Kỹ thuật đơn giản giúp bạn kiểm soát thời gian và tăng hiệu suất làm việc

Đây là mẹo giúp tăng năng suất hàng ngày tốt nhất mà tôi từng tìm thấy: Lên kế hoạch ngày mai sẽ làm gì trước khi kết thúc một ngày.

Điều này có nghĩa là tối nào tôi cũng lên kế hoạch cho ngày mai để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất - nhiệm vụ thực sự sẽ thúc đẩy công việc kinh doanh của tôi.

Tôi gọi nó là "sống theo lịch riêng của mình", và đây là bí mật của tôi cho một ngày làm việc hiệu quả hơn.

Về cơ bản, "sống trong lịch riêng của mình" là một danh sách những việc cần làm. Nó buộc bạn phải suy nghĩ không chỉ "bạn cần làm những gì", mà còn phải nghĩ "bỏ ra bao nhiêu thời gian cho việc đó là xứng đáng". Và thậm chí là làm thế nào mà một ngày của bạn phải diễn ra trôi chảy.

Đây là một ngày ví dụ:

6: 15 - 6: 30: Lướt email

6: 30 - 7: 15: Tập thể dục

7: 15 - 7: 30: Thiền

7: 30 - 8: 45: Chuẩn bị sẵn sàng / đi làm

8: 45 - 10: 00: Viết đề xuất

10: 00 - 11: 00: Suy nghĩ

11: 00 - 11: 50: Cuộc họp phát triển sản phẩm

12: 00 - 12: 30: Xử lý những email gấp

12: 30 - 1: 00: Ăn

1: 00 - 1: 45: Họp báo

2: 00 - 2: 50: Xem lại chiến lược kiểm tra

3: 00 - 3: 30: Gặp bạn bè

3: 30 - 4: 15: Đánh giá sáng tạo

4: 15 - 5: 00: Đi làm về

5: 00 - 6: 00: Làm trống hộp thư đến

6: 00 - 6: 15: Lên kế hoạch cho ngày mai

Có một vài điều cần phải lưu ý khi tôi tiếp cận cuộc sống theo lịch riêng của mình, những gì tôi phải làm là cố gắng quản lý năng lượng, sự tập trung và các ưu tiên của mình.

Lý do đầu tiên, tôi là một con người của buổi sáng. Vì vậy buổi sáng, vào lúc tôi còn tỉnh táo, tôi sẽ đẩy những công việc khó lên trước. Hãy đối chiếu bản thân mình, lúc nào bạn làm việc có hiệu quả nhất và dành thời gian đó để làm những công việc khó nhằn nhất.

Để tập trung vào ban ngày, mọi thứ đều phải được lên kế hoạch trước trong lịch trình của tôi. Rốt cuộc, chúng cũng tốn thời gian.

Tôi lên lịch trong khoảng "thời gian suy nghĩ", vì vậy tôi có thể quan sát tận tường và chắc chắn rằng mọi thứ đi đúng hướng của nó. Nếu có ngày tôi bận đến nỗi không có thời gian để tạm ngưng và suy nghĩ sâu sắc hơn, tôi biết mình cần quay lại những việc ưu tiên.

Cuối cùng, tôi cố gắng giảm thiểu rủi ro mất tập trung, như kiểm tra email. Vì vậy, thay vì cả ngày tôi phải canh chừng cái hộp thư đến của mình, tôi đã bỏ ra một ít thời gian để "đọc lướt". Đây là thời gian tôi tỉnh táo về những thứ làm mất thời gian và cố gắng chỉ trả lời các tin nhắn khẩn cấp trước thời gian dành cho việc làm trống hộp thư đến.

Đây là lý do tại sao bạn cũng nên thử sống theo lịch riêng của mình:

Bạn đã định sẵn sẽ bắt đầu ngày mới bằng những mục tiêu dài hạn. Việc lên kế hoạch ngày hôm trước chỉ là để nhắc bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất. Trừ khi bạn làm việc trong những vị trí cần phải tương tác, ví dụ như là dịch vụ khách hàng, thì tôi đoán rằng nếu bạn thấy một cái lịch trình chứa đầy nhiệm vụ "phản hồi email" và các nhiệm vụ tương tác khác, bạn sẽ điều chỉnh nó.

Nó cho phép bạn hình dung công việc tương ứng với giá trị. Với danh sách việc cần làm, mỗi mục trên đó có vẻ quan trọng như nhau. Phác họa các công việc theo lịch trình ngăn bạn khỏi những lầm tưởng bạn đã hoàn thành. Và nó mang đến cho bạn một cảm giác hoàn thành thực sự bởi nó khiến bạn tập trung vào những công việc quan trọng.

Nó buộc bạn phải hành động. Khi bạn nhìn thấy danh sách công việc trên lịch, có một cảm giác bắt buộc bạn phải hoàn thành công việc.

Bạn bắt đầu giới hạn thời gian cho mỗi công việc. Công việc có thể phát sinh và mất rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, nếu tôi tự nhủ "bài viết này xứng đáng bỏ ra 1 giờ, không hơn không kém", thì điều kỳ diệu xảy ra. Nó giống như kiểu thiết lập deadline. Khi bạn phải chuyển sang làm việc khác, bằng cách nào đó bạn bắt được nhịp và hoàn thành nhanh hơn. Ngoài ra, thông qua việc giới hạn thời gian một cách ý thức, tôi đã lường đúng hơn số thời gian cần để thực hiện tốt các nhiệm vụ khác nhau.

Giúp giảm căng thẳng. Nó giúp bạn đi thẳng vào giấc ngủ khi bạn đã có kế hoạch cho ngày hôm sau.

Tất nhiên, bạn vẫn phải linh hoạt.

Điều bất ngờ sẽ luôn xuất hiện: các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng có nhu cầu, một cuộc gọi điện thoại bất ngờ từ nhà đầu tư hoặc tương tự. Đáp ứng nhu cầu là rất quan trọng. Nhưng, với kế hoạch chi tiết, bạn sẽ có một suy nghĩ "Tôi không thể dừng cho đến khi tôi hoàn thành x và y" và chỉ điều chỉnh lịch của bạn khi cần thiết.

Tất nhiên, không phải tôi sống hoàn hảo theo lịch trình của mình. Tôi không làm như vậy mỗi ngày, và một số ngày không như dự định, ngay cả với những kế hoạch tốt nhất. Nhưng tôi hạnh phúc hơn và làm việc hiệu quả hơn.

Tôi tin rằng nếu bạn muốn thành công, bạn phải kiểm soát thời gian của mình - và một trong những cách tốt nhất để thực hiện điều đó là bắt đầu sống theo lịch trình của riêng bạn.