"Năng nhặt chặt bị", tiết kiệm thời gian là quốc sách: Làm việc có chiến lược, ắt gặt được trái thơm

Phần lớn chúng ta đều biết quy tắc cơ bản trong việc quản lý thời gian: đầu tiên bạn cần biết lập ra một danh sách công việc cần làm, sau đó sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên và hoàn thành công việc tuần tự theo danh sách đó. Chúng ta lựa chọn ưu tiên những công việc dựa trên mức độ khẩn cấp cũng như tầm quan trọng của chúng.

Thế nhưng, có một tiêu chuẩn thứ ba để sắp xếp công việc mà chỉ những người quản lý thời gian xuất sắc mới biết, đó là: sức ảnh hưởng. Thay vì chỉ quan tâm đến những công việc quan trọng, người khéo quản lý thời gian còn quan tâm đến những công việc có thể khiến công việc của họ phát triển hơn vào ngày mai, nếu họ hoàn thành chúng vào ngày hôm nay.

Hay nói một cách khác, bằng cách sử dụng hiệu quả thời gian của ngày hôm nay, chúng ta có thể tạo thêm cho mình thời gian trong tương lai. Một ví dụ đơn giản như việc thiết lập trả hóa đơn tự động. Bạn có thể tốn 2 giờ đồng hồ của ngày hôm nay để cài đặt cho các hóa đơn thiết yếu được thanh toán tự động, nhưng bạn sẽ tiết kiệm được cho mình 30 phút mỗi tháng sau này. Khi bạn nhân số thời gian đó lên, chỉ sau 4 tháng, bạn đã “hoàn vốn” và thu lời được trong một thời gian rất dài.

Dưới đây là 4 câu hỏi giúp bạn cụ thể hóa chiến lược sắp xếp công việc thông minh hơn, hiệu quả hơn:

Câu hỏi số 1: Tôi có thể loại bỏ công việc này khỏi danh sách việc cần làm không?

Mỗi khi bạn nói không với một đầu việc nào đó, bạn đang tạo thêm thời gian cho mình - đây là một chân lý rất dễ hiểu. Thế nhưng chúng ta thường khó thực hiện được điều này và hay ôm đồm những việc không cần thiết vào thời gian biểu của mình, vì ta sợ nếu nói không với chúng, ta có thể gây mếch lòng người khác.

Nếu bạn đang gặp khó khăn với việc phải từ chối những công việc như thế, hãy nghĩ rằng: khi bạn đang nói “có” với một công việc không cần thiết, bạn đang đồng thời nói “không” với một (hoặc nhiều) công việc khác cần thiết hơn. Cái giá phải trả để làm hài lòng người khác lớn hơn rất nhiều so với việc mếch lòng một số người. Do đó, nếu bạn được đề nghị làm một công việc không quan trọng với nhiệm vụ của mình, hãy nói “không” và loại chúng khỏi danh sách việc cần làm của bạn.

Câu hỏi số 2: Liệu công việc này có thể được tự động hóa không?

Chắc chắn ai cũng có những công việc không tên, dù không quan trọng nhưng lại cần thiết và không thể nào gạch bỏ khỏi quỹ thời gian của bạn, ví dụ như việc thanh toán hóa đơn, đi mua sắm nhu yếu phẩm hay đi khám sức khỏe định kì. Giống như ví dụ về việc cài đặt thanh toán tự động, hiện nay bạn có rất nhiều cách để tự động hóa công việc của mình. Nếu bạn quá bận rộn, bạn có thể mua sắm nhu yếu phẩm online và đặt ship về nhà thay vì tốn thời gian đi mua sắm. Bạn cũng có thể dành thời gian để sắp xếp tất các lịch hẹn khám sức khỏe, chăm sóc răng miệng hoặc làm tóc cho tháng tới, thay vì đợi đến gần ngày mới đặt lịch.

Bạn có thể nghĩ rằng những công việc này chỉ tốn vài phút mỗi lần nên chúng không đáng để bạn đầu tư thời gian vào làm hết trong một lần. Tuy nhiên, hãy nghĩ đến việc bạn sẽ không phải lặp lại những thể loại công việc này trong một hay thậm chí nhiều tháng tới, bạn sẽ thấy việc dành thời gian xử lý chúng là hoàn toàn xứng đáng.

Câu hỏi số 3: Tôi có thể ủy thác công việc này cho ai khác không?

Có rất nhiều công việc mà chúng ta thường tự làm lấy trong khi chúng hoàn toàn có thể được ủy thác cho người khác. Phần lớn những công việc như vậy là các công việc gia đình như sửa đồ đạc hỏng hóc hay lau dọn nhà cửa. Nếu bạn có thời gian rảnh, bạn có thể làm chúng. Nhưng nếu bạn đang có nhiều công việc quan trọng hơn phải làm, tại sao lại lãng phí thời gian của mình? Hơn nữa, trong nhiều trường hợp, bạn có thể đang tiêu tốn thời gian của mình thay vì nhờ đến những người có chuyên môn để xử lý những vấn đề này.

Trong công việc, bạn cũng không nên ôm đồm mọi vấn đề về bản thân. Học cách san sẻ công việc, huấn luyện những người khác tiếp quản nhiệm vụ, hoặc giao việc cho người khác cũng là một cách để bạn nhân đôi thời gian của mình và giúp công việc của tập thể trơn tru hơn.

Câu hỏi số 4: Tôi có cần làm việc này ngay lập tức không?

Trì hoãn làm việc chắc chắn không phải là một thói quen tốt, nhưng trì hoãn một cách có chủ đích lại đem lại nhiều lợi ích. Thay vì chỉ để công việc ở đó và không làm gì, trì hoãn có chủ đích nghĩa là bạn cần cân nhắc thời điểm nào nên làm việc gì để đạt hiệu quả tốt hơn.

Để cân nhắc thời điểm thích hợp cho một công việc nào đó, hãy nghĩ đến mức độ khẩn cấp, tính quan trọng, cũng như khối lượng công việc trong khoảng thời gian cho phép có phù hợp hay không. Bằng cách này, bạn cũng cho phép bản thân có thời gian cân nhắc và tìm ra những giải pháp tối ưu hơn để giải quyết công việc trước khi bắt tay vào thực hiện.