Thời gian là thứ công bằng nhất trên đời, ai biết tối ưu hoá 24 giờ mỗi ngày để làm được nhiều việc hơn người đó sẽ thành công trong cuộc sống

Hãy cùng xem chia sẻ của tác giả Kabir Sehgal được chia sẻ trên tạp chí HBR, biết đâu nó là thứ bạn kiếm tìm bấy lâu nay.

Mỗi khi tôi cần làm xong thứ gì đó nhanh, tôi luôn sử dụng 3 kĩ năng quản lý thời gian để tối ưu hoá thời gian rảnh cũng như giúp bản thân tập trung hơn. Ví dụ điển hình, khi tôi trở về nhà sau đợt nhập ngũ năm ngoái, tôi phải nhanh chóng chấn chỉnh lại bản thân để phù hợp hơn với nhóm trên công ty, hoàn thành các chỉ tiêu mà sếp đề ra.

Cùng lúc, công việc tay trái là một nhà sản xuất âm nhạc cũng bắt đầu gọi tên tôi. Tôi có quá ít thời gian để tập trung cho nó và có thể sẽ phải chờ tới vài tháng để có thể bắt tay vào làm việc với studio hay các nhạc công.

Thế nhưng, chỉ trong 2 tháng, tôi đã biến điều không thể thành có thể, vừa hoàn thành hết công việc trên công ty với kết quả tốt, tôi lại vừa hoàn thiện được bản thu của 25 nhạc công cùng ca sĩ. Đây là những cách mà tôi đã sử dụng để làm được điều đó:

Tham gia một chế độ "kiêng"

Việc đầu tiên tôi làm là tắt thông báo các website hay xem trên máy tính, chặn website mới trên cả laptop lẫn điện thoại; xoá ứng dụng Facebook, Twitter, LinkedIn trên điện thoại; tránh né mọi sạp báo tôi gặp trên đường đi làm. Tôi thậm chí còn tránh tất cả những cuộc đối thoại, về cơ bản, tôi tham gia một chế độ ăn kiêng nhưng thứ bị kiêng ở đây là những thứ tiêu tốn thời gian.

Thay vào đó tôi tập trung cao độ vào phần thu âm cho band nhạc, trong dự án đó tôi phải chơi bass và đã gần 1 năm rồi tôi chưa đụng tới đàn.

Trung bình, mỗi ngày tôi dành ra ít nhất 2 tiếng để đọc tin tức mới trên Internet. Mỗi tuần 16 tiếng và mỗi tháng 64 tiếng, khoảng thời gian dư thừa để tôi tập lại nhạc cụ. Tất nhiên, khoảng thời gian này được tôi sử dụng để mài ngón tay trên những phím đàn, chuẩn bị thật kĩ cho buổi thu sắp tới, viết thêm một vài câu, đoạn cho bản thu thêm hấp dẫn. Nếu biết chơi đàn bạn sẽ hiểu, chỉ một thời gian ngắn thôi không tập, tay bạn sẽ không còn "tốt" như lúc tập đều.

Với khoảng thời gian được sắp xếp kia, không những tôi hoàn thành buổi thu, những đoạn mình viết ăn khớp mà ngón tay tôi còn sẵn sàng cho những bài tập phức tạp hơn.

Mặc dù trong thời đại này, thông tin là thứ có giá trị rất cao, người có thông tin sẽ là người uyên bác hơn cả. Thế nhưng, bằng việc không xem tin tức mới, tôi có thể tập trung vào những công việc tôi thích, những thứ có thể thay đổi cuộc đời mình.

Ít để ý điện thoại hơn

Sau khi loại bỏ thói quen đọc báo, tôi vẫn thường xuyên lôi điện thoại ra xem email, tin nhắn hay những cuộc gọi lỡ. Thậm chí trong một buổi họp mặt khách hàng, tôi vẫn lôi điện thoại ra kiểm tra xem có gì mới không. Sử dụng điện thoại quá nhiều khiến tôi mất tập trung trong giờ họp, làm giảm hiệu quả làm việc, khiến tôi mất định hướng về những gì mình cần làm.

Và đối với tôi, cách thức để tránh xa điện thoại chính là chuyển màn hình sang chế độ đen trắng. Các điện thoại đời mới đều làm được, nếu muốn thử bạn hãy tìm Google để có câu trả lời. Quay lại phần trước, khi chuyển màn hình sang đen trắng, nhu cầu kiểm tra điện thoại của tôi giảm dần.

Màu sắc không còn nữa khiến tôi cũng chẳng mấy hứng thú khi nhìn vào màn hình. Ngày qua ngày, tôi bắt đầu xem điện thoại ít hơn, tập trung hơn vào công việc và có rất nhiều ý tưởng mới.

Email có thể để trễ

Nếu như bạn chưa biết, bạn không cần phải trả lời email ngay khi người kia vừa mới gửi. Bằng cách gửi đi email trễ hơn, bạn có thể thay đổi nhịp trò chuyện, không rơi vào vòng xoáy "chat chít" bằng email. Khoảng thời gian dài hơn cũng giúp bạn suy nghĩ nội dung email sao cho toàn diện nhất.

Trước khi tới phòng thu, tôi chuẩn bị sẵn cả tá email gửi cho khách hàng. Nhưng tôi không gửi chúng cùng lúc, hẹn giờ để người nhận nhận nó vào khoảng thời gian cách nhau, phù hợp với từng người.

Hòm email của bạn cũng giống với một danh sách nhắc việc được người khác định cho bạn. Đừng để nó khiến bạn xao nhãng cả ngày, nếu có ai đó cần kết nối lập tức với bạn, họ có thể gọi điện thoại hoặc gặp mặt mà, đúng không nào?

Với 3 cách tiết kiệm thời gian bên trên, bạn sẽ nhận thấy mình có rất nhiều thời gian rảnh để làm những công việc quan trọng khác nhau. Một khi đã hoàn thành xong, bạn có thể quay lại cuộc sống "ăn chơi nhảy múa" ngày nào, chuyển điện thoại về màn hình màu và lướt Facebook cả ngày. Nhưng, một khi có việc quan trọng tới, hãy lại áp dụng 3 cách thức trên để hoàn thiện công việc nhanh hơn, hiệu quả hơn và tập trung hết mức.