Quy tắc 1:10 : Những người thông minh đều áp dụng để làm việc vừa nhàn vừa hiệu quả

Mục đích của việc lập kế hoạch chiến lược trong một công ty là sắp xếp và thiết kế lại các hoạt động và các nguồn của công ty để tăng "vốn khứ hồi," hay sự thu hồi tiền đầu tư và làm việc trong một công ty. Mục đích của "việc lập kế hoạch chiến lược cá nhân" là giúp bạn tăng "khứ hồi sức lực" của mình, sự thu về từ vốn tinh thần, thể chất, cảm xúc và thần kinh mà bạn đã đầu tư trong cuộc đời bạn và nghề nghiệp của bạn.

Một phút bạn dành ra cho việc lập kế hoạch cho các mục tiêu, hoạt động, và thời gian của bạn trước sẽ tiết kiệm cho bạn mười phút công việc mà bạn phải thực hiện đối với những kế hoạch đó. Vì thế, sự lập kế hoạch trước một cách cẩn thận sẽ mang lại cho bạn 10 lần, một ngàn phần trăm sự đầu tư sức lực của bạn về cảm xúc, thể chất và tinh thần.

Bạn chỉ mất từ 10 đến 12 phút để lập kế hoạch một ngày cho bạn. Sự đầu tư 10 đến 12 phút này sẽ tiết kiệm cho bạn 100 đến 120 phút thực hiện. Đây là một sự gia tăng về thời gian hữu ích xấp xỉ hai giờ một ngày, hay 25% tăng về sản lượng hay khả năng thực hiện, trong ROE, từ ngày đầu tiên bạn bắt đầu lập kế hoạch trước cho một ngày.

Chìa khóa đối với năng suất cá nhân là bạn sử dụng một chiếc máy lập kế hoạch về thời gian tốt. Hầu như bất kì chiếc máy lập kế hoạch nào cũng có tác dụng nếu bạn đặt ra kỉ luật cho bản thân mình sử dụng nó như cốt lõi của hệ thống quản lý thời gian của bạn. Ngày nay, có nhiều ứng dụng, công cụ trực tuyến có thể cho phép bạn lập kế hoạch thời gian của bạn với hiệu năng lớn hơn bất cứ thời điểm nào có thể trong quá khứ.

Bắt đầu bằng một danh sách chính như là nền móng của kế hoạch thời gian của bạn. Viết ra mọi thứ mà bạn có thể nghĩ đến mà bạn sẽ cần làm trong tương lai không xác định. Khi các ý tưởng, các mục tiêu, và các trách nhiệm phát sinh, viết chúng vào danh sách chính của bạn. Đừng tin vào trí nhớ của bạn.

Lập kế hoạch mỗi tháng trước bằng cách chuyển các mục từ danh sách chính của bạn vào danh sách tháng của bạn. Điều này được làm tốt nhất vào tuần cuối cùng của mỗi tháng.

Lập kế hoạch trước cho mỗi tuần bằng cách chuyển các mục từ danh sách tháng vào danh sách tuần của bạn. Điều này được làm tốt nhất vào cuối tuần trước.

Lập kế hoạch mỗi ngày trước bằng cách chuyển các mục từ danh sách tuần của bạn vào danh sách ngày và sau đó thêm những việc cần phải làm cho ngày hôm đó. Điều này được làm tốt nhất là vào đêm hôm trước.

Lập kế hoạch cho mọi dự án, cuộc họp, và mục tiêu một cách chi tiết trước khi bạn bắt đầu. Chính hành động lập kế hoạch sẽ giúp bạn suy nghĩ tốt hơn và chính xác hơn về mọi việc bạn làm. Bạn càng suy nghĩ nhiều và lập kế hoạch cho một việc, trên giấy, bạn càng thực hiện được việc đó nhanh hơn và có hiệu quả hơn khi bạn bắt đầu.

Việc lập kế hoạch thường xuyên đảm bảo rằng bạn dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động có giá trị cao hơn. Điều này làm tăng hiệu quả và khả năng của bạn trong mọi việc bạn làm. Có lẽ nguyên tắc quan trọng nhất trong tất cả đó là bạn hãy "nghĩ trên giấy!"

Làm việc theo danh sách. Luôn viết ra những nhiệm vụ và các hoạt động của bạn trước khi bạn bắt đầu. Sử dụng danh sách này như kế hoạch chi tiết của bạn.

Làm thế nào bạn có thể áp dụng quy tắc này ngay lập tức:

1. Áp đặt một ý thức về trật tự trong cuộc sống của bạn bằng cách lập một danh sách chi tiết gồm tất cả những điều đơn lẻ mà bạn phải làm cho tương lai có thể nhìn thấy trước.

2. Phân tích danh sách của bạn một cách cẩn thận và đặt những ưu tiên lên các mục trước khi bạn bắt đầu. Đừng bao giờ để sự cám dỗ dẫn bạn đến việc giải quyết những việc nhỏ trước.

3. Đặt ra kỉ luật cho mình để chỉ thực hiện những hoạt động có tác động lớn nhất và có ảnh hưởng lớn nhất đối với cuộc sống của bạn. Thực hiện chúng một cách nhanh chóng và xuất sắc. Một khi bạn đã xây dựng được thói quen lập kế hoạch và sắp xếp các ưu tiên rồi, mức căng thẳng của bạn sẽ giảm xuống, sản lượng của bạn sẽ tăng lên, và nghề nghiệp của bạn sẽ được chắp cánh.