thể nhớ và lưu lại thông tin hiệu quả hơn khi kế hoạch, đề án,... được trình bày dưới hình thức một văn bản tường thuật đầy đủ ngữ pháp chứ không phải là các dấu đầu dòng được hiện lên trong slide của phần mềm PowerPoint.

2. Tăng sức thuyết phục

Các nhà thần kinh học đã tìm thấy cảm xúc là con đường nhanh nhất tới não bộ. Nói cách khác, nếu bạn muốn ý tưởng của bạn lan truyền cho người khác, câu chuyện là "chiếc xe" tốt duy nhất mà chúng ta dùng để chuyển ý tưởng đó.

Tại Diễn đàn về Lãnh đạo, Bezos giải thích lý do tại sao ông trực tiếp đọc email phản hồi của khách hàng và chuyển tiếp thư ấy đến bộ phận xử lí phù hợp. Và sau đó họ phải giải thích lý do vấn đề cho Bezos để ông trực tiếp trả lời lại khách hàng: "Tôi thực sự là một fan hâm mộ lớn của những phản hồi của người tiêu dùng trong kinh doanh, đọc những lời nhận xét của khách hàng có ý nghĩa hơn số liệu được công ty báo cáo".

Amazon sử dụng "một tấn số liệu" để đo lường thành công, Bezos giải thích: "Tôi đã nhận thấy khi những phản hồi và các số liệu không thống nhất với nhau, những câu chuyện của khách hàng thường là đúng. Đó là lý do tại sao kiểm tra dữ liệu với trực giác và bản năng là rất quan trọng, và là một nhà sáng lập công ty, bạn cần phải truyền điều đó cho giám đốc điều hành cơ sở".

3. Từng dấu chấm nhỏ đầu dòng không thể chia sẻ ý tưởng hiệu quả

Trong một bài báo xuất bản năm 2017 của diễn giả Carmine Gallo có tiêu đề "Giám đốc điều hành của Google không sử dụng từng dấu chấm đầu dòng và bạn cũng nên làm vậy" (Google's CEO Doesn't Use Bullet Points and Neither Should You). Không chỉ riêng ông Sundar Pichai - CEO Google mà các CEO nổi tiếng trên thế giới như: Jeff Bezos, Elon Musk, Richard Branson, hoặc hầu hết các diễn giả truyền cảm hứng giỏi nhất trên thế giới cũng giống vậy.

Dấu chấm đó không truyền cảm hứng mà phải dựa vào những nội dung, ý tưởng trong tập đệ trình sáu trang giấy. Nói một cách đơn giản, bộ não không được xây dựng để giữ lại thông tin được trình bày theo các mục chấm đầu dòng trên một slide. 

Trong cuộc thảo luận của Bezos tại diễn đàn, ông nói có thể dành toàn bộ thời gian trong sự kiện này để nói về việc trình bày ý tưởng bằng những văn bản tường thuật. Điều đó có nghĩa là ông thực sự đam mê với việc nghiên cứu chủ đề này. Ông cũng khuyên tất cả mọi người rằng bạn cũng nên thử làm như vậy một lần. Giới thiệu cho nhân viên cách tường thuật về ý tưởng, định hướng và khơi dậy cảm hứng - tất cả những điều mà các doanh nhân nên cố gắng làm khi áp dụng phương pháp này vào công ty của mình.