Tổ chức giao tiếp nội bộ trong các doanh nghiệp chuỗi hàng nghìn nhân sự

Giao tiếp nội bộ là một "mắt xích" đảm bảo sự vận hành hiệu quả của mỗi doanh nghiệp. Giao tiếp trôi chảy hỗ trợ xây dựng văn hóa doanh nghiệp và hoàn thành các mục tiêu chung.

Tuy nhiên, triển khai giao tiếp nội bộ không đơn giản với doanh nghiệp ở mọi quy mô. Ở doanh nghiệp có hàng ngàn nhân sự, bài toán này càng đòi hỏi sự tính toán kỹ lưỡng từ các nhà quản trị. Với lượng nhân sự lớn, các vấn đề trong giao tiếp như "loạn" ứng dụng chat, khó tìm đầu mối khi có công việc liên phòng ban, thông tin "tam sao thất bản"... xuất hiện.

Để có hướng triển khai phù hợp, các doanh nghiệp nên học hỏi các kinh nghiệm tổ chức giao tiếp nội bộ ở các tổ chức có quy mô tương đương và linh hoạt xây dựng giải pháp cho mình. Hợp tác với gần 700 doanh nghiệp Việt, trong đó các các doanh nghiệp lớn như BIDV, YODY, Droppi và 30 Shine, ông Hà Trung Kiên - CEO của GapoWork chia sẻ ba giải pháp cơ bản giúp các doanh nghiệp tổ chức giao tiếp hiệu quả trong thời đại 4.0.

Quy hoạch hệ thống thông tin và luồng giao tiếp nội bộ

Với giải pháp này, trước tiên, các doanh nghiệp cần đánh giá toàn cảnh hiện trạng giao tiếp của đội ngũ: các nội dung và kênh trao đổi, các chủ đề nóng hoặc thu hút nhiều nhân sự tham gia,... Đánh giá toàn cảnh giúp doanh nghiệp hiểu rõ các "điểm tối" hiện có, thiết lập mục tiêu và đưa ra định hướng để xây dựng môi trường giao tiếp hiệu quả giữa các nhân sự.

Tại GapoWork, các chuyên gia tư vấn triển khai đã hỗ trợ nhiều doanh nghiệp thiết lập các hệ thống tài nguyên và luồng giao tiếp để triển khai các hoạt động truyền thông hiệu quả.

Ví dụ cụ thể là F88 có hệ thống nhóm cộng tác được chia theo mục tiêu: nhóm chia sẻ chương trình bán hàng, nhóm hỏi đáp về cơ chế - chính sách, nhóm hội nhập nhân sự mới,... Hay, với chuỗi dịch vụ ăn uống Aladdin, sơ đồ tổ chức được quy hoạch ngay từ đầu, giúp nhân sự nhanh chóng tìm thấy các đầu mối liên quan để cộng tác.

Chuẩn hóa hệ thống thông tin để đảm bảo giao tiếp thông suốt

Đồng thời, các tài liệu chung như thông tin giới thiệu doanh nghiệp, giới thiệu năng lực và các sản phẩm dịch vụ cần được chuẩn hóa trên toàn hệ thống. Tài liệu này là nền tảng định hướng hoạt động truyền thông nội bộ và cách từng nhân sự truyền thông ra bên ngoài.

Thúc đẩy tương tác hai chiều

Các doanh nghiệp có quy mô lớn thường gặp khó trong việc truyền tin và nhận phản hồi từ nhân sự do thông tin phải đi qua nhiều cấp. Truyền thông một chiều khiến các nhà quản trị khó có cái nhìn tổng quan và tối ưu tài nguyên "tri thức" trong doanh nghiệp. Vì thế, doanh nghiệp xây dựng bộ quy tắc giao tiếp trong doanh nghiệp hướng tới tối đa hóa giao tiếp hai chiều. 

Các hoạt động giao tiếp hai chiều cần sự tiên phong của các lãnh đạo. Những buổi đối thoại mở hay các cuộc họp ngắn hàng tuần giữa nhân viên và lãnh đạo chính là cơ hội để bạn trực tiếp nắm bắt nguyện vọng và giải quyết khúc mắc hiện có trong đội ngũ nhân sự. 

Theo ông Kiên, GapoWork cũng đang thúc đẩy giao tiếp hai chiều trong nội bộ bằng công nghệ "nhà làm". "Với các tính năng như khảo sát, hỏi đáp, ghi nhận cùng các hoạt động như cuộc thi, minigame trên chính nền tảng của mình, các nhân sự của GapoWork được khuyến khích đóng góp ý tưởng và chia sẻ thẳng thắn những kinh nghiệm của bản thân. Giao tiếp hai chiều giúp chính đội ngũ ngày càng cải tiến sản phẩm của mình." - ông Kiên chia sẻ.

Ứng dụng công nghệ 

Ông Kiên cho biết các công nghệ mới như AI và Big Data hỗ trợ xây dựng môi trường giao tiếp chung cho hàng chục ngàn nhân sự. Các doanh nghiệp có thể ưu tiên lựa chọn ứng dụng tích hợp nhiều chức năng hỗ trợ công việc để tiết kiệm chi phí và tối ưu thời gian làm việc. Với các ứng dụng này, các nhân sự có tài khoản số với thông tin phòng ban, chuyên môn cụ thể và mặc định kết nối với mọi thành viên trong doanh nghiệp.

Hàng ngàn nhân sự ở mọi nơi được kết nối thông qua GapoWork

Công nghệ giúp khoảng cách trong doanh nghiệp dần được thu hẹp khi các nhân sự được khuyến khích tương tác trên không gian chung và cảm thấy mình "thuộc về" một cộng đồng sinh động, hiệu quả.

Theo ông Kiên, không chỉ các doanh nghiệp Việt, các doanh nghiệp lớn trên thế giới như Google, Facebook là minh chứng hiệu quả từ việc tổ chức giao tiếp nội bộ thành công. Giao tiếp nội bộ thông suốt là nền tảng xây dựng doanh nghiệp bền vững, nhanh chóng thích ứng và vượt qua các thách thức từ thị trường.