Doanh nghiệp tự tin duy trì hoạt động và tăng tốc cạnh tranh với ký kết điện tử

Qua đó, doanh nghiệp có được cho mình hình dung về việc chuyển đổi sang phương thức ký kết hiệu quả và những lợi ích thực tiễn mà giải pháp có thể đem lại.

Dù vẫn là phương thức khá mới mẻ tại Việt Nam nhưng ký kết điện tử đã được Ford Việt Nam và Công ty cổ phần xây dựng số 1 (COFICO) cùng hàng trăm doanh nghiệp mạnh dạn ứng dụng để giải quyết lập tức những trở ngại trong bối cảnh giãn cách, từ đó tin tưởng ứng dụng lâu dài làm nền tảng tăng tốc cạnh tranh.

Ford Việt Nam quyết liệt đi tìm lời giải cho việc ký kết từ xa

Là thương hiệu sản xuất, lắp ráp và kinh doanh các sản phẩm về ô tô hàng đầu tại Việt Nam, Ford có hệ thống văn phòng đại diện, nhà máy lắp ráp tại Hải Dương, trung tâm phụ tùng cùng hệ thống các đại lý ủy quyền và trung tâm dịch vụ trên toàn quốc. Theo ông Mai Vị Hoàng, Giám đốc Công nghệ thông tin, công ty TNHH Ford Việt Nam: "Với quy mô đó, thông thường, Ford mất tới 5-7 ngày để ký một hồ sơ/hợp đồng, nhân với số lượng ký hàng nghìn bản mỗi tháng. Chưa kể việc thuê kho lưu trữ gây ra sự bất tiện hay việc lãnh đạo kí phải đi lại nhiều giữa văn phòng và nhà máy. Trong bối cảnh giãn cách, những điều đó trở thành cản trở rất lớn". Nằm trong định hướng chuyển đổi số chung, Ford xác định quyết liệt thay đổi bằng việc ứng dụng ký kết điện tử.

Sau quá trình phân tích về tính pháp lý, nhà cung cấp giải pháp ký hồ sơ tài liệu trực tuyến cùng các phương án kỹ thuật phù hợp, Ford Việt Nam quyết định áp dụng sản phẩm hợp đồng điện tử FPT.eContract do FPT IS cung cấp từ tháng 6/2021. "Chỉ sau một buổi đào tạo và triển khai sử dụng trong ngày, hiện việc ký kết điện tử đang và sẽ được sử dụng rộng rãi tại Ford Việt Nam tại các phòng ban như Mua sắm, Pháp chế, Kinh doanh, Marketing, Dịch vụ, Hải quan, QA và nhân sự...với hàng chục nghìn hồ sơ/năm. Thời gian ký kết cho một hợp đồng chỉ còn trung bình 5 phút, tiết kiệm hàng chục nghìn đô la cho doanh nghiệp trong năm. Hệ thống sử dụng dễ dàng và ổn định, gần như không cần yêu cầu hỗ trợ", theo ông Hoàng.

Ông Mai Vị Hoàng, Giám đốc Công nghệ thông tin, Công ty TNHH Ford Việt Nam chia sẻ kinh nghiệm tại webinar Ký kết vượt giãn cách.

COFICO tự tin duy trì hoạt động và kinh doanh trong giãn cách

Thành lập từ năm 1975, Công ty cổ phần Xây dựng số 1 (COFICO) là đơn vị tổng thầu xây dựng có quy mô lớn tại Việt Nam với các công trình hiện diện khắp ba miền Bắc – Trung – Nam. COFICO cũng là điển hình cho việc tiên phong ứng dụng việc ký kết điện tử để thích ứng linh hoạt với tình hình giãn cách xã hội. "Đối với một công ty xây dựng, việc duy trì hoạt động phục vụ cho công trường là sống còn đối với COFICO, chính vì vậy các hoạt động ký kết, phê duyệt hồ sơ hợp đồng, đề nghị thanh toán, hồ sơ thanh toán lương… vẫn phải duy trì, dù trong hoàn cảnh nào" - theo ông Nguyễn Mạnh Tuân – Trưởng phòng Phát triển ứng dụng của COFICO.

Sau khi tiếp cận với FPT.eContract, COFICO bắt đầu đánh giá giải pháp bằng việc thử nghiệm ngay với một mẫu hồ sơ, đồng thời tiến hành phân tích đánh giá hiệu quả và chi phí. Theo phân tích của ông Tuân, tổng chi phí cho việc ký kết một hợp đồng theo cách thức truyền thống là khoảng 300.000 - 350.000 VNĐ/hợp đồng sẽ giảm xuống còn 100.000 - 120.000 VNĐ/hợp đồng nếu ký kết điện tử. Bên cạnh chi phí, giải pháp cũng giúp tiết kiệm về thời gian như không cần thời gian chờ đợi, đi lại, chuyển phát, theo dõi tiến trình ký kết và đặc biệt là xoá bỏ rủi ro thất lạc hợp đồng.

Những điều trên đã thuyết phục ban lãnh đạo phê duyệt đưa giải pháp vào ứng dụng quy mô rộng. Hiện tại, doanh nghiệp đang tiếp tục mở rộng, cải tiến, điều chỉnh để tích hợp với hệ thống nội bộ cũng như tham khảo tính pháp lý để xem xét việc ký với đối tác liên quan đến các quy định nhà nước như biên bản nhà thầu, nghiệm thu, ký kết với đối tác nước ngoài….

Không chỉ với Ford Việt Nam hay COFICO, bài toán ký kết hiện đang là mối quan tâm lớn được đặt ra đối với đa số doanh nghiệp. Trên thực tế, hơn 350 doanh nghiệp thuộc hơn 10 lĩnh vực hoạt động đã và đang triển khai việc ký kết trên giải pháp FPT.eContract. Ông Hoàng và ông Tuân cùng đồng quan điểm ký kết điện tử là xu hướng chuyển đổi tất yếu và kỳ vọng "khi nhiều doanh nghiệp cùng đồng thuận và quyết liệt chuyển đổi thì sẽ thúc đẩy xu hướng này mạnh mẽ".

Đồng hành cùng doanh nghiệp trong bối cảnh Covid-19, hiện FPT đang triển khai hai chương trình tiếp sức lớn. Chương trình "FPT.eContract – Chuyển đổi phương thức, tăng tốc cạnh tranh" miễn phí một năm sử dụng hợp đồng điện tử FPT.eContract với 50 lần ký kèm bản quyền cùng với chính sách mua 1 tặng 1. Thông tin đăng ký chi tiết có Tại đây.