Chuyện làm việc online của một startup giáo dục thời Covid: Quản lý đầu việc bằng Base, họp qua Zoom và Google Meet, ngày điểm danh 3 lần, họp lãnh đạo 9h mỗi tối

Giáo dục là một trong những ngành nghề bị ảnh hưởng nặng nề nhất bởi đại dịch Covid-19, khi Nhà nước thường xuyên khuyến khích người dân tích cực ở nhà, không tụ tập chỗ đông người.

Trong tất cả, mảng giáo dục truyền thống phải đến trường đến lớp bị thiệt hại nặng nề nhất, nhiều trường tư thục và các trung tâm giáo dục buộc phải trả lại mặt bằng, giáo viên thì thất nghiệp hàng loạt… Ngược lại, mảng giáo dục hiện đại – đặc biệt là giáo dục sử dụng công nghệ cao hay online dường như không bị tác động lớn.

Đầu tiên, là bởi bản thân của những doanh nghiệp như thế rất năng động và tùy biến, họ chuyển từ làm việc offline và online khá dễ dàng nhờ những nền tảng – hệ thống quản lý hiện đại có sẵn. Thứ hai, nhiều doanh nghiệp ‘thắt lưng buộc bụng’ sẽ bỏ qua việc đào tạo, nhưng cũng có không ít doanh nghiệp có tiềm lực mạnh, sẽ tranh thủ thời gian ít việc này để nâng cao chất lượng nhân sự thông qua việc học tập.

Thông qua cuộc trao đổi của dưới đây của chúng tôi với ông Nguyễn Thế Anh – Founder và CEO của Amber, doanh nghiệp chuyển đổi số và giáo dục, đang được đầu tư bởi quỹ AFM; chúng ta sẽ hình dung phần nào ‘số phận’ của những doanh nghiệp giáo dục trực tuyến trong mùa Covid-19.

Ngoài những biện pháp y tế được khuyến cáo bởi Nhà nước, Amber đã có những thay đổi nào trong cách thức quản lý vận hành, cách thức cộng tác làm việc, thậm chí là quy trình giao dịch với khách hàng?

Anh Nguyễn Thế Anh: Hiện tại, Amber đã áp dụng hình thức làm việc tại nhà. Mọi trao đổi hay quản lý vận hành nhân viên đều được thực hiện online.

Cụ thể, chúng tôi đưa ra bộ quy tắc làm việc và ứng xử "Work From Home" cũng như training toàn bộ nhân viên các công cụ quản lý online. Trong đó, hệ thống Base được Amber sử dụng để quản lý đầu việc của từng cá nhân.

Ông Nguyễn Thế Anh – Founder và CEO của Amber

Chúng tôi cũng sử dụng Google Meet để các phòng ban trong công ty trao đổi với nhau. Amber áp dụng hình thức điểm danh qua Google Meet vào 3 khung giờ cố định gồm 8:30, 13:00 và 17:30. Các giám đốc và Trưởng bộ phận của chúng tôi sẽ thực hiện việc "vi hành" trực tiếp tới từng team để giao việc và kiểm soát chất lượng vào 3 thời điểm sau đó 8:40, 13:10, và 17:00.

Ngoài ra trong những ngày đầu, chúng tôi bổ sung thêm các buổi họp tối lúc 21:00 của ban lãnh đạo để nắm bắt tình hình triển khai, tâm lý của cán bộ nhân viên khi làm việc tại nhà và từ đó có phương án điều chỉnh thích hợp.

Về phía khách hàng, Amber cũng áp dụng hình thức tương tự. Chúng tôi sử dụng Google Meet hoặc Zoom để trao đổi và giới thiệu sản phẩm tới khách hàng, đối tác trong và ngoài nước. Đương nhiên vẫn sẽ có những trường hợp các bạn kinh doanh bên tôi cần gặp trực tiếp khách hàng để bàn bạc sâu hơn.

"Làm việc tại nhà" được Amber áp dụng với toàn bộ nhân viên tại tất cả phòng ban; từ bộ phận kinh doanh, marketing đến các bộ phận đặc thù như sản xuất, kế toán…

Công ty trải qua được bao nhiêu ngày làm việc online rồi, vậy mọi người có gặp khó khăn và rào cản gì không, thưa anh?

Anh Nguyễn Thế Anh: Amber đã áp dụng hình thức làm việc kiểu mới này được vài tuần. Sau khi nghe tin vào tối ngày 6/3, ban lãnh đạo của Amber đã họp khẩn vào ngày 8/3 để bàn phương án và cuối cùng, chúng tôi đã đi đến quyết định "work from home" - làm việc tại nhà. Trong ngày 9/3, tất cả nhân viên công ty đều được thông báo về kế hoạch và đã nhanh chóng sắp xếp công việc, thực hiện bàn giao để sẵn sàng thích ứng với phương pháp làm việc kiểu mới.

Về khó khăn khi làm việc online thì chắc chắn rồi. Dù Amber đã chuẩn bị từ sớm cho cách làm việc kiểu mới này, chúng tôi vẫn không tránh khỏi một số sự cố trong những ngày đầu triển khai. Chẳng hạn trong việc chấm công, chúng tôi áp dụng hình thức điểm danh qua Google Meet vào 3 khung giờ cố định gồm 8:00, 13:00 và 17:30.

Ngày đầu tiên vì chưa quen nên thời gian chấm công kéo dài hơn dự kiến đối với bộ phận trên 20 nhân sự. Hoặc các bạn leader bên tôi cũng cần dành nhiều thời gian hơn để hướng dẫn nhân viên cấp dưới vì không thể "cầm tay chỉ việc" như thông thường.

Thế nhưng rất nhanh, chỉ sau đó tầm 3 ngày thôi các bạn nhân viên Amber đã thích nghi với cách làm việc mới, nắm rõ công việc được giao cũng như cảm thấy dễ dàng, nhanh hơn trong cách họp và cách trình bày.

Với Amber, hiệu suất làm việc online và trực tiếp tại văn phòng không chênh lệch bao nhiêu.

Theo anh thì hiệu suất của việc làm việc tại nhà liệu có giảm nhiều so với làm việc tại văn phòng?

Anh Nguyễn Thế Anh: Thực tế, khi đưa ra quyết định cho nhân viên làm việc tại nhà, bản thân tôi - trong vai trò Giám đốc điều hành - cũng không khỏi lo lắng. Làm sao để quản lý nhân viên có làm việc đúng giờ hay không? Liệu các bạn nhân viên có hoàn thành đúng KPI, đảm bảo chất lượng công việc khi làm việc tại nhà? Hay liệu hiệu suất của nhân viên có bị giảm so với lúc làm việc tại văn phòng?

Tuy nhiên, thật may mắn là năng suất và hiệu suất làm việc của toàn thể thành viên Amber không có quá nhiều chênh lệch. Theo những gì mà Amber ghi nhận được, hiệu suất - performance của mỗi cá nhân đạt tới 80-90% so với lúc làm việc tại văn phòng.

Bên cạnh những tác động mà Covid-19 gây ra, liệu có điểm sáng nào khả quan cho doanh nghiệp, thưa anh?

Anh Nguyễn Thế Anh: Tôi thấy có một điểm sáng đó là trong khó khăn, mỗi doanh nghiệp đầu tiên đều sẽ nhìn nhận lại và rà soát các vấn đề trong doanh nghiệp để đưa ra giải pháp thích ứng. Việc rà soát này giúp những người quản lý có cơ hội va chạm trực tiếp hơn với nhân viên, nhìn đến những số liệu mà trước nay có thể mình bỏ qua, thấy được các lỗ hổng trong hệ thống quản trị của công ty.

Trong khó khăn, doanh nghiệp thúc đẩy hơn việc chuyển đổi số, bao gồm xây dựng lại hệ thống quản trị, tăng cường các hoạt động trao đổi kiểm soát thông tin, ứng dụng các công cụ quản lý - đào tạo, hoặc thậm chí phát triển các dòng sản phẩm mới phù hợp với tình hình thị trường.

Ở khía cạnh khác, dịch Covid-19 tác động tới tình hình kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và Amber nói riêng, cụ thể như thế nào, thưa anh? Vì theo quan sát của chúng tôi, không ít doanh nghiệp, nhất là trong lĩnh vực du lịch, đã đặt trọng tâm vào việc nâng cao chất lượng nhân sự và dịch vụ, thông qua các chương trình đào tạo nội bộ, để chờ hết dịch.

Anh Nguyễn Thế Anh: Quả thực như mọi người cũng thấy, dịch Covid-19 đã ảnh hưởng không nhỏ tới tình hình kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. Có những doanh nghiệp phải cắt giảm nhân sự, thậm chí không ít doanh nghiệp phải dừng hoạt động. Tình hình của Amber có lẽ khả quan hơn.

Trước ảnh hưởng của bệnh dịch, nhiều doanh nghiệp đã nhanh chóng chuyển hướng đào tạo từ offline sang online. Như bạn cũng thấy, đào tạo offline kiểu truyền thống (nhiều người học tập trung tại cùng 1 địa điểm) sẽ tiềm ẩn rất nhiều rủi ro lây nhiễm. Trong khi đó, đào tạo online có thể giúp nhân sự các doanh nghiệp học mọi lúc mọi nơi, thông qua máy tính hay tablet và vẫn đảm bảo tiếp nhận đủ nội dung kiến thức.

Một trong những chương trình dạy vừa học vừa chơi của Amber.

Vậy theo anh, thì dịch Covid-19 là nguy cơ hay cơ hội cho doanh nghiệp của anh?

Anh Nguyễn Thế Anh: Trong những năm gần đây, Amber đã có kinh nghiệm cung cấp các khóa học đào tạo trực tuyến (E-learning) cho hơn 50 tập đoàn hàng đầu tại Việt Nam cũng như Úc và Hàn Quốc. Bởi vậy, dịch Covid-19 không ảnh hưởng quá nhiều đến Amber.

Dẫu vậy chúng tôi cũng không phủ nhận rằng thời điểm này, các doanh nghiệp có nhu cầu đào tạo cao hơn trước. Thông thường, thời điểm đào tạo sẽ tập trung nhiều vào dịp cuối năm. Tuy nhiên vì ảnh hưởng của dịch Covid-19 đến việc sản xuất - kinh doanh, Amber nhận thấy các doanh nghiệp có xu hướng tận dụng khoảng thời gian này để đào tạo. Hiện tại, Amber đang hoạt động hết công suất để đáp ứng nhu cầu đào tạo của hơn 20 doanh nghiệp.

Lúc này, Amber đã và đang cố gắng bố trí lại cũng như ổn định hệ thống quy trình để công tác sản xuất đủ trơn tru, đảm bảo đúng tiến độ đã đặt ra với phía khách hàng. Bên cạnh đó, Amber cũng không ngừng R&D để phát triển các sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại.

Chẳng hạn, chúng tôi đã bổ sung một số gói đào tạo nhân sự tiết kiệm chi phí (chỉ khoảng 30-40k/nhân viên) để hỗ trợ các doanh nghiệp trong thời điểm này. Chúng tôi hy vọng rằng những gói khóa học ấy có thể giúp các doanh nghiệp giải quyết bài toán đào tạo nhân sự trong mùa dịch bệnh và mạnh mẽ vượt qua thời điểm đầy khó khăn này.

Sau nhiều năm hoạt động, theo kinh nghiệm của Amber, thì nhân sự của start up hay SMEs yếu nhất ở những khía cạnh nào và nếu muốn nâng cao chất lượng nhân sự, thì cần ưu tiên bổ túc những kiến thức và kỹ năng nào?

Anh Nguyễn Thế Anh: Theo cá nhân tôi đánh giá, các doanh nghiệp start up hay SMEs chủ yếu tập trung đào tạo chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ thay vì kỹ năng mềm hay kỹ năng quản lý. Đó là một trong những lý do khiến các start up, SMEs dễ gặp phải vấn đề trong việc thay đổi hay quay vòng nhân sự.

Bởi lẽ, một số phân tích đã chỉ ra các yếu tố chính gây biến động nhân sự không nằm nhiều ở chế độ lương thưởng mà xuất phát từ chính người quản lý hoặc cơ hội để nhân viên phát triển bản thân. Vì vậy, tôi nghĩ rằng các start up hay SMEs nên chú trọng nhiều hơn đến các kỹ năng quản lý, vận hành hay phát triển kỹ năng cá nhân như kỹ năng năng huấn luyện, kỹ năng tạo động lực cho nhân viên.

Sau cơn mưa trời sẽ lại sáng. Vậy Amber đã có những kế hoạch nào để triển khai sau khi dịch bệnh đi qua?

Anh Nguyễn Thế Anh: Amber đã có những phương án và kế hoạch về cả mặt con người, quy trình, sản phẩm cũng như chiến lược kinh doanh để sẵn sàng đáp ứng nhu cầu thị trường ngay khi mùa dịch kết thúc. Đặc biệt, yếu tố con người và công nghệ được chúng tôi đặc biệt quan tâm. Hy vọng rằng với những kế hoạch Amber đã đề ra, chúng tôi có thể dễ dàng ứng phó trước mọi thách thức trong tương lai.

Cảm ơn anh về buổi chia sẻ!