Để các cuộc họp nơi công sở không còn là cơn ác mộng: Mời đúng đối tượng, thảo luận đúng chủ đề

Các cuộc họp xưa nay vốn luôn mang tiếng xấu là thủ phạm ngốn hết thời gian làm việc của dân văn phòng. Nhưng, bạn biết đấy, sự thật không phải vậy. Việc tổ chức các cuộc họp thật ra cũng không tệ đến mức như vậy. Họp hành và thảo luận nhóm không bao giờ có thể chiếm hết thời gian làm việc nếu chúng ta thực hiện đúng cách.

Tuy nhiên trong thực tế cũng có không ít cuộc họp được tổ chức một cách thừa thãi, vô bổ. Tham gia những cuộc họp như vậy khiến cho ai nấy đều chán. Cho nên lâu nay cứ nhắc đến họp hành là nhiều người lại cảm thấy sự căng thẳng.

Trước khi tổ chức một cuộc họp, bạn nên tự đặt ra câu hỏi: Liệu có thực sự cần thiết phải họp không? Bởi vì các cuộc họp không phải lúc nào cũng là phương thức phù hợp, tối ưu nhất để điều phối công việc. Thông thường chúng ta chỉ nên tổ chức họp khi mọi người cần nghe cùng một thông tin cùng một lúc hoặc khi bạn muốn thu nhỏ lại việc ra quyết định với tư cách là một nhóm. Còn thực tế, chúng ta có nhiều cách trao đổi, thậm chí thảo luận với cả cấp trên và cấp dưới nhanh hơn nhiều, ví dụ như gửi email.

Còn nếu tổ chức họp hành là điều bắt buộc, hãy tham khảo những quy tắc dưới đây để chuẩn bị cho một cuộc họp hiệu quả và không lãng phí thời gian.

1. Đặt ra mục tiêu và gửi trước chủ đề cho người tham dự

Thật khó để chúng ta có thể đạt mục tiêu nếu không biết nó là gì và họp hành cũng không ngoại lệ. Thế nên, trước khi bắt đầu triệu tập một cuộc họp, hãy đặt ra mục tiêu/vấn đề cụ thể mà bạn muốn ra quyết định với các nội dung thảo luận chi tiết. Người nhận thư mời họp gồm đầy đủ thông tin sẽ có được cái nhìn toàn cảnh về sự cần thiết và mức độ quan trọng của vấn đề trước mắt. Đồng thời, nội dung chi tiết nên được gửi đi trước ít nhất 24h sẽ giúp họ có đủ thời gian chuẩn bị và mang đến những đóng góp hữu ích nhất.

Thông thường nội dung một cuộc họp sẽ được viết theo quy chuẩn GAP. GAP là từ viết tắt của: Mục tiêu (goal), chương trình làm việc (agenda) và sự chuẩn bị (preparation). Bạn cần đặt ra các mục tiêu mà cuộc họp cần đạt được một cách rõ ràng. Mục tiêu càng cụ thể thì việc họp hành càng có định hướng và hiệu quả hơn.

Sau khi vạch ra được mục tiêu, bạn cần cụ thể hóa nó bằng cách suy nghĩ về kế hoạch tổ chức cuộc họp như thế nào để đạt được mục tiêu đó. Hay nói cách khác bạn cần phải viết ra nội dung của cuộc họp để gửi cho những người tham gia. Từ nội dung đó, chúng ta sẽ ước tính được thời gian họp sẽ diễn ra trong khoảng thời gian bao lâu.

Và cuối cùng là công tác chuẩn bị cho cuộc họp. Việc chuẩn bị tốt sẽ làm cho cuộc họp trở nên hiệu quả và tiết kiệm rất nhiều thời gian. Khi họ tham gia cuộc họp, họ có nên cân nhắc lại một vấn đề nào đó hay không? Họ có cần thu thập thông tin từ ai đó bên trong hay bên ngoài công ty không? Hãy cho mọi người biết những việc cần làm trước khi cuộc họp diễn ra để họ có sự chuẩn bị tốt nhất.

2. Khi cần tổ chức họp, hãy thông báo sớm cho những người liên quan

Hẳn bạn không xa lạ với hình ảnh một người ngơ ngác đến dự họp và rồi không hiểu rốt cuộc mình có mặt để làm gì. Bởi vì họ được thông báo có cuộc họp quá muộn nên không kịp nghiên cứu nội dung họp hay chuẩn bị những việc cần thiết từ trước. Điều đó khiến họ trở thành người bị động và không thể đóng góp cho buổi họp hiệu quả, thậm chí tệ hơn nó còn gây ra cảm giác chán nản cho người tham gia.

Do đó, sẽ không là quá lời khi nói rằng yếu tố thời gian cũng đóng góp một phần quan trọng cho sự thành công của cuộc họp. Là người tổ chức cuộc họp, bạn nên rèn luyện thói quen quý trọng thời gian của những người tham gia. Thời gian và địa điểm phải được thông báo cụ thể đến từng người tham dự để họ chủ động sắp xếp công việc, tránh sự bị động hay đến muộn, ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp.

Ngoài ra, các buổi họp nên được diễn ra vào giữa buổi để tránh thời gian bận rộn vào đầu ngày và tâm lý vội vàng lúc cuối giờ làm việc. Và quan trọng nhất là bạn cần hết sức tránh những cuộc họp đột xuất, không có kế hoạch rõ ràng.

3. Mời đúng đối tượng

Là người chủ trì, hãy chỉ mời những thành viên thực sự liên quan và thích hợp. Bạn không cần khiến bất cứ ai phải ngao ngán thêm nữa về những lần hội họp. Và với những người có liên quan, hãy cẩn thận xem xét sự tham dự của họ là "bắt buộc" hoặc "tùy chọn". Nếu là tùy chọn, bạn cần phải nói rõ trong thông báo họp để họ có quyền lựa chọn tham gia hoặc không.

Ngoài ra, cố gắng duy trì nhóm họp trong khoảng từ 5 đến tối đa 7 người sẽ cho hiệu quả tốt nhất. Bởi khi số lượng người tham dự trở nên quá đông thì khả năng sẽ có vài thành viên sẽ trở thành khán giả, họ không đóng góp thêm được điều gì ích lợi, đồng thời các luồng thảo luận dễ rơi vào tình trạng lan man xa chủ đề và khó kiểm soát.