Đảo Hải Sản: Chuẩn hóa quy trình vận hành, sẵn sàng tăng trưởng nhanh

Ra đời từ nguồn cảm hứng khởi nghiệp và mong muốn đưa những sản phẩm sạch từ vùng biển đẹp đến gần hơn với khách hàng, sau 7 năm hình thành và phát triển, Đảo Hải Sản là một trong những công ty bán lẻ hải sản lớn và chuyên nghiệp nhất TP. Hồ Chí Minh.

Đi tìm lời giải cho bài toán tối ưu các quy trình liên phòng ban

Sở hữu nhiều điểm bán trực tiếp trên khắp các quận tại TP. Hồ Chí Minh, cùng hơn 10 kênh bán hàng online, Đảo Hải Sản cung cấp hơn 300 loại hải sản tươi sống, đông lạnh và nhiều dịch vụ hấp dẫn khác đáp ứng nhu cầu thị trường và xu thế như "Ready to Eat, to Cook", Sushi, Sashimi… Đơn vị này cũng là đối tác của nhiều hệ thống siêu thị hàng đầu Việt Nam như Aeon, Lotte, Vinmart và Emart.

Đảo Hải Sản được xây dựng với cơ cấu tổ chức gồm nhiều phòng ban: khối Văn phòng gồm Marketing, Kế toán, Hành chính - Nhân sự, khối Kinh doanh có bộ phận Tiếp nhận đơn hàng, Chăm sóc khách hàng, khối Vận hành gồm Kho và Xử lý xuất - nhập hàng. Mỗi khối đặt tại một địa điểm khác nhau, trong khi đó, yêu cầu về sự liên kết và tương tác liên tục giữa các phòng ban là rất lớn.

"Lĩnh vực kinh doanh của chúng tôi đòi hỏi tốc độ làm việc nhanh và tính tổ chức hệ thống quy trình rất cao. Đối với hải sản tươi sống, mọi quy trình từ bước xuất - nhập kho, bảo quản, chế biến… phải được tiến hành liên tục", ông Philip Nguyễn Kỳ, nhà sáng lập và CEO Đảo Hải Sản, chia sẻ.

Với việc xử lý 300 - 750 đơn hàng mỗi ngày, chưa tính số lượng đơn hàng tại các điểm bán trong siêu thị, và con số này còn tiếp tục tăng vào những ngày cuối tuần, nghỉ lễ… tại Đảo Hải Sản, cách quản lý vận hành truyền thống không đáp ứng được yêu cầu của các quy trình liên phòng ban.

Khi đặt mục tiêu tăng trưởng nhanh, ban lãnh đạo công ty xác định bằng mọi giá phải tối ưu quy trình vận hành. "Chính tôi cũng từng bị cuốn vào một guồng quay với rất nhiều quy trình rời rạc, không có hệ thống để quản lý, đo lường và thúc đẩy nội lực phát triển hơn. Một nền tảng có thể kết nối tất cả các bộ phận là công cụ chúng tôi tìm kiếm", nhà sáng lập nói.

Hành trình tìm kiếm ấy đã đưa Đảo Hải Sản đến với Base.vn. Sau hơn 1 năm, hiện công ty đang áp dụng đồng thời hai bộ giải pháp Base Work+ và Base HRM+. Đây là hai bộ sản phẩm, theo CEO Philip Nguyễn Kỳ, đáp ứng được nhu cầu tự động hóa của Đảo Hải Sản.

Tự tin chinh phục mục tiêu lớn với sự đồng hành của công nghệ

Lý giải về nguyên nhân lựa chọn Base.vn, CEO Philip Nguyễn Kỳ cho biết đã tìm hiểu về nền tảng này, bị thu hút bởi những tri thức và tài liệu quản trị doanh nghiệp mà đội ngũ Base phát triển. "Tư duy làm sản phẩm, chiến lược và tầm nhìn của ban lãnh đạo Base cho tôi niềm tin rằng Base sẽ đi xa hơn nữa. Bản thân tôi cũng là người có trực giác tốt, những đối tác mà tôi tin tưởng và lựa chọn đều đang phát triển tốt và bền vững".

CEO Đảo Hải Sản chọn Base.vn để phục vụ nhu cầu tự động hóa của công ty

Do đặc thù của lĩnh vực kinh doanh, Base Workflow là phần mềm được sử dụng nhiều nhất tại Đảo Hải Sản, giúp công ty chuẩn hóa hơn 30 quy trình và liên kết tất cả các phòng ban trên cùng một mặt phẳng.

Nếu như trước đây các quy trình của công ty khá rời rạc và chỉ bộ phận Chăm sóc khách hàng mới có thể nắm được tổng thể. Khi có khiếu nại, nhiều bộ phận phải cùng tham gia xử lý, kiểm tra và bóc tách từng bước trong quy trình mới phát hiện được vấn đề nằm ở đâu.

Với Base Workflow, quy trình được thiết lập với nguyên tắc và có hướng dẫn cụ thể cho từng bước, nhà quản lý có thể theo dõi toàn bộ quy trình, dễ dàng phát hiện nguyên nhân dẫn đến khiếu nại và nhân sự phụ trách. Bên cạnh đó, bộ phận xử lý khiếu nại có thể trao đổi trực tiếp với nhân viên bị khiếu nại trên phần mềm. Tất cả các thông tin đều tập trung, minh bạch trên cùng một luồng.

Sau khi hoàn thành quy trình khiếu nại, nhân viên sẽ tiếp tục với luồng quy trình Đề xuất cải tiến. "Điều khiến một tổ chức trở nên tốt hơn mỗi ngày chính là nhanh chóng phát hiện lỗi và đưa ra phương án cải tiến. Hơn nữa, các nhân sự được đóng góp tiếng nói và được tham gia vào quy trình cải tiến, qua đó cảm thấy gắn kết, tự tin hơn, nhờ đó nâng tầm dịch vụ và gia tăng trải nghiệm khách hàng. Hiện tại, số lượng đơn khiếu nại tại Đảo Hải Sản đã giảm hơn 70%", CEO Philip Nguyễn Kỳ chia sẻ.

Ứng dụng Base Workflow được sử dụng nhiều nhất tại các phòng ban

Năm 2022, Đảo Hải Sản đặt mục tiêu tăng trưởng 42% – một con số thách thức so với các doanh nghiệp cùng ngành, đồng thời, hướng đến tầm nhìn trở thành nhà bán lẻ hải sản và thực phẩm từ hải sản số 1 thị trường trong những năm tới.

Là người "thuyền trưởng" đi đầu, CEO Philip Nguyễn Kỳ bày tỏ sự tin tưởng rằng với sự hỗ trợ của công nghệ, sự nhạy bén của đội ngũ và quyết tâm từ ban lãnh đạo, Đảo Hải Sản có thể chinh phục những mục tiêu lớn hơn nữa, bởi "chúng tôi đã và đang số hóa thành công, lại có sẵn một tiềm lực phát triển từ trước của một đơn vị đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Base đã giúp tôi tiết kiệm 50% thời gian so với cách làm việc trước kia, nhờ đó tôi có thêm thời gian để tập trung và chuẩn bị cho những chiến lược quan trọng hơn", nhà sáng lập kết luận.