Vlogger Giang ơi chia sẻ về văn hóa email: "Đừng viết Dear anh/chị và tuyệt đối không ghi sai điều này"

Bài viết của Giang ơi thu hút 16k lượt bấm yêu thích, 6k lượt chia sẻ và hàng trăm bình luận. Số đông cho rằng, những chia sẻ của cô thực sự hữu ích, trong thời buổi, một ngày có người phải nhận hàng trăm cái mail: 

VĂN HOÁ EMAIL

Để ý thấy ở trường học, ít nơi nào học sinh, sinh viên được học cách viết một cái email tốt. 

Email hoàn toàn khác với tin nhắn, nên không được viết email như viết tin nhắn. Một cái email nếu không thể thanh lịch thì cũng phải hiệu quả. Nếu không thể hiệu quả, thì tối thiểu là phải đúng mực. 

Hoàn hảo nhất là khi email ta viết ra vừa đúng mực, lại giải quyết vấn đề một cách hiệu quả, đã thế câu chữ lại còn thanh lịch, duyên dáng. 

Hôm nay ngày thứ tư, vậy là có lẽ mọi người cũng vừa trải qua 3 ngày đầu tuần liên tục email qua lại. Vậy giờ nghỉ trưa mình cũng có hứng viết về nét văn hoá rất đặc thù nhưng lại vô cùng thân quen này, tiện thể gợi ý luôn một số công thức email cơ bản, ai cần có thể lưu lại xài.

Theo Giang ơi, ít nơi nào học sinh, sinh viên được học cách viết một cái email tốt.

1. ĐỐI VỚI EMAIL LẦN ĐẦU GỬI CHO NGƯỜI KHÁC XIN THAM KHẢO MẪU SAU:

Chủ đề email: "Về việc (nêu ra công việc cụ thể nhưng ngắn gọn thôi)"

Chào chị A, (ghi tên cụ thể chứ đừng Dear anh/chị, và tuyệt đối không ghi sai tên người nhận)

Em là ... đến từ (cơ quan/đoàn thể tương ứng). Em có được email này của chị do anh B bên công ty C giới thiệu (nêu ra hoàn cảnh có được thông tin liên lạc hoặc gợi nhắc người ta về dịp đã được gặp nay email liên hệ nói chuyện thêm). Em viết email này để (nêu ra công việc cần thảo luận, cụ thể hơn phần email title nhưng đừng có trình bày hết một cục chữ dày đặc ở đoạn này).

(Chấm, xuống dòng, sang ý khác. Mỗi đoạn một ý ngắn gọn thôi.) 

Về việc A, ....

Về vấn đề B, ...

Tuy nhiên, một khúc mắc có thể xảy ra là ...

Vì vậy, em đề xuất mình có thể ...

Bước tiếp theo, mong chị gửi em... . Nếu cần thêm thông tin, chị cứ nói với em hoặc có gì gấp chị có thể gọi em/trợ lý của em tại... (thêm một kênh liên lạc khác nhanh chóng hơn)

Mong sớm nhận được phản hồi của chị.

Cảm ơn chị,

(Tên)

2. ĐỐI VỚI EMAIL TRẢ LỜI NGƯỜI KHÁC:

Gửi chị A,

Cảm ơn email của chị. Về các vấn đề mà chị đưa ra, em xin phản hồi như sau:

Về việc X, ...

Về việc Y, ...

Để em có thể tiến hành ..., xin chị phản hồi giúp em một số điểm như sau:

1. Câu hỏi

2. Câu hỏi

Sau khi nhận được những thông tin trên từ chị, bước tiếp theo của em sẽ là ...

Mong nhận được phản hồi của chị trước ngày ... để kịp tiến hành ... đúng hạn.

Email này có cc anh B và bạn C đến từ phòng ban ... để trả lời cho chị về vấn đề X nếu chị có thêm yêu cầu. Cảm ơn chị.

Thân gửi,

(Tên)

3. ĐỐI VỚI EMAIL DẠNG FOLLOW-UP:

Gửi chị A,

Em là ... ở bên (cơ quan đoàn thể tương ứng). Em gửi chị email này xin được follow-up về việc ...

Em cần chị phản hồi giúp em về vấn đề ... và gửi cho em ... để có thể tiến hành ... trước ngày xx/xx

Email trước em đã forward phía dưới để chị tiện xem lại. File đính kèm trong email này là giấy tờ X, Y và Z.

Mong sớm nhận được phản hồi của chị.

Cảm ơn chị,

(Tên)

4. CHECK LIST ĐỂ DÒ LẠI EMAIL TRƯỚC KHI GỬI:

- Email đã giải quyết hay nêu ra được vấn đề chính một cách rõ ràng chưa?

- Đã đưa ra cho người nhận yêu cầu hành động cụ thể cho bước tiếp theo chưa?

- Tên mọi người đã đúng chưa?

- Còn ai có trong phần cc nhưng chưa được giới thiệu?

- File cần đính kèm đã đủ VÀ ĐÚNG FILE chưa?

- Nếu có đoạn nào buộc phải copy & paste, format chữ trong email đã được chỉnh sửa cho đồng nhất từ đầu đến cuối chưa?

- Còn lỗi chính tả nào không?

- Nếu đang nói đến vấn đề căng thẳng, có đoạn nào mình viết bị tập trung vào cảm xúc hay đổ lỗi mà chưa đưa ra được giải pháp?

Tạm vậy đã, mình tin rằng còn nhiều lưu ý nữa nhưng hôm sau nhớ ra thì viết tiếp. 

Chúc tất cả các bạn càng ngày càng viết ra những chiếc email đúng mực, hiệu quả và thanh lịch hơn!

Nguồn: Giang ơi