Nền tảng đặt đồ ăn giải “bài toán” lập hóa đơn cho hộ kinh doanh

11 giờ trưa, quán Bánh đa cua Hải Phòng Đăng Phong của chị Nguyễn Thị Như Thanh bước vào một trong những khung giờ bận rộn nhất. Đơn hàng từ các ứng dụng giao đồ ăn "nổ" liên tục, có những đơn từ khách doanh nghiệp lên tới 12-13 phần.

Những đơn hàng lớn luôn là tín hiệu vui. Nhưng trước đây, cứ mỗi lần khách đặt trên app hỏi "quán xuất được hóa đơn không?", chị Thanh lại lúng túng.

Đơn hàng lớn và "bài toán" hoá đơn

Hơn hai năm trước, chị Thanh mang món bánh đa cua gắn với quê hương Hải Phòng của gia đình chồng vào TP.HCM, xây dựng nên thương hiệu Bánh đa cua Đăng Phong. Từ một quán nhỏ, hiện nay quán đã duy trì bình quân gần 100 đơn GrabFood mỗi ngày, trong đó nhiều đơn từ khách hàng doanh nghiệp lên tới 12-13 phần ăn mỗi đơn, thậm chí có khi là 17-18 phần.

Khi lượng đơn online ngày càng lớn, quán cũng nhận được nhiều đơn hàng đặt theo nhóm, hầu hết được đặt bởi khách doanh nghiệp. Đây thường là những đơn hàng có giá trị cao, đồng thời phát sinh nhu cầu lấy hóa đơn.

Chị Thanh nhớ lần đầu được khách hỏi về hóa đơn, chị khá lúng túng bởi khi đó quán chưa đăng ký chữ ký số và chị cũng chưa quen với quy trình thực hiện. Sau này, khi phát sinh nhu cầu lập hóa đơn thường xuyên, chị Thanh phải tranh thủ buổi tối để rà soát từng đơn, thậm chí tìm đến dịch vụ bên ngoài. Chị bộc bạch: "Ban ngày đã bận rộn với việc bán hàng rồi mà đêm về còn phải xem giấy tờ, lập hoá đơn nữa thì mệt lắm".

Đối với anh Trương Hoài Bảo, chủ quán Bánh cuốn thịt nướng Bé Ù, chuyện lập hóa đơn cho các đơn trên GrabFood cũng là một "bài toán khó", khi nền tảng này đóng góp tới hơn 60% tổng doanh thu của quán.

Anh cho biết mình chưa thạo các bước liên quan đến hóa đơn nên khá e ngại khi tự làm. "Vì chưa thể cung cấp hóa đơn, có những khách hàng doanh nghiệp quán chưa phục vụ được, dù họ thường đặt đơn với số lượng lớn", anh chia sẻ.

Bớt một phần việc, thêm thời gian phát triển kinh doanh

Từ nhu cầu thực tế đó, với sự hỗ trợ của Chi cục Thuế Thương mại điện tử, Cục Thuế, Grab đã triển khai dịch vụ Uỷ nhiệm lập hoá đơn, cho phép các đối tác thương nhân uỷ nhiệm cho Grab lập hoá đơn với các đơn hàng GrabFood. Grab cũng là một trong số những nền tảng thương mại tiên phong nghiên cứu và triển khai giải pháp này cho người bán trên nền tảng.

Sau khi sử dụng dịch vụ, anh Bảo cho biết lợi ích dễ thấy nhất là quán có thể đáp ứng nhu cầu lấy hóa đơn của khách hàng doanh nghiệp mà không phải dành quá nhiều thời gian cho khâu xử lý phía sau. "Trước đây tôi phải tự lo phần hóa đơn, còn giờ có Grab hỗ trợ lập hóa đơn nên tôi có thể tập trung hơn vào việc vận hành quán", anh chia sẻ.

Trong thời gian gần đây, anh Bảo cũng ghi nhận lượng đơn đặt theo nhóm của quán có xu hướng tăng, trong đó có nhiều đơn từ khách hàng doanh nghiệp. Theo anh, khả năng cung cấp hóa đơn giúp quán thuận tiện hơn khi phục vụ nhóm khách hàng này, bởi họ ưu tiên lựa chọn quán có cung cấp hóa đơn để quyết toán chi phí với công ty. Đáng chú ý, giá trị một đơn hàng nhóm có thể cao gấp 4-5 lần một đơn thông thường, qua đó đóng góp tích cực vào doanh thu của quán.

Khả năng cung cấp hóa đơn giúp Bánh cuốn thịt nướng Bé Ù thuận tiện hơn khi phục vụ các đơn hàng từ khách doanh nghiệp.

Với chị Thanh, dịch vụ được triển khai đúng thời điểm quán bắt đầu phát sinh nhu cầu lập hóa đơn thường xuyên, vì vậy chị đăng ký ngay. Chị cho biết quy trình đăng ký khá nhanh, chủ yếu cần hoàn thiện thông tin theo biểu mẫu hướng dẫn.

Qua trải nghiệm, chị Thanh nhận thấy việc lập hóa đơn được tinh gọn hơn mà không ảnh hưởng đến hoạt động hằng ngày của quán. "Bình thường, nếu tôi tự lập hoá đơn thì phải tốn thời gian, lọ mọ đêm hôm để kiểm tra thông tin. Còn bây giờ có Grab hỗ trợ lập hóa đơn rồi thì mình chỉ tập trung vào việc bán hàng thôi", chị nói.

Khi việc lập hóa đơn trở nên thuận tiện hơn, các chủ quán cũng có thêm thời gian và nguồn lực để tập trung cho việc kinh doanh. Với chị Thanh, khoảng thời gian đó được dành để chăm chút hơn cho từng đơn hàng và chuẩn bị cho kế hoạch mở thêm một cửa hàng mới. Anh Bảo cũng đang tính đến việc mở thêm cơ sở mới và cho rằng càng mở rộng, càng cần đơn giản hóa những quy trình mà một người khó có thể tự mình đảm nhiệm hết.