Sử dụng danh thiếp thế nào cho đúng?
Từ xa xưa, nhiều người có cương vị trong xã hội và các thương nhân đã sử dụng danh thiếp để thuận tiện cho việc giao dịch. Ngày nay, việc dùng danh thiếp đã trở nên phổ biến và được sử dụng rộng rãi. Tuy nhiên, cách sử dụng danh thiếp như thế nào cho đúng thể thức ngoại giao thì không phải ai cũng biết.Không phải ai cũng biết cách sử dụng danh thiếp cho đúng thể thức ngoại giao.
Về hình thức, danh thiếp nên trình bày đơn giản và thường chia làm hai loại: Loại chỉ ghi họ tên, nơi làm việc thì dùng trong trường hợp thăm hỏi, chúc mừng, chia buồn. Còn trong giao dịch công tác và kinh doanh, danh thiếp ghi họ tên, chức vụ, nơi làm việc, số điện thoại, email và website của công ty. Không nên in bí danh trong danh thiếp.
Khi gửi danh thiếp cho ai, về việc gì, chúc mừng hay chia buồn, người ta thường viết tắt bằng bút chì ở góc trái bên dưới danh thiếp những chữ viết tắt sau:
Để tự giới thiệu mới nhậm chức: P.P (Pour Présenter). Trả lời bằng danh thiếp, không đề gì cả.
Để cảm ơn khi nhận được tặng phẩm, được chúc mừng: P.R (Pour Remercier).
Để chúc mừng dịp thăng chức, sinh con: P.F (Pour Féliciter). Trả lời bằng danh thiếp, đề P.R.
Để chúc mừng nhau dịp năm mới: P.F.N.A (Pour Féliciter Nouvel An). Trả lời bằng danh thiếp, đề P.R.
Để chúc mừng nhân dịp quốc khánh: P.F.F.N (Pour Féliciter Fête Nationale). Trả lời bằng danh thiếp đề P.R.
Để chia buồn: P.C (Pour Condoléance). Trả lời bằng danh thiếp đề P.R.
Để từ biệt: P.P.C (Pour Prendre Congé).
Để làm quen: P.F.C (Pour Faire Connaissance).
Danh thiếp nên đem theo người, lúc gặp khách có thể trao đổi. Danh thiếp đưa trực tiếp không cần ghi gì cả. Trường hợp đến tận nhà mà không gặp, muốn để lại danh thiếp thì nên gấp góc bên trái, phía trên tấm danh thiếp. Tuy nhiên, danh thiếp gửi qua bưu điện hoặc do người khác mang đến mà bẻ góc là không đúng thể thức ngoại giao.
Những điều cần chú ý khi sử dụng danh thiếp:
Không nên đưa danh thiếp có chức vụ cho những người không quen biết, nhất là danh thiếp của các vị lãnh đạo. Nếu cần dùng thì nên ghi một câu, chữ gì đó tránh để người khác có thể sử dụng danh thiếp một lần nữa.
Dùng danh thiếp cho đúng cương vị, chức vụ thấp thì không nên gửi danh thiếp (chúc mừng hay chia buồn) đến người có chức vụ cao. Nếu cần gửi thì phải viết thư, chứ không dùng danh thiếp cá nhân.
Danh thiếp của phu nhân bao giờ cũng nhỏ hơn danh thiếp của chồng và gửi chung với danh thiếp của chồng.
Không nên dùng những danh thiếp nhàu nát, bẩn. Phải cho vào loại phong bì dành riêng cho danh thiếp.
CÙNG CHUYÊN MỤC
