Cách ứng phó rủi ro về thuế

Giao dịch thật gặp doanh nghiệp “ma”

Một vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh lo lắng là việc vô tình dính vào các doanh nghiệp “ma” - những doanh nghiệp không sản xuất kinh doanh thực tế, chỉ lập ra để mua bán hóa đơn. Khi rơi vào trường hợp này, doanh nghiệp dễ vướng vào thế “tình ngay lý gian”, dù giao dịch phát sinh hoàn toàn có thật.

Hầu hết các doanh nghiệp làm ăn chân chính luôn kiểm tra tình trạng pháp lý của đối tác trước khi ký hợp đồng và tại thời điểm giao dịch, doanh nghiệp đó vẫn hoạt động bình thường. Tuy nhiên, vài năm sau, phía đối tác bị cơ quan chức năng phát hiện nằm trong đường dây mua bán hóa đơn.

Khi bị yêu cầu giải trình, nếu không chứng minh được tính xác thực của giao dịch, doanh nghiệp có thể bị loại các khoản chi phí được trừ, truy thu thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp. Kèm theo đó là bị xử phạt 20% số thuế khai thiếu và tính tiền chậm nộp thuế 0,03% mỗi ngày. Trong trường hợp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, mức phạt hành chính có thể lên đến 30 triệu đồng.

Chị Phạm Thu Huệ, kế toán nhiều năm làm việc cho các doanh nghiệp tại TPHCM, cho biết từng gặp không ít trường hợp như vậy. “Đúng là tai bay vạ gió. Nếu tại thời điểm giao dịch nhà cung cấp vẫn hoạt động bình thường, nhưng vài năm sau bị phát hiện là doanh nghiệp “ma”, doanh nghiệp phải làm gì để không bị truy thu?”, chị Huệ đặt vấn đề.

ThS Châu Ngô Diệu Hiền, Chủ tịch HĐTV Công ty Taynama AMC, cho rằng, cách bảo vệ quyền lợi khi nhà cung cấp bỗng dưng bỏ địa chỉ kinh doanh là chứng minh được giao dịch thực tế với luồng hàng hóa, luồng tiền rõ ràng.

Doanh nghiệp cần lưu trữ bộ chứng từ gồm bảng chào giá, hợp đồng, biên bản giao hàng (ghi rõ biển số xe, người nhận), hóa đơn và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đặc biệt, đối với các giao dịch mua bán thực tế nhưng nhà cung cấp sau đó bị đưa vào danh sách rủi ro, doanh nghiệp cần chủ động rà soát toàn bộ hồ sơ để đảm bảo đầy đủ bằng chứng ngay khi sự cố được phát hiện.

Trong lĩnh vực thuế, việc nhận diện rủi ro bằng nghiệp vụ thông thường rất khó khăn, do đó doanh nghiệp nên ứng dụng công nghệ để tự động kiểm soát. Nhiều công cụ hiện nay có khả năng cập nhật danh sách hàng ngàn doanh nghiệp rủi ro từ cơ quan thuế và tự động quét trạng thái hoạt động của nhà cung cấp theo thời gian thực.

Hệ thống sẽ phát cảnh báo nếu nhà cung cấp ngừng hoạt động hoặc bỏ địa chỉ kinh doanh, giúp kế toán kịp thời bổ sung các chứng từ phụ trợ còn thiếu để bảo vệ tính hợp pháp của hóa đơn.

Chủ doanh nghiệp phải hiểu thuế

Không ít người bước vào con đường kinh doanh bằng sự đam mê hoặc kỹ năng chuyên môn nhưng chưa có nhiều kiến thức về tài chính, kế toán. Đây là lỗ hổng lớn nhất khiến nhiều chủ doanh nghiệp, hộ kinh doanh mới mắc sai sót và phải trả giá đắt.

Theo TS Lê Khánh Lâm, Phó Tổng Giám đốc, Chủ tịch HĐTV Công ty Kiểm toán và tư vấn RSM Việt Nam, một sai lầm phổ biến ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa là duy trì tình trạng “2 sổ” (1 bộ sổ kế toán phục vụ quản lý nội bộ và 1 bộ sổ kê khai với cơ quan thuế), đồng thời không tách bạch tài chính cá nhân với tài chính doanh nghiệp.

Nhiều chủ doanh nghiệp sử dụng tài khoản cá nhân để nhận tiền của khách hàng hoặc chi tiêu cá nhân bằng tiền của công ty, khiến việc xác định doanh thu thực tế gặp khó khăn, làm giảm tính minh bạch trong hoạt động tài chính.

Bên cạnh đó, việc giao toàn bộ công tác kế toán mà thiếu kiểm tra, giám sát cũng dễ dẫn đến sai sót trong thời điểm xuất hóa đơn, hồ sơ chi phí không đầy đủ hoặc sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp rủi ro mà chủ doanh nghiệp không hay biết.

Các chuyên gia đưa ra lời khuyên: giám đốc điều hành không cần giỏi nghiệp vụ thuế nhưng phải hiểu thuế là một phần chiến lược của doanh nghiệp. Bà Ngô Thanh Hạnh, Tổng giám đốc Công ty TNHH Đào tạo và tư vấn THTAX, cho rằng, các chủ doanh nghiệp cần nắm vững 3 loại báo cáo tối thiểu, gồm báo cáo kết quả kinh doanh (lãi, lỗ thực tế), báo cáo dòng tiền và báo cáo nợ phải thu/phải trả để kiểm soát việc bị chiếm dụng vốn.

Doanh nghiệp phải “khám sức khỏe thuế” định kỳ hàng quý cùng chuyên gia để giúp phát hiện sớm các sai sót. Theo bà Hạnh, việc làm đúng ngay từ đầu luôn có chi phí thấp hơn nhiều so với việc xử lý hậu quả.