Giải pháp tự động hóa quy trình bằng robot là gì?

1. RPA (Robotic Process Automation) là gì?

RPA là viết tắt của Robotic Process Automation (tạm dịch là Tự động hóa quy trình bằng robot), chỉ một phần mềm được tích hợp vào máy tính, robot, có khả năng bắt chước thực hiện các hoạt động của con người.

Robot phần mềm sẽ sử dụng công cụ quy tắc (Rule engine) và trí tuệ nhân tạo (AI) để thay thế lao động trí óc thực hiện tự động các công việc bàn giấy (chủ yếu là công việc có logic cố định).

RPA được xem là một trong những công nghệ thú vị nhất trong hoạt động doanh nghiệp ngày nay.

2. Cách hoạt động của RPA

Nói một cách đơn giản, RPA là phần mềm robot nâng cao năng suất và tự động hóa các công việc bàn giấy nhờ mô phỏng các thao tác máy tính của nhân viên văn phòng.

Ví dụ, nếu bạn muốn nhờ RPA thực hiện một thao tác trên máy tính, RPA sẽ ghi nhớ các quy tắc thực hiện được gọi là kịch bản mô tả trình tự thao tác. Những lần sau đó, RPA sẽ thực hiện công việc này dựa trên kịch bản. Bạn có thể hình dung hoạt động này giống như việc hướng dẫn công việc cho nhân viên mới.

Đặc trưng của RPA là rất dễ hiểu vì người dùng không cần kiến thức lập trình, nội dung thao tác cũng như workflow có thể xây dựng, hiệu chỉnh trên màn hình khi tạo kịch bản.

Đây không đơn thuần là cách thao tác tiện hay không, mà chính nhờ việc ai cũng có thể xây dựng kịch bản và ai cũng có thể đọc hiểu kịch bản nên nhân viên phòng nghiệp vụ không chuyên về IT cũng có thể tự mình tự động hóa được.

3. Các lợi ích khi sử dụng RPA

Nâng cao hiệu suất và tự động hóa các công việc văn phòng

Như đã nói ở trên, RPA có thể thay thế con người thực hiện các công việc văn phòng. Lợi ích lớn của RPA là ai cũng có thể dễ dàng áp dụng để nâng cao hiệu suất và tự động hóa công việc.

Nâng cao năng suất

Nhờ áp dụng RPA tự động hóa công việc văn phòng mà trước đây con người phải thực hiện, nhân viên nghiệp vụ sẽ có nhiều thời gian hơn để xử lí công việc khác. Do đó, góp phần nâng cao năng suất và tạo ra cơ hội phát triển hoạt động kinh doanh mới.

Đặc biệt, khi doanh nghiệp đau đầu vì thiếu hụt nguồn lao động thì nâng cao năng suất trở thành một vấn đề lớn. Vì vậy, áp dụng RPA sẽ góp phần không nhỏ trong việc cải tiến doanh nghiệp.

Loại bỏ lỗi thao tác

Khi làm việc, con người khó có thể tránh khỏi mắc lỗi. Khả năng tập trung của con người có giới hạn nên với những công việc có tính lặp lại thường khó phát hiện những lỗi sai.

Ngoài ra, những công việc tập trung nhiều trong vài ngày trong tháng yêu cầu độ chính xác cao cũng đang là gánh nặng cho nhân viên, họ thường mất nhiều thời gian để làm lại khi xảy ra sai sót.

Với RPA, chỉ cần cài đặt một lần, phần mềm rô bốt có thể tái hiện lại công việc một cách chính xác, loại bỏ các sai sót. Rô bốt RPA không mất khả năng tập trung như con người khi thực hiện công việc nhiều lần nên có thể giảm thời gian lãng phí và nâng cao chất lượng công việc.

Cắt giảm chi phí

RPA có thể làm việc liên tục bất kể ngày giờ và thực hiện công việc vào thời điểm cài đặt. Như vậy, RPA góp phần giảm bớt thời gian làm việc, giảm làm thêm ngoài giờ, không cần đi làm vào ngày nghỉ, do đó giúp cắt giảm phí nhân công cho doanh nghiệp.

Việt Nam với 98% DN thuộc phân khúc SME, được đánh giá là thị trường RPA đầy hứa hẹn. Trong vài năm qua, công ty tư vấn ABeam Consulting đã làm việc với nhiều SME với quy mô khoảng 500 - 1400 nhân viên.

“Khách hàng của ABeam tại Việt Nam đã đạt hiệu quả nhanh chóng trong việc cắt giảm chi phí và cải thiện hiệu suất nhờ ứng dụng giải pháp RPA và BPR (Business Process Re-engineering”, ông Nguyễn Trung, chuyên gia tư vấn về RPA tại ABeam cho biết.