Chuẩn hóa cách thức vận hành doanh nghiệp bằng máy in đa chức năng

Doanh nghiệp và "bài toán" năng suất trong việc sử dụng thiết bị văn phòng hiện đại

Để tăng khả năng cạnh tranh ở mảng kinh doanh, các doanh nghiệp thường phải giải quyết những thách thức trong việc đầu tư và tối ưu hóa thiết bị công nghệ tiên tiến nhằm cải thiện hoạt động ở các phòng ban. Một trong những "mắt xích" công nghệ có vai trò và ảnh hưởng trong doanh nghiệp là việc in ấn văn bản, ấn phẩm phục vụ mục đích kinh doanh và lưu chuyển thông tin nội bộ.

Nếu doanh nghiệp có sự đầu tư và sử dụng hiệu quả các loại máy in tích hợp công nghệ hiện đại, công suất cao thì có thể đạt được những lợi thế đáng kể trong quy trình vận hành bằng cách cải thiện tốc độ và hiệu suất thông tin giữa các cá nhân, phòng ban.

Tuy nhiên, một trong những mối quan ngại mà doanh nghiệp đối mặt trong việc đầu tư máy in hiện đại chính là việc đào tạo nhân viên cách sử dụng chúng hiệu quả. Rất nhiều mẫu máy in tích hợp công nghệ ngày nay có giao diện sử dụng phức tạp, đa tính năng và đòi hỏi những kiến thức kỹ thuật nhất định để vận hành. Điều này dẫn đến sự không thoải mái, dè chừng, trì hoãn trong tâm lý nhân viên khi sử dụng những thiết bị này và quá trình "công nghệ hóa" trong nội bộ doanh nghiệp càng trở nên khó khăn.

"Mình cảm thấy bối rối trước những máy in có nhiều chức năng, cách vận hành phức tạp, nhiều khi mình không biết bắt đầu từ đâu và phải đứng ở khu vực in ấn rất lâu nhưng rất ngại hỏi vì sợ phải làm phiền người khác, tệ hơn là còn bị đánh giá là đến máy in mà không biết xài." Bạn P.U - nhân viên văn phòng tại quận 3 chia sẻ.

Công việc in ấn hóa ra lại là "nỗi khổ sở" của khá nhiều thế hệ nhân viên văn phòng.

Doanh nghiệp đầu tư hiệu quả hơn với máy in đa chức năng được "đơn giản hóa"

Để tăng hiệu suất làm việc và hiệu quả kinh doanh, việc đầu tư thiết bị công nghệ là chưa đủ, doanh nghiệp còn phải chú trọng vào vấn đề giảm áp lực nơi công sở thông qua việc đơn giản hóa các thủ tục, quy trình vận hành các thiết bị, đặc biệt là trong mảng in ấn để đảm bảo hiệu suất truyền tải, trao đổi thông tin tốt nhất.

Ông T.H, Giám đốc điều hành tại một công ty trong lĩnh vực sản xuất cho hay: "Thiết bị công nghệ trong văn phòng cần trở thành công cụ hỗ trợ cải thiện tiến độ công việc chứ không được trở thành một "thử thách mới" cho nhân viên mỗi ngày. Điểm quan trọng nhất của thiết bị văn phòng chính là sự thông minh và đơn giản để mọi nhân viên đều có thể tìm hiểu và sử dụng."

Trên thị trường, các giải pháp máy in sở hữu công nghệ tiên tiến khá đa dạng nhưng đáp ứng được tiêu chí "đơn giản" để sử dụng thì dòng máy in màu đa chức năng AM Series vừa được thương hiệu Epson ra mắt là một ví dụ điển hình, đây cũng là dòng máy được các doanh nghiệp đánh giá tốt về hiệu quả chi phí lẫn hiệu suất công việc.

Dòng AM Series của Epson được đơn giản hóa giao diện nhưng vẫn trực quan và dễ dàng điều khiển thông qua màn hình cảm ứng màu TFT 10,1". Máy in màu đa chức năng thế hệ mới này sở hữu ngôn ngữ thiết kế lấy người dùng làm trung tâm với bảng điều khiển dễ hiểu và dễ dùng, giúp việc vận hành máy in trở nên đơn giản mà không cần tiêu tốn thời gian đào tạo nhân viên cách sử dụng máy.

Với ngôn ngữ Việt hóa và đa dạng những chức năng như scan về email, copy, in màu… tất cả trong một thiết kế nhỏ gọn. Dòng máy in phun màu đa chức năng AM Series của Epson là thiết bị in ấn lý tưởng cho hầu hết mọi diện tích văn phòng.

Phù hợp với đa dạng không gian văn phòng.

Ngoài ra, dòng máy in cho doanh nghiệp AM Series ấn tượng bởi được trang bị Công nghệ In Không Nhiệt. Công nghệ này không chỉ mang lại cho máy khả năng in tốc độ cao từ 40-50-60 trang/phút với mức tiêu thụ điện năng thấp hơn tới 85% so với máy in laser mà còn giảm thiểu chi phí vận hành nhờ sử dụng ít bộ phận cần thay thế, bảo trì.

Nhìn chung, sự phù hợp về công năng và chi phí của dòng máy in Epson AM Series là một hướng đi hợp lý mà doanh nghiệp cần xem xét nếu muốn cải thiện hiệu suất công việc và tối ưu chi phí vận hành thông qua các thiết bị công nghệ trong văn phòng.