Tăng năng suất làm việc thật ra rất dễ, hãy cứ nghỉ ngơi đi!

Mọi người đều muốn làm việc hiệu quả, tăng năng suất công việc. Nhưng cụ thể hơn, "năng suất" mà ta đang nói đến là gì? Một trong những biểu hiện dễ kể nhất là việc kiểm tra email phải trả lời, sắp xếp lịch buổi họp, hoàn thành các deadlines… Nhưng có thật là chỉ cần thực hiện những công việc này là bạn đã đến gần hơn với mục tiêu của bản thân?

Một cách giải thích cho "năng suất" là tập trung toàn bộ tâm trí cho từng hoạt động và thực hiện những hành động hoàn thành công việc đó. Nói cách khác, "năng suất" có thể hiểu ngắn gọn là làm việc có chủ đích.

Bạn càng cố gắng hiểu được bản chất của sự vật, công việc mình làm thông qua việc suy nghĩ, trao đổi, bạn sẽ cảm thấy thoải mái và dễ dàng thực hiện từng bước một hoàn thành để hoàn thiện chúng.

Xác định rõ công việc mỗi ngày 

Bước đầu tiên để cải thiện vấn đề này là phân biệt những việc gì đem lại kết quả thực sự và việc gì chỉ khiến bạn bận rộn. Nhìn lại trong khoảng thời gian vừa rồi bạn đã lập kế hoạch như thế nào và thực tế bây giờ ra sao.

Khó có thể biết làm bao nhiêu là đủ cho một ngày. Nhiều người đã trải qua cảm giác trả lời trăm cái email và gọi chục cuộc điện thoại, trong khi không tạo nên thay đổi hay tiến triển gì đáng kể. Tệ hơn là việc này lặp lại hết từ ngày này sáng ngày khác.

Chúng ta luôn cảm thấy có nghĩa vụ phải trả lời những email không có nội dung cụ thể hay đem lại lợi ích gì. Hay chạy xô tới các cuộc họp có vẻ quan trọng nhưng rồi kết quả chẳng thấy đâu.

Bước đầu tiên để cải thiện vấn đề này là phân biệt những việc gì đem lại kết quả thực sự và việc gì chỉ khiến bạn bận rộn. Nhìn lại trong khoảng thời gian vừa rồi bạn đã lập kế hoạch như thế nào và thực tế bây giờ ra sao.

Khi xem lại cách sử dụng và phân bổ thời gian, bạn sẽ nhận ra sự khác biệt giữa kế hoạch và thực tế. Thay vì đánh giá sự năng suất thông qua số giờ hoàn thành các đầu việc, hãy dồn hết sự chú ý vào từng việc. Viết ra mục tiêu cụ thể mỗi lần làm việc, hỏi cấp trên để giải đáp hết các vướng mắc, dành ra vài phút để sắp xếp cách làm việc diễn ra trôi chảy.

Xác định rõ mục đích các buổi họp 

Bạn nghĩ sao khi một cuộc họp đáng ra chỉ mất 15 phút những kéo dài cả tiếng đồng hồ? Tại sao phải tốn thời gian ngồi nhìn nhau thay vì đi về bàn làm việc?

Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là không xác định rõ mục đích của buổi họp mặt. Mỗi người đếu có vấn đề riêng cần giải quyết: người thì muốn báo cáo nhanh tình hình, người muốn được giải đáp thắc mắc, người thì chờ bộ phận khác cung cấp thông tin,…Vậy là, như một nồi lẩu thập cẩm, mọi người ngao ngán chờ nhau bàn bạc thay vì tổ chức các cuộc họp riêng từng bên.

Trước khi mở hay tham gia một cuộc họp, hãy tự đặt ra những câu hỏi: "Mục đích buổi họp hôm nay là gì?",  "Những việc gì cần giải quyết ngày hôm nay?", "Nếu bạn cần biết thêm thông tin, cụ thể là gì?",…

Dĩ nhiên là bạn sẽ phải truyền tải những câu hỏi trên theo cách khéo léo, mềm mỏng hơn nhưng nội dung cốt yếu như trên vẫn phải được thông qua.

Trước mỗi buổi họp, thông báo với mọi người mục tiêu cần đạt và kiểm tra lại những mục đã giải quyết vào cuối buổi.

Xác định rõ thời gian nghỉ ngơi 

Hãy thiết kế khung giờ nói "không" với thiết bị điện tử, tắt hết máy tính, thông báo điện thoại và dành thời gian cho bản thân. Nghe thì có vẻ không liên quan đến năng suất công việc, nhưng nhờ nó mà bạn sẽ được "sạc pin" và làm việc hiệu quả hơn nhiều.

Bộ não con người làm việc hiệu quả hơn rất nhiều khi biết nghỉ ngơi điều độ. Ý tưởng xuất hiện vào lúc bất ngờ nhất, có thể là lúc chạy bộ trong công viên, làm việc nhà, khi mà tâm trí bạn không còn chú ý đến.

Thậm chí sự trì hoãn có thể là công cụ đắc lực giúp bạn trở nên sáng tạo hơn, nhưng chỉ trong trường hợp bạn biết cách sử dụng. Hãy thiết kế khung giờ nói "không" với thiết bị điện tử, tắt hết máy tính, thông báo điện thoại và dành thời gian cho bản thân. Nghe thì có vẻ không liên quan đến năng suất công việc, nhưng nhờ nó mà bạn sẽ được "sạc pin" và làm việc hiệu quả hơn nhiều.

Thay vì cứ ngồi trước màn hình suốt ngày và bí ý tưởng, hãy cầm một cuốn sổ và chiếc bút bên mình và ghi lại những suy nghĩ bất chợt nảy ra. Tâm trí bạn có những cách giải quyết vấn đề đơn giản mà hữu hiệu trong trạng thái vô thức, nên hãy tận dụng những khoảnh khắc ấy, biết đâu bạn sẽ sử dụng chúng sau này.

Chúng ta đang sống trong một thế giới bận rộn và vội vã, lúc nào cũng bao quanh bởi những câu hỏi: "Bao lâu?", "Bao giờ?",… mà quên mất rằng ý nghĩa và vẻ đẹp của cuộc sống. Vì vậy, hãy tạm dừng lại và xem xét lại cả quá trình và mục đích của mình. 

* Theo Fast Company