Hiểm họa cho doanh nghiệp khi có quá nhiều các nhóm Chat

Kể từ khi các ứng dụng OTT - thuật ngữ dùng để chỉ việc tận dụng không gian rộng lớn internet nhằm cung cấp cho người dùng các nội dung như hình ảnh, âm thanh, tin nhắn, gọi điện như Viber, Zalo, Whatapp... etc, đã tạo nên một cuộc cách mạnh mạnh mẽ thay thế cách nhắn tin truyền thống SMS khi hình ảnh, file lưu trữ có thể dễ dàng chuyển đi một cách nhanh chóng với chi phí thuê bao internet gần như chỉ bằng một bữa ăn sáng của người dân thành thị.

(Nguồn: Nhóm nghiên cứu Đại học Kinh tế quốc dân - Đồ họa: Tấn Đạt)

Doanh nghiệp cũng vậy, email hay những buổi họp dần dần được cắt giảm chỉ bằng những tin nhắn kèm văn bản được xác nhận thông qua các ứng dụng OTT hay công tác chăm sóc khách hàng cũng ngày càng tiện lợi khi khách hàng có thể dễ dàng nhắn tin trao đổi với công ty cung cấp dịch vụ 24/24.

Năng suất lao động giảm sút

Song song với những tiện ích của ứng dụng OTT mang lại, các doanh nghiệp cũng phải đối phó với tình trạng mất tập trung của nhân viên khi tin nhắn cá nhân xen lẫn với công việc cũng như rủi ro mất mát dữ liệu thông tin mật khi các văn bản có thể dễ dàng chuyển đi mà không hề có sự kiểm soát từ đơn vị chủ quản. Sự mất tập trung và ý thức kỷ luật lỏng lẻo phần nào là nguyên nhân suy giảm năng suất lao động (NSLĐ) của doanh nghiệp.

Thực tế NSLĐ của Việt Nam hiện đang rất thấp so với các nước trong khu vực. Xét về giá trị tuyệt đối, theo số liệu của Ngân hàng Thế giới, NSLĐ theo sức mua tương đương (tính theo PPP 2011) năm 2019 của Việt Nam chỉ bằng 7,64% mức năng suất của Singapore; 19,53% của Malaysia; 37,92% của Thái Lan; 45,56% của Indonesia; 56,88% của Philippines; 88,05% của Lào. NSLĐ của Việt Nam trong khu vực Đông Nam Á chỉ cao hơn NSLĐ của Campuchia (gấp 1,6 lần).

Nhân viên nghỉ việc, khách hàng “nghỉ chơi”

“Chúng tôi sử dụng tất cả ứng dụng phổ biến nhất như Zalo, Viber, Whatapp, Messenger để trao đổi nội bộ, quản lý dự án cũng như làm việc với đối tác. Chúng tôi thấy rất tiện lợi nhưng sau 6 tháng đánh giá hiệu quả làm việc của đội ngũ và doanh thu của công ty, tôi và ban lãnh đạo thấy rằng có nhiều vấn đề đang cần giải quyết như năng suất của nhân viên thấp đi so với số lượng dự án đang thực hiện thấp hơn cùng kỳ. Tỷ lệ Turn-over (chỉ số nhân viên nghỉ việc và tuyển mới) tăng cao hơn, số lượng khách hàng cũ mất đi cùng nhân viên đã nghỉ việc cũng tăng hơn do việc mất kiểm soát quá trình bàn giao công việc khi nhân viên nghỉ đột ngột... việc quá nhiều nhóm Chat làm bản thân ban lãnh đạo cũng không thể nào giải quyết nhưng chúng tôi cũng không thể ngừng sử dụng OTT khi khách hàng đã quá quen với cách làm việc mới này” - anh Nguyễn Hải Tâm - Chủ tịch Công ty Tâm An, nhà sáng lập cộng đồng Webketoan chia sẻ.

“Việc để mặc cho nhân viên tư vấn chăm sóc khách hàng mà không có sự kiểm soát chặt chẽ rất dễ làm “tổn thương” doanh nghiệp khi khách hàng có thể than phiền về chất lượng tư vấn hoặc khi nhân viên nghỉ việc không có sự bàn giao kỹ càng, khách hàng cũng sẽ đánh giá thấp chất lượng dịch vụ của công ty và không bao giờ quay trở lại.

Để đối phó với vấn đề này, công ty đã có giải pháp là đích thân ban lãnh đạo sẽ thực hiện tư vấn cho khách hàng nhưng cũng là giải pháp ngắn hạn vì số lượng khách hàng tăng lên, chúng tôi cũng không thể có đủ thời gian để chăm sóc họ chu đáo” - anh Nguyễn Hải Minh - Giám đốc điều hành công ty Wisdom cho biết.

Công nghệ phải đi cùng với văn hóa năng suất hiệu quả

“Cái khó nhất của chuyển đổi số không phải là ứng dụng siêu hiện đại và nổi tiếng mà là ứng dụng phù hợp kết hợp với quyết tâm của ban lãnh đạo để cải tổ văn hóa năng suất doanh nghiệp. Thói quen của nhân viên sẽ không bao giờ thay đổi nếu ban điều hành không thật sự thay đổi vì lợi ích lớn hơn trong tương lai, sau 3 năm áp dụng với nhiều khó khăn ban đầu trong năm đầu tiên, hiện tại 100 nhân sự của Xanh Marketing đã sử dụng thuần thục và văn hóa doanh nghiệp có những sự phát triển rõ rệt” - ông Phan Hải - Phó Tổng Giám đốc điều hành với gần 100 nhân sự đang sử dụng các nền tảng quản lý công việc chuyên nghiệp nhiều năm qua.

(Ảnh minh họa: Văn Hóa Horenso tạo nên năng suất lao động cao trong công việc của người Nhật)

Hiện nay, nhiều tập đoàn Việt Nam thay vì sử dụng các ứng dụng OTT miễn phí đã nâng cấp các phiên bản trả phí của các hãng công nghệ lớn như Microsoft, Google, Facebook Workplace hoặc tự xây dựng các ERP với module Chat riêng dành cho nội bộ để kiểm soát rủi ro thông tin nhưng giải pháp này rất tốn kém đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể chiếm đến hơn 50% chi phí hoạt động hàng năm của một doanh nghiệp cỡ vữa.

Ngoài ra, chi phí tăng cường nhân lực công nghệ và đào tạo văn hóa công nghệ cho doanh nghiệp cũng khiến các nhà quản lý của doanh nghiệp SMEs đau đầu tìm lời giải.

Nhận thấy miếng bánh béo bở tại thị trường Việt Nam, các ứng dụng nước ngoài như Trello, Monday, Chatwork cũng như các ứng dụng nội địa như Base, Gapo đang bắt đầu thâm nhập và phát triển thị phần. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào áp dụng gói trả phí đều có hiệu quả như mong đợi khi nhân viên hầu hết đều không muốn có sự thay đổi do ngại sự kiểm soát của đơn vị chủ quản cũng như văn hóa báo cáo truyền thống của hầu hết doanh nghiệp lâu đời.

Các doanh nghiệp công nghệ cũng tích cực triển khai các chương trình đào tạo cho doanh nghiệp Việt làm quen với Business Chat như hệ thống Chatwork từ Nhật Bản triển khai đào tạo miễn phí văn hóa Horenso - Văn hóa năng suất nổi tiếng của Nhật Bản đến cho các doanh nghiệp áp dụng hệ thống Business Chat, Microsoft Teams tài trợ các tổ chức giáo dục về dạy học trực tuyến trong thời kỳ phong tỏa năm 2021.

“Công nghệ sinh ra để quản lý công việc trở nên thuận tiện hơn nhưng cũng sẽ sinh ra các rủi ro từ chính người sử dụng nên Chuyển Đổi Số không chỉ là vấn đề về công nghệ mà nên bắt đầu từ Chuyển Đổi Con Người - Văn hóa doanh nghiệp” - Ông David Nguyen- Giám đốc điều hành công ty BCP chia sẻ.