Muốn có thêm nhiều thời gian làm việc, học tập: Phải biết cách hẹn hò với bản thân

Trong cuốn sách nổi tiếng của Stephen Coven là Bảy thói quen của người thành đạt vì ông luôn nhấn mạnh việc sử dụng thời gian hiệu quả. Ông nói "...chúng ta lúc nào cũng bận rộn, chúng ta càng bận rộn hơn khi muốn hoàn tất công việc một cách ‘tốt’ nhất và chúng ta chẳng bao giờ dừng lại dù chỉ để tự hỏi liệu việc chúng ta đang làm có thực sự quan trọng nhất không".

Thời gian cũng giống như một nguồn lực, nhưng không như những nguồn lực khác, chúng ta không thể lấy lại thời gian đã mất, cũng không thể thêm bớt, lưu trữ, hoặc tắt mở, thay thế nó. Nếu chúng ta không biết cách sử dụng thời gian sao cho thật hiệu quả thì từng giờ từng phút trôi qua sẽ trở nên lãng phí.

Viện Gallup của Mỹ từng đã công bố kết quả thăm dò, 80% người được hỏi ý kiến ở Hoa Kỳ cảm thấy thời gian trôi đi quá nhanh và họ cảm thấy họ không có đủ thời gian để thực hiện những điều mình mong muốn.

Những người đó đã sai ở hai điểm cơ bản. Trước hết, thời gian không hề trôi nhanh hơn lúc chiếc đồng hồ đầu tiên được chế tạo ra. Ngày nay, một giờ vẫn có 60 phút, một phút cũng vẫn có 60 giây. Không có gì thay đổi cả. Thứ hai, có một lý do đơn giản khiến người ta không thực hiện được tất cả mọi điều là vì họ muốn quá nhiều thứ cùng một lúc.

Chúng ta biết rằng nên sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những điều mình mong muốn. Bất kỳ ai nghĩ rằng, mình sẽ có được tất cả và làm được mọi thứ thì sẽ chẳng bao giờ có đủ thời gian cả. Để làm chủ thời gian, ít nhất bạn nên nắm được 4 bước sau:

1. Lập kế hoạch cho một ngày của bạn

Các nhà thầu luôn có bản thiết kế xây dựng, các nhà điều hành luôn vạch trước kế hoạch kinh doanh, các huấn luyện viên luôn có sơ đồ chiến thuật, thầy giáo có giáo án... thế thì tại sao chúng ta lại không có một kế hoạch cho một ngày của mình? Đó chẳng phải là một điều gì quá vất vả, cũng chẳng mất nhiều thời gian nhưng sẽ mang lại năng suất và hiệu quả rõ rệt cho bạn.

Đánh dấu những việc bạn đã hoàn tất trong ngày. Việc hoàn thành mục tiêu cho bạn cảm giác tuyệt vời nhất, là phần thưởng của bạn. Nó cũng cho thấy sự tiến bộ của bạn.

2. Lên lịch hẹn với chính mình

Giả sử bạn có một công việc đòi hỏi mất khoảng 2 giờ đồng hồ để làm và cần phải hoàn tất trước thứ Năm tới. Hầu hết mọi người đều nói với chính mình: "Mình quyết tâm làm xong việc đó vào trước tuần tới". Hãy chú ý sự khác biệt khi nói như sau: "Tôi sẽ làm việc đó vào ngày thứ Ba trong khoảng 4 đến 6 giờ chiều". Hãy nhớ rằng trí óc ta luôn hướng đến điều cụ thể. Nếu bạn nói với một người bạn của mình, "Mình gặp lại nhau sau nhé", thì sẽ khó gặp lại nhau hơn là khi bạn hẹn vào một ngày giờ cụ thể.

Nếu bạn có việc gì đó cần phải làm ngay, nhưng bạn lại có khuynh hướng trì hoãn cho đến phút cuối, thì có một giải pháp đơn giản cho điều này: Hãy lên một cuộc hẹn với chính mình. Trước khi làm một việc gì khác, hãy tỏ rõ quyết tâm làm cho kỳ được việc phải làm. Rồi sau đó bạn cần quyết định khi nào bạn bắt tay vào làm việc đó, và tự cam kết với mình về một thời gian biểu cụ thể. Chỉ đơn giản như thế nhưng nó có thể đem lại nhiều lợi ích cho bạn như: Phát triển tính kỷ luật, hỗ trợ thiết lập mục tiêu, giúp chiến thắng sự trì hoãn, và hướng dẫn bạn sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

3. Dùng phương pháp Mỗi- lúc- một- chút

Một trong những phương pháp hiệu quả nhất trong việc hoàn tất những công việc quan trọng là mỗi lúc làm một ít. Thay vì chờ cho đến lúc có cảm hứng hoặc có đủ thời gian mới tiến hành, thì hãy dành ra một chút thời gian đặc biệt trong lịch làm việc hàng ngày của bạn. Tốt nhất thời gian đặc biệt này được ấn định vào cùng một thời điểm mỗi ngày. Điều mấu chốt là phải duy trì liên tục, đều đặn. Hãy làm cho nó trở thành một thói quen.

Lấy việc viết một cuốn sách để làm ví dụ. Dường như đó là một công việc quá khó khăn phức tạp nếu nhìn một cách tổng thể. Nhưng nếu bạn viết chỉ một trang mỗi ngày, thậm chí trừ ra hai ngày nghỉ thứ Bảy và Chủ Nhật, thì bạn có thể hoàn tất một cuốn sách dày 260 trang vào cuối năm.

Phương cách này cũng có thể so sánh với việc xây dựng một căn nhà gạch. Mỗi viên gạch thật là nhỏ bé, và việc xây mỗi lúc một viên gạch xem ra có vẻ chậm chạp kinh khủng. Nhưng khi mỗi viên được đều đặn đặt lên một viên khác, lại hình thành nên cái gì đó vĩ đại hơn nhiều so với những đống vật liệu chưa xây. Bạn có thể sử dụng những khoảnh khắc thời gian ngắn ngủi theo cùng cách như thế. Thành công là kết quả của công việc khó khăn vất vả được thực hiện mỗi ngày một ít.

4. Hãy biết vào lúc nào bạn làm việc hiệu quả nhất

Mỗi người có một chiếc "đồng hồ sinh học" riêng. Vào lúc nào đó, người này làm việc có năng suất nhất, nhưng người khác thì ngược lại, kém hiệu quả nhất. Một số làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng, những người khác lại có năng suất vào ban đêm. Một số người đuối sức vào giữa buổi chiều, trong khi nhiều người khác lại vừa được nạp đầy năng lượng. Vì vậy, quan trọng là nhận biết được giờ sinh học của bạn - khi nào bạn có thể hoạt động tốt nhất. Nếu có thể, nên lên lịch làm những việc quan trọng nhất của bạn trong những giờ khắc này. Đó chính là sử dụng thời gian một cách tối ưu.