Phía sau sự thay đổi giúp doanh nghiệp Honda Trading Việt Nam tiết kiệm hàng nghìn giờ làm việc thủ công

Gỡ "điểm nghẽn" làm chậm tiến độ, "giải phóng" lao động khỏi công việc thủ công

Với quy mô dân số lớn thứ ba khu vực, tăng trưởng tiêu thụ ô tô cao thứ hai Đông Nam Á trong năm 2022 và hơn 60 triệu xe máy đăng ký, Việt Nam được xem là thị trường sở hữu tiềm năng lớn trong những năm tới cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh, sản xuất ô tô, xe máy và phụ tùng.

Trước sự thay đổi nhanh chóng, Honda Trading Việt Nam (HTV) và đội ngũ IT cùng các phòng ban liên tục đưa ra các đề xuất cải tiến quy trình để nâng cao năng lực làm việc và tăng năng suất, tay nghề làm việc cho đội ngũ lao động…

Để bắt đầu dự án cải tiến quy trình làm việc theo các tiêu chí trên, HTV đã xác định những "điểm nghẽn" lớn nhất đang làm chậm tiến độ một cách không cần thiết. Bộ phận được lựa chọn để thí điểm là Bộ phận Thép.

Mặc dù hoạt động kinh doanh đang tiến triển tốt nhưng bộ phận này vẫn gặp phải vấn đề với một số khách hàng đặc thù, không chỉ liên quan đến sản phẩm mà còn là thủ tục giấy tờ. Mặt khác, một số phương pháp kiểm tra chất lượng đã được triển khai nhưng đôi khi vẫn xảy ra sai sót, dẫn đến khối lượng công việc tăng lên cho tất cả nhân viên.

Giải quyết nút thắt đó, HTV đã phối hợp với các chuyên gia tư vấn của ABeam Consulting Việt Nam để triển khai dự án Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), nhằm cải thiện quy trình hoạt động cho Bộ phận Thép.

Sau 3 tháng triển khai, dự án dã mang lại những kết quả đáng kể: giảm 60% thời gian xử lý (hơn 2.000 giờ làm việc thủ công), giúp phê duyệt hóa đơn nhanh hơn; loại bỏ rủi ro sai sót do con người, giảm thời gian đối chiếu dữ liệu; nhân viên được giải phóng khỏi những công việc nhàm chán để tập trung vào các hoạt động mang tính sáng tạo…

Sau thành công của dự án thí điểm này, HTV bắt tay cùng với ABeam Consulting Việt Nam vạch ra lộ trình triển khai chuyển đổi số toàn diện (DX) ở cấp độ công ty.

Chuyên gia ABeam Việt Nam đã tiến hành phân tích chi tiết các quy trình kinh doanh và các hoạt động hiện tại ở HTV bằng phương pháp phân tích nguyên trạng (As-is analysis). Sau đó, ABeam cùng các nhân viên của Honda Trading cùng nhau tìm ra danh sách các điểm cải tiến có thể triển khai, sắp xếp thứ tự ưu tiên thực hiện.

"Để đảm bảo hành trình chuyển đổi số suôn sẻ, HTV đã ưu tiên việc lập kế hoạch kỹ lưỡng, điều chỉnh linh hoạt cũng như việc đảm bảo thông tin được truyền tải đầy đủ. Ngoài ra, thành công của dự án chuyển đối số này còn tới từ việc có được thêm những kiến thức chuyên môn từ bên ngoài, nỗ lực hợp tác liên phòng ban và từ việc đánh giá tiến độ & chất lượng dự án một cách sát sao từ ban điều hành." - Giám đốc dự án Chatchai Sithipongsathorn chia sẻ.

General Manager: Hoizumi Katsutoshi và Project Manager: Chatchai Sithipongsathorn (Phải)

Trong 3 tháng tiếp theo, ABeam và HTV đã hợp tác sâu rộng để cùng nhau xây dựng lộ trình triển khai DX phù hợp, bao gồm các công nghệ: Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) để giải quyết bài toán các công việc lặp đi lặp lại, Phân tích số liệu doanh nghiệp (BI – Business Intelligence) để tăng cường phân tích dữ liệu và ra quyết định, Nhận dạng ký tự quang học (OCR) để số hóa tất cả tài liệu và giấy tờ, và Phát triển phần mềm bằng nền tảng ít mã (Low-code Development) để đáp ứng nhu cầu hệ thống mới…

"Quả ngọt" và bài học từ chuyển đổi số

Sau khi phối hợp với ABeam triển khai dự án, HTV đã có lộ trình chuyển đổi số rõ ràng và khả thi, phù hợp với các mục tiêu chiến lược, đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường, mở ra những cấp độ mới về hiệu quả, sự đổi mới và lấy khách hàng làm trung tâm. Theo đó, HTV đã tự tin điều hướng bối cảnh chuyển đổi số để đạt được thành công bền vững trong môi trường kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng.

Trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, các tổ chức nên ưu tiên bốn khía cạnh chính, được các chuyên gia ABeam xác định dựa trên kinh nghiệm triển khai của HTV. Thứ nhất, điều quan trọng là phải thiết lập các mục tiêu rõ ràng và cụ thể khi thực hiện các chương trình thí điểm [1]. Điều này đảm bảo rằng các nỗ lực chuyển đổi được tập trung và phù hợp. Thứ hai, truyền thông hiệu quả là điều cần thiết trong việc hỗ trợ các nhóm sử dụng với công nghệ mới, thúc đẩy văn hóa thích ứng và ghi lại những thay đổi trước và sau chuyển đổi [2].

"Mặc dù một số khách hàng có kiến thức về chuyển đổi số và công nghệ, nhưng các chuyên gia sẽ có cái nhìn bao quát và khách quan. Việc đưa ra giải pháp phù hợp đòi hỏi kiến thức và kinh nghiệm thực tế, sẽ hiệu quả hơn khi doanh nghiệp tận dụng sự hỗ trợ từ các bên tư vấn" - chuyên gia từ ABeam nhấn mạnh.