Thứ Hai là ngày tồi tệ nhất để sắp xếp các cuộc họp nhưng nghiên cứu khoa học chỉ ra thời điểm và cách tốt nhất để làm điều đó

Thành thật mà nói: Hầu hết mọi người không thích các cuộc họp - chúng quá dài, quá nhàm chán, quá thường xuyên và quá thường xuyên không cho ra được nhiều kết quả tối ưu. Không có gì lạ khi nhiều người chỉ có mặt rồi tắt tiếng cuộc gọi hội nghị và sau đó chuyển sang check các email của mình.

Nếu không phải bây giờ, thì là khi nào?

Các nhà nghiên cứu gợi ý rằng vấn đề thực sự của các cuộc họp là chúng thường được sắp xếp vào ngày và giờ tồi tệ nhất: sáng Thứ Hai.

Công bằng mà nói, dù sao thì cũng có lý khá chính đáng rằng tại sao rất nhiều người trong chúng ta làm điều đó, đơn giản vì đó là ngày bắt đầu tuần mới. Bắt đầu những kế hoạch mới vào đầu tuần mới? Quá hoàn hảo!

Tuy nhiên, Lynn Taylor, tác giả của cuốn Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job" lại lập luận rằng nhân viên làm việc hiệu quả nhất vào sáng thứ Hai, vì vậy điều quan trọng là không khiến họ mất tập trung vì phải tham gia vào các cuộc họp. Cô nói: "Bởi vì bạn đã có một thời gian nghỉ tử tế trước đó nên những buổi sáng đầu tuần luôn là đáng nhớ nhất so với những ngày còn lại trong tuần".

Hơn nữa, nhân viên cũng có khả năng không có mặt tại văn phòng vào các ngày thứ Hai, vì vậy bất kỳ cuộc họp nào được lên lịch vào ngày hôm đó cũng có thể không có nhiều thứ để bàn.

Theo một nghiên cứu được thực hiện bởi YouCanBookMe, một công ty quản lý và sắp xếp lịch trình có trụ sở tại Vương quốc Anh, thời gian tối ưu nhất để lên lịch cho một cuộc họp là vào lúc 2:30 chiều Thứ Ba. Không quá sớm vào buổi sáng và quá muộn trong tuần. Nhóm đã phân tích dữ liệu từ hơn hai triệu phản hồi cho 530.000 lời mời họp.

Nếu bạn không thể lên lịch họp vào các ngày Thứ Ba lúc 2:30 chiều, vậy thì, các cuộc họp giữa buổi chiều và giữa tuần là lý tưởng nhất.

"Cái gì" quan trọng hơn "khi nào"

Thời gian là thứ quý giá nhất đối với tất cả chúng ta. Đó là lý do tại sao các CEO và nhà lãnh đạo doanh nghiệp thành công nhất luôn lấy cách tiếp cận "B.L.U.F." (từ dưới lên trước) khi nói đến các cuộc họp. B.L.U.F. về cơ bản là "tập trung vào những gì cần phải làm, ai sẽ làm điều đó và khi nào".

Dưới đây là cách sử dụng hiệu quả phương pháp này nếu bạn muốn tối ưu hóa các cuộc họp của mình:

1. Quyết định cuộc họp sẽ thuộc thể loại nào

Thể loại "Thông tin": đưa ra thông báo hoặc cập nhật cho nhóm về một chủ đề. Mục đích là để đảm bảo rằng tất cả mọi người đều biết việc và làm theo một hướng.

Thể loại "Ra quyết định": thiên về việc tìm ra những hành động mà mọi người cần thực hiện. Nó hiệu quả nhất khi được thực hiện trong các nhóm nhỏ (khi nhóm bạn có nhiều hơn ba đến năm người, rất khó để đưa ra quyết định).

Thể loại "Khám phá": Đây là cuộc họp hoàn hảo để thảo luận các vấn đề và các giải pháp tiềm năng.

Thể loại "Động não": Đây là nơi dành cho những ý tưởng sáng tạo và bay bổng. Đối với những buổi họp kiểu này, khuyến khích mọi người nên đi ra khỏi vùng an toàn và thói quen của họ. Có nhiều người tham gia hơn có nghĩa là nhiều cơ hội để mọi người chia sẻ ý tưởng cho nhau hơn, đó là một điều tốt.

2. Quy tắc 45 phút

Nửa giờ là quá ngắn khi bạn dành năm đến bảy phút đầu tiên để nói những thứ râu ria. Cuộc họp kéo dài một giờ có thể khiến mọi người dần dần trùng xuống. 45 phút thường là khoảng thời gian hoàn hảo. Trong thời gian đó, hãy tìm kiếm những giải pháp đúng 80% và có thể thực thi 100% so với những cái khác.

3. Hãy gửi trước tài liệu

Nếu bạn đã có tài liệu chuẩn bị cho cuộc họp, hãy đưa trước cho mọi người một hoặc hai ngày để họ xem trước. Tới cuộc họp rồi mới lật qua lật lại với nhau là rất lãng phí thời gian.

4. Mở với mục đích, đóng bằng hành động

Hãy kết thúc cuộc họp bằng một kế hoạch hành động. Trước khi họ bước ra khỏi cánh cửa đó hoặc ngắt kết nối khỏi cuộc gọi hội nghị, mọi người phải biết họ sẽ phải làm gì và thời gian hoàn thành là khi nào.

5. Nó có cần thiết phải là một cuộc họp?

Nếu bạn chỉ cần tìm hiểu sâu về những gì đang thực sự diễn ra, thì không cần thiết phải gọi đó là "cuộc họp". Đối với các vấn đề khẩn cấp, bạn nên ghé qua văn phòng của ai đó (hoặc gọi cho họ) mà không báo trước. Bằng cách này, bạn sẽ thấy rằng họ ít đề phòng hơn và có nhiều khả năng nói với bạn những điều chưa được lên kịch bản và chưa hiểu hơn.

Tác giả của bài viết là Gary Burnison, Giám đốc điều hành của Korn Ferry, một công ty tư vấn toàn cầu chuyên giúp các công ty lựa chọn và thuê những nhân tài tốt nhất. Cuốn sách mới nhất của anh ấy, một cuốn sách bán chạy nhất của New York Times, "Lose the Resume, Land the Job", chia sẻ cách nói chuyện thẳng thắn mà không ai - không phải là vợ/chồng, đối tác, người cố vấn hay bất kỳ ai khác - sẽ nói với bạn.