Quy tắc "hộp ma trận" giúp cựu tổng thống Mỹ dễ dàng đưa ra quyết định đúng đắn: Bạn cần biết phân loại nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng

Dwight Eisenhower, tổng thống Hoa Kỳ

Eisenhower là vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, người mà những người đã nghiên cứu hoặc làm việc dưới quyền ông đều biết, ông là một trong những người đứng đầu quốc gia có năng lực nhất từ trước đến nay.

Trong thời gian đương nhiệm, ông đã phát động các chương trình phát triển hệ thống "Xa lộ liên tiểu bang", ủng hộ ra mắt Internet (DARPA) và thăm dò không gian (NASA), những thành quả mà rất ít nhà lãnh đạo có thể đạt được trong một khoảng thời gian ngắn.

Vậy, làm thế nào mà ông làm được điều đó? Tất cả là nhờ chiến lược hoạt động hiệu quả nhất của ông được gọi là phương pháp Eisenhower. Đó là khuôn khổ ông đã sử dụng để đưa ra các quyết định nhanh, thông minh và ủy thác hiệu quả hơn.

Với bất kỳ nhiệm vụ hoặc quyết định nào mà Eisenhower phải làm, ông phân loại chúng thành một trong bốn hộp trong ma trận: Khẩn cấp - Quan trọng, Không Khẩn cấp - Quan trọng, Khẩn cấp - Không quan trọng và Không Khẩn cấp - Không Quan trọng. Sau đó, ông sẽ dựa theo các cấp bậc ma trận đó mà thực hiện từng nhiệm vụ sao cho phù hợp.

Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ - Dwight Eisenhower.

Ví dụ:

Hộp 1: Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng: sẽ làm ngay

- Hoàn thành thuế theo thời hạn.

- Hoàn thành danh sách dự thảo vào tuần tới.

Hộp 2: Quan trọng, nhưng không cấp bách - Sẽ lên lịch làm sau

- Lập kế hoạch hàng quý hoặc hàng năm cho doanh nghiệp

- Chăm sóc sức khoẻ của bạn

- Xây dựng mối quan hệ với những người có ảnh hưởng, tài năng và cố vấn chính

Hộp 3: Khẩn cấp, nhưng không quan trọng - Nhiệm vụ bạn sẽ ủy thác cho người khác

- Đặt vé máy bay

- Lập lịch hẹn và phỏng vấn

- Trả lời email không cần thiết

Hộp 4: Không cấp bách cũng không quan trọng - Nhiệm vụ mà bạn sẽ loại bỏ

- Lấy cà phê

- Thời gian xem Netflix

Việc lập ra khuôn khổ này không chỉ cho phép Eisenhower đưa ra những quyết định nhanh hơn mà còn giúp ông tiết kiệm được nhiều năng lượng và giữ tinh thần để làm những việc quan trọng hơn.

Để áp dụng điều này vào quá trình đưa ra quyết định hàng ngày của bạn sẽ mất một thời gian, nhưng chỉ cần xác định tầm quan trọng của việc cần ưu tiên, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn.

​Warren Buffett, giám đốc hãng Berkshire Hathaway

Hầu hết những người theo Warren Buffett đều biết, người cố vấn đầu tư của ông là Benjamin Graham. Nhưng khi nói đến quản lý hiệu quả, tỷ phú cho rằng thành công của ông là nhờ một người tên Tom Murphy.

Cùng với Buffett, Murphy là 1 trong 8 CEO được ca ngợi ở The Outsiders, một thương hiệu cổ điển được yêu thích của các nhà đầu tư. Buffett từng nói rằng, Tom Murphy và đối tác kinh doanh lâu năm của ông, Dan Burke có lẽ là sự kết hợp tuyệt vời nhất trong lĩnh vực quản lý mà thế giới từng chứng kiến hoặc có thể sẽ chứng kiến.

Buffett chia sẻ, ông và Murphy đều có chung một triết lý về quản lý phân quyền: tuyển dụng nhân sự chủ chốt cẩn thận, đẩy mạnh các quyết định tổ chức và thiết lập các nguyên tắc tổng thể.

Chỉ cần nhìn vào các con số, bạn có thể nhận thấy triết lý quản lý của Berkshire Hathaway: với hơn 360.000 nhân viên làm việc cho Berkshire, chỉ có 21 nhân viên làm việc tại trụ sở chính.

Nguyên tắc hoạt động mà Buffett tập trung chính là vòng tròn năng lực. Chia sẻ về cách sử dụng thời gian của mình, Buffett nói, một nửa thời gian của ông chỉ ngồi và đọc, phần còn lại dành cho việc nói chuyện trên điện thoại hoặc những cá nhân có năng khiếu nhất định trong một lĩnh vực nào đó.

Buffett hiểu rằng, vòng tròn năng lực của ông không phải là hoạt động của một CEO mà là tìm kiếm cơ hội và phân bổ vốn. Nói cách khác, ông chỉ tập trung vào những điều ông giỏi hơn bất cứ ai.

Đây không chỉ là khuôn khổ mà ông sử dụng để ủy thác mà còn để đầu tư. Quan trọng hơn, Buffett nhận thấy ông còn thiếu sót trong nhiều lĩnh vực, đó là lý do tại sao ông dành nhiều thời gian nói chuyện với các cố vấn đáng tin cậy và những chuyên gia.

Hãy suy nghĩ về cách bạn hoạt động trong ngày hôm nay. Bạn có đang dành quá nhiều thời gian cho một hoạt động mang lại ít hiệu quả? Nếu hoạt động đó có ảnh hưởng lớn thì liệu nó có phù hợp với năng lực cốt lõi của bạn không? Tìm được câu trả lời đồng nghĩa với việc, bạn đã tìm được hướng để quản lý thời gian hợp lý.