Bận rộn cả ngày mà vẫn thấy làm việc không hiệu quả, bạn đang thiếu kỹ năng quan trọng này

Tổng thống Eisenhower phân loại công việc thành 4 kiểu theo nguyên tắc khẩn cấp: công việc quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, không quan trọng nhưng khẩn cấp, không quan trọng và không khẩn cấp.

Người thông minh nên biết cách phân chia công việc thành 4 loại theo nguyên tắc khẩn cấp trên. Những công việc quan trọng và khẩn cấp thì cần phải ưu tiên giải quyết trước để không mất nhiều thời gian mà vẫn hoàn thành được tất cả công việc hiệu quả.

Ví dụ như, cựu tổng thống Barack Obama khi đương nhiệm vô cùng bận rộn nhưng ông vẫn dành thời gian tập thể dục mỗi ngày. Đó là nhờ thói quen sắp xếp thời gian linh hoạt của vị tổng thống này: “Tôi thường dành ra một chút thời gian để tập thể dục tại phòng gym hoặc đi dạo quanh khuôn viên. Điều này giúp tôi nạp lại năng lượng, chuẩn bị cho một ngày làm việc”, ông Obama chia sẻ trên WebMD.

Trong khi đó, nhà tâm lý học hành vi James Clear phân tích rằng con người thường đổ lỗi cho việc không đạt được năng xuất tối đa là do không có đủ thời gian. Hoặc khi bù đầu trong công việc nhưng không thể xử lý hiệu quả việc nào thì lại tự nhủ bận rộn cũng tốt, sẽ cố thức muộn hơn để làm việc … Đó không phải là người làm việc thông minh. Để không "vật vã" vì công việc chiếm quá nhiều thời gian, hãy học cách quản lý thời gian: biết việc nào nên làm trước và việc nào có thể làm sau.

Công việc khẩn cấp và quan trọng

Những công việc khẩn cấp có thể phát sinh trong trường hợp bất ngờ nhưng buộc phải hoàn thành nhanh nhất. Hãy lên kế hoạch để giải quyết công việc mang tính khẩn cấp và quan trọng đầu tiên để không gặp áp lực khi đến gần thời hạn. Bên cạnh đó, một khi đã có thói quen làm những công việc khẩn cấp trước, bạn sẽ có động lực hoàn thành công việc nhanh hơn và sẽ dư thừa quỹ thời gian cho việc khác.

Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp

Không có tính khẩn cấp nhưng những công việc quan trọng vẫn cần phải hoàn thành để phát triển sự nghiệp cá nhân. Nếu công việc quan trọng được hoàn thành đúng thời hạn thì sẽ không trở thành việc cấp bách, không gây áp lực và căng thẳng. Có nghĩa là không bắt buộc phải ưu tiên nhưng nên dành nhiều thời gian để thực hiện những nhiệm vụ đó. Bởi đó là những công việc thực sự có ý nghĩa, đem lại lợi ích.

Một ví dụ đơn giản về công việc quan trọng cuộc sống chính là tập thể dục. Nó không phải việc cấp bách nhưng quan trọng để giữ gìn sức khỏe. Tập thể dục cần một quá trình lâu dài và sự kiên trì để thấy được thành quả chứ không phải là công việc có thể hoàn thành trong một ngày. Vì thế phải lên kế hoạch dành thời gian cho việc tập thể dục như thế nào, trong bao lâu, bắt đầu vào thời điểm nào là tốt nhất.

Hoặc việc duy trì các mỗi quan hệ cũng rất quan trọng, không khẩn cấp nhưng phải biết cách sắp xếp thời gian cho từng mối quan hệ phụ thuộc vào mức độ thân thiết. Nếu dành quá nhiều thời gian cho một mối quan hệ mà lãng quên mất các mối quan hệ cần phải duy trì khác thì điều này cũng có ảnh hưởng ít nhiều tới sự cân bằng về tình cảm, cảm xúc trong cuộc sống.

Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng

Có những công việc khẩn cấp nhưng lại không phải mục tiêu quan trọng mang lại lợi ích cho bạn. Những công việc như vậy nên giải quyết nhanh chóng để tập trung năng lượng và thời gian cho những công việc khác.

Việc không khẩn cấp cũng không quan trọng

Đúng vậy, có những công việc không cần phải hoàn thành ngay bởi nó không hề quan trọng. Chẳng hạn như xem ti vi, đọc tin tức, lướt Facebook... Tất nhiên, đó điều là việc giải trí không quan trọng nhưng giúp giảm bớt căng thẳng. Tuy nhiên cũng không nên dành quá nhiều thời gian cho những việc này.

Vậy làm thế nào để phân biệt được 4 loại công việc trên?

Rất đơn giản. Nếu công việc đó đòi hỏi thời hạn thì đó là việc quan trọng. Công việc đòi hỏi thời hạn hoàn thành sớm là việc khẩn cấp. Công việc cần thiết để hoàn thành một công việc khác là công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Công việc có thể ủy thác là công việc không quan trọng cũng không khẩn cấp.