Định luật Parkinson: Bí quyết để không bao giờ bị deadline rượt đuổi

Dù có nhận thức được hay không, bạn có thể đã trải qua những tình huống của định luật Parkinson này trong cuộc sống:

- Thời đi học, bạn có cả kì để viết tiểu luận, nhưng bạn chỉ bắt tay vào viết nó 3 ngày trước hạn chót và hoàn thành nó vào đúng 5 giờ sáng ngày nộp bài.

- Bạn có cả tuần đề hoàn thành bản đề xuất công việc, nhưng phải đến 4:30 ngày thứ 6 bạn mới vội vã thực hiện.

- Bạn có cả năm để chuẩn bị cho đám cưới và kì nghỉ trăng mật, nhưng chỉ cuống cuồng ăn kiêng, giữ dáng 1 tháng trước sự kiện trọng đại.

Nếu bạn từng trải qua những tình huống tương tự, có lẽ bạn hiểu chính xác những gì tôi muốn nhắc đến. Ngày tháng rộng dài, nhưng đa số chúng ta dường như bị tê liệt và không muốn làm việc gì. Chỉ khi kì hạn sắp tới, bạn đột nhiên trở thành một chiếc máy hoạt động hết công suất và hoàn thành nhiệm vụ vào phút chót.

Điều gì xảy ra vậy?

Định luật Parkinson là gì?

Nhà sử học Cyril Parkinson lần đầu tiên quan sát thấy xu hướng này khi làm việc với các nhân viên hành chính của Anh. Ông quan sát rằng, khi bộ máy hành chính càng đông người, nó hoạt động càng kém hiệu quả. Quan sát nhiều trường hợp khác, ông nhận thấy kích thước của một "bộ máy" nào đó tăng lên thì nó hoạt động càng kém hiệu quả. Một nhiệm vụ đơn giản được thực hiện trong khoảng thời gian dài cũng trở nên phức tạp và tiêu tốn hết khoảng thời gian đó. Khi thời gian phân bổ cho nhiệm vụ đó ngắn hơn, nó cũng được giải quyết đơn giản và dễ dàng hơn.

Định luật này tương tự với niềm tin rằng bạn cần làm việc chăm chỉ hơn là hiệu quả. Tâm lý đó được phản ánh trong thực tế là các nhà quản lý thường đánh giá cao nhân viên làm việc nhiều giờ thay vì hiệu quả công việc và số giờ làm việc thực sự.

Thực tế, rất ít người thực sự chỉ cho bạn biết cách để hoàn thành việc trong thời gian ngắn hơn. Thậm chí nhiều người nghĩ rằng, họ cần rất nhiều thời gian để hoàn thành một khối lượng công việc.

Hãy thiết lập các giới hạn nhân tạo đối với bản thân để làm việc hiệu quả hơn, trong thời gian ngắn hơn, bạn sẽ nhận ra, bản thân có thể thực hiện được nhiều việc hơn trong thời gian tối ưu hơn:

- Làm việc mà không có sạc laptop, bạn buộc mình phải hoàn thành mọi việc trước khi máy tính hết pin.

- Sử dụng phương pháp Pomodoro để thực hiện công việc một cách có hệ thống. Phương pháp này giúp bạn lập thời khóa biểu cụ thể để hoàn thành chúng.

- Siết chặt thời gian bằng cách vận động hàng ngày. Tạo danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành một cách cụ thể và buộc bản thân phải vận hoàn thành chúng trong mỗi 2 giờ.

- Thay vì cố gắng viết 1000 từ, chạy 10km, đến phòng tập gym mỗi ngày, hãy đặt ra giới hạn: hoàn thành công việc X trước 10 giờ sáng. Hoàn thành công việc sớm để dành thời gian thư giãn, bạn sẽ ngạc nhiên bởi thời gian rảnh bạn có thể có mỗi ngày.

- "Tự tống tiền” bản thân bằng cách đặt quy tắc hoặc nhờ một người phạt tiền bạn nếu bạn làm vượt quá thời gian quy định hoặc dành quá nhiều thời gian để làm gì đó. Phương pháp này sẽ giúp bạn có động lực hoàn thành công việc hiệu quả hơn, sớm hơn nếu không muốn thiệt hại về tài chính

- Lập kế hoạch và thiết lập thời gian cố định để hoàn thành một việc trong 2 giờ hay 1 tuần với những mục tiêu chi tiết nhất có thể. Kiểm tra lại công việc khi hoàn thành một cách khắt khe.

- Giới hạn việc trả lời email trong 30 phút đầu giờ sáng hoặc trước khi kết thúc một ngày làm việc. Thay vì liên tục mất tập trung bởi các email mới, bạn sẽ thấy công việc của bạn suôn sẻ và mất ít thời gian hơn.

Đừng ở lại công sở để hoàn thành nốt công việc, hãy đặt giới hạn khắt khe cho bản thân và hoàn thành mọi nhiệm vụ của bạn trước khi hết giờ làm. Bạn sẽ tự điều chỉnh phương pháp làm việc để hoàn thành nhiệm vụ trong khoảng thời gian mà bạn đã ấn định cho nó. Bởi theo định luật Parkinson: "Work expands so as to fill the time available for its completion" - Công việc sẽ luôn lấp đầy khoảng thời gian bạn ấn định cho nó.