Sổ BHXH giấy sẽ bị "khai tử" từ 2026?

Theo Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội, số 41/2024/QH15, sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) sẽ được cấp thành 2 bản: bản điện tử và bản giấy. Theo đó, giá trị pháp lý của 2 loại BHXH này là như nhau.

Bên cạnh đó, tại khoản 2 Điều luật này còn quy định, chậm nhất là ngày 1/1/2026, thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử; sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm xã hội yêu cầu.

Như vậy, từ 1/1/2026 sẽ bắt đầu thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử cho người tham gia bảo hiểm xã hội. Còn sổ giấy sẽ chỉ được cấp khi người lao động yêu cầu.

Và khi Sổ bảo hiểm xã hội giấy bị khai tử, tất cả các dữ liệu, thông tin nhân thân cơ bản của người lao động ghi nhận việc đóng, hưởng và giải quyết chế độ đều sẽ được cập nhật chính xác, kịp thời, đối chiếu thông tin và quản lý theo quy định.

Người dân hoàn toàn có thể sử dụng Sổ bảo hiểm điện tử thay thế cho bản giấy khi cần xuất trình trong các thủ tục hành chính bởi bản điện tử và bản giấy đều có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành ngang nhau theo quy định.

Làm thế nào để tra cứu mã số bảo hiểm xã hội?

Theo Điều 2 của Quyết định 595/QĐ-BHXH, mã số BHXH có thể tra cứu được trên sổ BHXH, trên thẻ Bảo hiểm y tế (BHYT) hoặc tra cứu online. Theo đó:

- Tại sổ BHXH: Người lao động có thể tra cứu mã số được in ngay dưới tên người lao động tại bìa sổ BHXH.

- Tại thẻ BHYT:

Trường hợp người lao động đang dùng thẻ BHYT mẫu cũ cấp trước 1/4/2021: Mã số là 10 số cuối ô thứ 4 trên thẻ BHYT.

Trường hợp người lao động đang dùng thẻ BHYT mẫu mới từ ngày 1/4/2021: Mã số là 10 ký tự thể hiện mã số thẻ BHYT.

- Tra cứu online trên Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam.

- Tra cứu thông qua ứng dụng VssID.

Nếu không thạo các thao tác tra cứu online, người lao động có thể nhờ người thân, bạn bè tra cứu hộ bằng một trong 2 cách:

Cách 1. Tra cứu trực tuyến trên Website của BHXH Việt Nam thông qua link: https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx

Cách 2. Tra cứu thông qua tính năng tra cứu mã số BHXH bên trong tài khoản VssID của bạn bè hoặc người thân.

Tra cứu số BHXH nhưng thấy 2 số khác nhau, lấy số nào?

Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, mỗi người lao động chỉ có một mã số BHXH duy nhất. Tuy nhiên, việc thay đổi nơi làm việc hoặc nơi ở, thay đổi thông tin giấy tờ tùy thân (từ CMND sang CCCD mã vạch sang CCCD gắn chip…) đã dẫn tới việc một người có trên 02 mã BHXH khác nhau.

Trong trường hợp này, người lao động không được tùy chọn một trong các mã số BHXH mà buộc phải làm thủ tục gộp sổ BHXH để được ghi nhận toàn bộ thời gian đóng cho 01 mã số BHXH duy nhất.

Người lao động có thể nhờ doanh nghiệp nơi đang làm việc hoặc tự mình thực hiện việc gộp sổ. Theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện như sau:

* Hồ sơ cần chuẩn bị:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (theo Mẫu TK1-TS).

- Các sổ BHXH đề nghị gộp.

* Quy trình, thủ tục:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH thông qua 03 hình thức:

- Nộp online qua Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam/tổ chức I-VAN/Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

- Qua bưu điện.

- Tới trực tiếp cơ quan BHXH để nộp.

Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết trong thời gian không quá 10 ngày kể từ ngày xác nhận hồ sơ hợp lệ.

Bước 3: Người lao động nhận kết quả giải quyết thủ tục gộp sổ.