Lý do khiến bạn luôn cảm thấy 24h một ngày là không đủ và 5 chiến thuật giúp cải thiện hiệu quả vấn đề này

Điều này đã bao giờ xảy ra với bạn? Bạn được giao cho một nhiệm vụ, và thời hạn là rất xa. Bạn chưa làm được mấy, thậm chí còn chưa động tay vào, nhưng luôn có giọng nói thì thầm trong tâm trí nhắc nhở bạn: "Tôi phải hoàn thành nó!".

Và một ngày đẹp trời, bạn chợt nhận ra chỉ còn hai hôm nữa là tới deadline! Bạn hốt hoảng. Đến đây, bạn mới bắt đầu đọc lướt qua công việc, gõ phím với tốc độ nhanh như chớp, tăng lượng caffeine đủ để bạn tỉnh táo trong nhiều ngày. Tất cả những gì có trong đầu bạn lúc này là cố xử lý cho xong và đặt bản báo cáo trên bàn sếp đúng giờ.

Cuối cùng thì cũng xong nhiệm vụ được giao. Có điều, hiệu quả thì chẳng được như mong đợi, và sau đó, bạn phải dành cả ngày còn lại mắt nhắm mắt mở, cố giữ cho bản thân không ngủ gật trên bàn làm việc.

Hoá ra để hoàn thành việc này không tốn quá nhiều thời gian như bạn nghĩ. Bạn dường như đã có tất cả thời gian trên thế giới để thực hiện nó, nhưng bạn đã không làm vậy. Đây là một câu chuyện quá phổ biến.

Cho dù ở mức độ nào, thì chắc chắn rằng đây vẫn là thói quen của hầu hết người trẻ hiện nay: chần chừ lúc ban đầu, sau đó vắt chân lên cổ cố làm cho kịp deadline. Điều này dẫn đến hiệu suất thực của mỗi cá nhân bị giảm đáng kể và thời gian thì bị lãng phí vô ích.

"Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó" (Work expands so as to fill the time available for its completion) - định luật Parkinson.

Càng dành nhiều thời gian cho một nhiệm vụ, càng tốn nhiều thời gian hơn

Bạn đã bao giờ nghe nói "Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó" (Work expands so as to fill the time available for its completion)?

Đây thực chất là định luật Parkinson. Nhiệm vụ của bạn giống hình ảnh của nước, khi bạn đổ nước từ một cái cốc sang một chiếc bát, nó sẽ tràn ra, bao phủ không gian thừa hết sức có thể. Tương tự, nhiệm vụ mà bạn có khả năng hoàn thành trong một giờ cũng có thể trải dài một tuần nếu bạn cho phép nó.

Trên thực tế, định luật này diễn ra xung quanh bạn. Bạn có thể gặp nó ở nơi làm việc, ở nhà và cả trong môi trường giáo dục với tình trạng học sinh, sinh viên chơi ba ngày đầu và dành cả đêm trước khi thi để cắm đầu vào ôn hay "học tủ". Tôi dám cá rằng bạn sẽ chẳng mất tới 1 phút để tự nhìn thấy bản thân mình trong đó.

Thật buồn là, định luật Parkinson chỉ diễn ra một chiều. Công việc sẽ chẳng bao giờ tự co lại để vừa với lượng thời gian bạn mong muốn.

Chúng ta thường có xu hướng ấn định thời gian để hoàn thành một việc nhiều hơn mức cần thiết, điều này vô tình cho bản thân có cơ hội để chần chừ, trì trệ. Thay vì vậy, loại bỏ số thời gian thừa sẽ giúp bạn tập trung vào làm việc.

Bằng cách thừa nhận định luật trên, bạn không chỉ có thể hoàn thành hầu hết các nhiệm vụ chỉ với một nửa thời gian, có thêm thì giờ rảnh rỗi, mà còn được thoải mái đầu óc vì không cần nghĩ đến một mớ công việc đang dang dở.

Đã đến lúc đưa kiến thức áp dụng vào thực tiễn. Và dưới đây là 5 chiến thuật giúp bạn làm chủ thời gian

1. Đặt giới hạn thời gian

Bạn là người có thói quen lập "to-do list"? Danh sách này cho bạn biết việc cần làm, nhưng lại không nói rõ bao giờ làm và mất bao lâu để làm. Hãy khắc phục điều này bằng cách thêm vào đó các mốc và giới hạn thời gian.

Nên dành nhiều thời gian hơn cho nhiệm vụ nào? Cái vì mục tiêu cá nhân hay cái được sếp giao cho? Tôi dám chắc đó là cái mà sếp giao cho bạn, bởi đi kèm với chúng luôn là deadline. Bạn phải hoàn thành nó trong khoảng thời gian nhất định, hoặc tìm công việc mới đi là vừa.

Hầu hết mọi người gặp khó khăn trong việc tuân thủ thời hạn tự mình ấn định vì chẳng ai bắt họ phải chịu trách nhiệm và cũng không nhận hậu quả ngay tức thì. Nếu bạn thuộc nhóm này, hãy nhờ người giám sát hoặc cá cược các nhiệm vụ bằng cách đưa ra phần thưởng nếu hoàn thành, hình phạt nếu không hoàn thành.

Hầu hết mọi người gặp khó khăn trong việc tuân thủ thời hạn tự mình ấn định vì chẳng ai bắt họ phải chịu trách nhiệm và cũng không nhận hậu quả ngay tức thì.

2. Theo dõi thời gian

Bây giờ tất cả các nhiệm vụ của bạn đã được giới hạn thời gian, nhưng làm thế nào để biết liệu giới hạn đó có thực tế hay không? Câu trả lời vô cùng đơn giản: hãy tập thói quen theo dõi chúng.

Với sự trợ giúp đắc lực của công nghệ, việc này không thể dễ dàng hơn. Bằng cách cài đặt các trình theo dõi, bạn sẽ được cung cấp thông tin chi tiết về thói quen và cách bạn sử dụng cũng như bạn đã lãng phí thời gian như thế nào.

Dựa vào các thông tin đó, bạn sẽ có ước tính khá tốt về thời gian cần để thực hiện một nhiệm vụ nhất định. Bạn thậm chí có thể thử thách bản thân hoàn thành nhiệm vụ đó nhanh hơn những lần trước.

3. Lên lịch hoàn thành các nhiệm vụ trong 30 phút

Mọi người thường sắp xếp công việc hàng ngày theo các mốc giờ. Ví dụ: 9h đi chợ, 10h nấu cơm. Tuy nhiên, có nhiều việc không thực sự tốn bằng ấy thời gian mà có thể dễ dàng được hoàn thành trong 15-30 phút. Cho nên, thay vì giới hạn cho chúng 1h một, hãy thử lên lịch thực hiện trong vòng 30 phút.

Bạn hoàn toàn có thể áp dụng hiệu quả tips này nhờ thói quen theo dõi thời gian nói trên.

Bên cạnh đó, có thể tham khảo kỹ thuật Pomodoro: tập trung tối đa làm việc trong thời gian ngắn (khoảng 25 phút), sau đó nghỉ 5 phút và lại tiếp tục.

4. Biến điều phức tạp thành đơn giản

Có những dự án vô cùng phức tạp khiến bạn loay hoay không biết bắt đầu từ đâu. Chúng rất dễ khiến bạn đánh giá và ước tính quá nhiều thời gian so với thực cần.

Sự thật là những dự án như này chỉ là một nhóm gồm nhiều nhiệm vụ. Bằng cách chia nhỏ dự án thành các công việc riêng lẻ, bạn có thể đặt giới hạn thời gian cho từng cái, từ đó, xác định toàn bộ dự án sẽ kéo dài bao lâu.

Nếu bạn phải mang hết việc công ty về nhà làm, thì bạn đang rơi vào cái bẫy của định luật Parkinson - bạn để công việc tự mở rộng ra.

5. Đặt ra thời gian dừng làm việc

Bạn có rất nhiều việc để làm, tôi hiểu. Thông thường, điều này có nghĩa là bạn đang phải mang cả việc từ công ty về nhà làm, và những nhiệm vụ đó cần được hoàn thành ngay trong hôm nay. Hầu như những người trong trường hợp này đều đang rơi vào chiếc bẫy của định luật Parkinson – bạn đang để công việc tự mở rộng ra.

Thay vào đó, hãy thử đặt thời hạn làm việc. Ví dụ, nghiêm khắc nhắc nhở bản thân phải hoàn thành báo cáo trước 5 giờ chiều tại văn phòng, không đàm phán, không trì trệ, không lấy lý do. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy công việc được thực hiện nhanh hơn bao nhiêu!

Bằng cách nằm lòng định luật Parkinson, hy vọng tất cả bạn đọc sẽ biết cách sử dụng hiệu quả và có thể làm chủ thời gian của mình!