Phương pháp lập kế hoạch và hành động giúp bạn trở thành "bá chủ thời gian", cho một năm mới sống và làm việc hiệu quả

01

1. Tiền đề của thay đổi là phát hiện ra vấn đề

Muốn chặt củi nhanh trước tiên phải mào dao cho sắc đã, học cách quản lý thời gian cũng vậy, trước tiên đừng vội thay đổi ngay, hãy bắt đầu từ việc quan sát lại cuộc sống của chính mình.

Chẳng hạn như thấy bản thân chần chừ, chây ì, vậy thì trước tiên hãy ghi lại những nguyên nhân khiến mình chây ì ra giấy, trong thời gian quan sát, đừng vội thay đổi, cứ ghi chép lại thật nghiêm túc trạng thái hiện tại của mình, quá trình này có thể diễn ra trong ít nhất 1 tuần, rồi sau đó mới chính thức đi vào thay đổi.

2. Bồi dưỡng cho mình cái nhìn lâu dài về thời gian

Nói đơn giản thì chính là bạn có thể đứng ở tương lai bao xa để nhìn về hiện tại.

Người có cái nhìn khoảng 1 tiếng, rất dễ bị cám dỗ thu hút, ngược lại, nhưng người có cái nhìn dài hạn về thời gian thường để tâm hơn tới tương lai, họ biết mình muốn gì và không muốn gì.

Còn làm sao để bồi dưỡng được thì có một cách đơn giản và hiệu quả nhất đó là: khi làm một chuyện gì đó, hãy tự hỏi mình xem, 1 năm sau nhìn lại, liệu mình có hối tiếc hay không?

02

Về kế hoạch

1. Xây dựng cho mình thói quen lập kế hoạch

Lập kế hoạch không có nghĩa là cuộc sống nhất định sẽ tiến triển y hệt như kế hoạch ấy, mà là khi không có bất ngờ gì xảy ra, ta luôn có một mục tiêu, tránh làm một con ruồi mất đầu, đâm loạn xạ, lãng phí thời gian.

Ngày còn nhỏ, khi sang nhà P. ăn cơm, tôi đã ngay lập tức bị thu hút bởi "lịch trình 3 bữa" của nhà cậu ấy, lịch trình đó ghi chép lại thực đơn mà mẹ của P. sẽ làm trong 1 tuần.

Mặc dù tôi không nhớ hôm đó là thứ mấy, nhưng chắc chắn một điều rằng ngày hôm đó, mẹ của P. không nấu những món như cô ấy đã ghi trong "lịch trình" mà làm món cua hấp thay thế.

Lúc ăn cơm tôi hỏi nhỏ P.: "Không phải hôm nay nên ăn món XXX ư, không lẽ lịch trình kia chỉ là tượng trưng thôi à?"

"Tất nhiên là thật rồi, bình thường không có khách nhà tớ đều ăn như vậy."

"Thế nếu muốn ăn cái khác thì làm sao?", tôi hỏi tiếp.

"Thích ăn gì thì làm món đó thôi."

"Thích ăn gì thì làm món đó thôi", khi đó tôi chưa ngộ ra được hết sự thần kì đằng sau câu nói này, hôm nay ngoảnh đầu nghĩ lại, mới thấy mẹ của P. quả là một cao thủ trong quản lý thời gian.

Ý nghĩa của kế hoạch cũng giống như lịch trình 3 bữa đó, khi không biết nên làm gì, nó sẽ giống như một chiếc kim chỉ nam, giúp chúng ta không phải lãng phí thời gian đi lựa chọn, đi phân vân xem nên làm gì, trong trường hợp xảy ra bất ngờ, chỉ cần linh hoạt điều chỉnh là được.

2. Chú trọng "chay mặn kết hợp" trong kế hoạch

Cứ luôn thử thách mình với những công việc có độ khó cao sẽ rất dễ khiến ta nản lòng, ảnh hưởng tới nhiệt huyết trong công việc, vì vậy khi lập kế hoạch, hãy chú ý tới sự kết hợp của "món chay" và "món mặn", sắp xếp xen kẽ những nhiệm vụ khó với nhiệm vụ đơn giản.

Sau khi làm xong một nhiệm vụ khó, nếu cảm thấy mệt mỏi, hãy bắt tay vào làm những nhiệm vụ đơn giản hơn, tích lũy cho mình một chút cảm giác thành tựu, hoặc nghỉ ngơi một lát rồi lại tập trung tinh thần cho nhiệm vụ tiếp theo, cho tới khi toàn bộ vấn đề được giải quyết.

3. Người mới tập tành về quản lý thời gian, đừng vội lập kế hoạch năm

Phải thừa nhận rằng, kế hoạch năm, không phải là thứ mà ai cũng có thể nắm bắt.

Phần lớn những người lập một kế hoạch dài hạn như kế hoạch năm đều là "những kẻ mộng mơ", người mới tập tành, hãy bắt đầu từ kế hoạch ngày, sống một ngày thật hết mình và phong phú, đó cũng là một năng lực vô cùng tuyệt vời rồi.

4. Đừng tùy tiện công khai việc mình "lập Flag"

Trong một bài thuyết giảng của TED, có đề cập tới việc "Đừng tùy tiện nói mục tiêu của mình cho người khác biết".

Bởi lẽ theo điều tra của người phát biểu: Khi chúng ta nói mục tiêu của mình cho người khác, người khác nhất định sẽ khiến bạn nảy sinh ra ảo giác rằng mục tiêu ấy đã được thực hiện, từ đó sản sinh ra cảm giác thỏa mãn và tính lười, nó khiến mức độ nỗ lực bị giảm sút, và bạn sẽ lại cách mục tiêu ngày một xa hơn.

03

Về hành động

1. Kiên trì "3 con ếch"

"3 con ếch" ở đây chỉ 3 việc quan trọng nhất trong ngày (tuần, tháng, năm) của chúng ta, nó tời từ cuốn sách mang tên "Eat that Frog" của tác giả người Mỹ, Brian Tracy.

Dù là làm nhiều thì ăn nhiều, nhưng theo định luật 2/8, trong bất cứ một sự vật nào, thứ quan trọng nhất chỉ chiếm một tỷ lệ rất nhỏ, khoảng 20%, 80% còn lại dù là đa số, nhưng chúng cũng chỉ là thứ yếu.

Vì vậy, tuyệt đối đừng lãng phí thời gian cho những việc không cần thiết, không quan trọng, để rồi rơi vào cái bẫy "nỗ lực hiệu quả thấp".

2. Học cách sử dụng đồng hồ Pomodoro

Một đồng hồ Pomodoro bao gồm 30 phút, trong đó có 25 phút làm việc và 5 phút nghỉ ngơi, cứ bốn Pomodoros hoàn thành thì sẽ nghỉ khoảng 15-30 phút.

3. Phương pháp làm việc 15 phút

Xem 15 phút là một phân vùng, 1 giờ chia ra làm 4 phân vùng, cứ mỗi khi bắt đầu một phân vùng, bạn có thể tự do lựa chọn là làm việc hay nghỉ ngơi, bất luận là chọn cái nào cũng phải chọn lại sau 15 phút.

Phương pháp 15 phút ngắn hơn so với đồng hồ Pomodoro, nhưng ưu điểm của nó là: giảm bớt áp lực cho người thực hiện.

Cứ sau 15 phút, bạn không nhất thiết phải ép mình nghỉ ngơi, mà có thể căn cứ vào tình hình lúc bấy giờ để lựa chọn làm tiếp hay có những lựa chọn khác, chi phí chuyển đổi nhỏ nhưng cho ra được hiệu quả cao.

4. Dán kế hoạch vào nơi dễ nhìn thấy

Rất nhiều người không hoàn thành được kế hoạch, không phải vì họ không đủ tự giác kỉ luật, mà là vì họ quên mất…

5. Chia nhỏ nhiệm vụ

Cảm thấy công việc khó khăn và không biết nên bắt đầu từ đâu, đó thường là bởi "độ nặng" của khó khăn vượt ra ngoài "độ chứa" của bản thân, vì vậy mới thấy uể oải, chán nản không muốn làm cho tới khi có thể tiếp nhận được nó.

Chẳng hạn, nếu bạn không thích viết bài, nhưng lại phải viết bài luận cho bài thi cuối kì, vậy thì nếu bạn chỉ viết đúng 3 chữ "viết bài luận" lên bảng kế hoạch của mình, vậy thì 3 chữ này tuyệt đối sẽ không thể thúc đẩy bạn đi làm việc được.

Ngược lại, nếu bạn chia nhỏ nhiệm vụ này thành những bước khác nhau, vậy thì sẽ dễ dàng hoàn thành hơn, chẳng hạn, "chọn đề tài", "tìm tài liệu nghiên cứu", "viết dàn ý", "vết luận điểm" …

04

Các nhà tâm lý học từng làm một thí nghiệm rất thú vị như này, các nghiên cứu sẽ quan sát những người khác nhau trong rạp chiếu phim xem khi nào họ sẽ ăn nhiều bỏng ngô hơn?

Là các cặp tình nhân ăn nhiều hơn? Hay trẻ em sẽ ăn nhiều hơn?

Sai! Đáp án là, ai cầm hộp bỏng, người đó sẽ ăn nhiều hơn.

Rất nhiều vấn đề tưởng chừng là vấn đề về con người, nhưng thực ra nó lại là vấn đề của tác động bên ngoài: phương pháp tuyệt vời nhất để kháng cự lại cám dỗ chính là tránh xa nó ra.

Cám dỗ là một vấn đề vô cùng nhạy cảm trong quản lý thời gian, muốn nắm bắt thời gian một cách hiệu quả, bạn phải tránh xa được cám dỗ.

Dưới đây là một vài phương pháp giảm bớt cám dỗ:

1. Khi đỉ ngủ, tránh cái điện thoại xa một chút. Mệt mỏi lắm rồi!

2. Quán sát những APP khiến bạn nghiện

Cố gắng thay đổi từ trạng thái người chơi thành người bán sản phẩm, suy nghĩ về vấn đề từ góc độ của người làm ra sản phẩm và hiểu cơ chế phản hồi đằng sau nó. Khi bạn biết cách họ thao túng bạn, bạn sẽ có một kiểu "quan điểm của ông Trời" và miễn nhiễm với hoạt động thao túng của họ.

3. Khi làm việc thì phải ở trong trạng thái làm việc

Khi làm việc, tốt nhất là nên mặc đồ đi làm, làm vậy thì dù có là ở nhà làm việc, nếu có bất cứ ý đồ muốn lên giường đi ngủ nào, bạn cũng sẽ phải tốn thêm thời gian thay quần áo. Tin tôi đi, kiểu gì bạn cũng không muốn đi ngủ nữa đâu!

Bạn cũng có thể đeo bảng tên, hay uống một tách cà phê trước khi làm… tự tạo ra cảm giác trang trọng cho chính mình.

4. Tướng quân đi đường, không kết bạn với tiểu nhân. Cố gắng tránh xa những người không cần thiết, cả ở trên mạng và ngoài đời.

5. Sáng ngủ dậy, tuyệt đối đừng sờ vào điện thoại đầu tiên, tập trung tinh thần đi giải quyết chú ếch đầu tiên trong ngày.

6. Phân loại đồ vật

Nhiều khi đang làm việc hăng say, bỗng dưng cần tới một cái gì đó, để tránh lãng phí thời gian, hãy phân loại đồ dùng của bạn, điều này giúp bạn không bị những việc lặt vặt quấy rầy, giảm thiểu hao tổn trong quá trình tìm kiếm.

05

Nhà tâm lý học người Mỹ, Leon Festinger nói: "10% cuộc sống được tạo nên bởi những gì xảy ra với bạn, và 90% còn lại được quyết định bởi cách bạn phản ứng với những gì đã xảy ra".

Cùng là một công việc, khi chúng ta đổi cách hiểu với chúng, động lực làm việc cũng sẽ rất khác.

Dưới đây là một vài phương pháp thúc đẩy sự tích cực trong làm việc:

1. "Xả hết ưu nhược điểm", đánh thức sức mạnh hành động

Đúng như tên gọi, hãy viết ra tất cả những ưu nhược điểm mà một công việc có thể đem lại cho bản thân, trong quá trình viết ấy, tìm ra ý nghĩa của hành động.

Rất nhiều khi, chúng ta không hứng thú với một công việc nào đó, đó là vì chưa nhìn thấy hi vọng, vì vậy mà ngay lập tức từ bỏ, để cho sự chán nản và lười biếng làm càn.

Những lúc như vậy, nếu chúng ta có thể viết được ra hết những ưu điểm mà việc đó mang lại, tự nhiên sẽ giống như có "quý nhân phò trợ" vậy.

2. Sử dụng thần chú

Đơn giản mà nói thì nó cũng giống như khi bạn đọc các bài viết khích lệ vậy.

Tìm một hoặc vài câu nói khích lệ tinh thần dán lên đầu giường, dán ở bàn làm việc hay đặt làm hình nền điện thoại.

Ngoài ra bạn cũng có thể dùng hình ảnh để thể hiện, đặt nó ở nơi mà bạn có thể nhìn thấy mỗi ngày.

Thông qua không ngừng tự nhắc nhở và được thị giác hóa, trong não sẽ xuất hiện một ám thị tâm lý rõ ràng và cụ thể, từ đó điều động sức mạnh ý thức, khiến bạn ghi nhớ nó thật sâu sắc.

3. Thiêng liêng hóa mục tiêu

Thế nào là thiêng liêng hóa mục tiêu? Lấy ví dụ, một giáo viên chỉ xem nghề giáo là nghề mưu sinh, nhất định sẽ không thể nhiệt huyết bằng một giáo viên xem nghề giáo là một nghề để bồi dưỡng ra thế hệ tri thức phục vụ cho đất nước sau này.

Nghĩ xem mục tiêu của bạn đã đủ thiêng liêng hay chưa?

Thay đổi không thể đạt được trong một sớm một chiều, tính tự giác đòi hỏi sự kiên trì và cải thiện lâu dài, quá trình này tuy rất khó khăn nhưng nếu không bước đi những bước đầu tiên, chúng ta sẽ mãi dậm chân tại chỗ.

Trên đây là một vài chia sẻ, hi vọng những gợi ý này sẽ giúp bạn trở thành cao thủ trong quản lý thời gian, đón một năm mới với một tinh thần nhiệt huyết và làm việc hiệu quả hơn!