Đào tạo e-Learning, bắt đầu thế nào cho đúng?

Gần đây e-learning đang nổi lên như 1 công cụ hỗ trợ đắc lực cho đào tạo tại công sở. Tuy nhiên khi được giao khởi động dự án e-learning cho tổ chức, bộ phận nhân sự khá lúng túng vì không biết nên bắt đầu như thế nào.

Đào tạo trực tuyến (e-Learning) bao gồm những hình thái đào tạo có hỗ trợ của máy tính và Internet. Tại các doanh nghiệp có yếu tố quốc tế, e-Learning đang sử dụng như một giải pháp thiết yếu cho sự phát triển quy mô nhân sự của mình.

Theo Báo cáo Đào tạo Doanh nghiệp 2018 (gần đây của tạp chí chuyên ngành Tạp chí Training Magazine (U.S), e-learning đang được doanh nghiệp Mỹ áp dụng trong tất cả các chương trình đào tạo nội bộ: từ đào tạo hội nhập, định hướng, chuyên môn nghiệp vụ, bán hàng và chăm sóc khách hàng, tới phát triển năng lực của đội ngũ quản lý. Theo phân tích, các chương trình có thể áp dụng 100% e-learning, hoặc kết hợp giữa đào tạo truyền thống và e-learning.

Tỉ lệ % của e-learning trong các chương trình đào tạo tại doanh nghiệp Mỹ (2018) theo tạp chí Training Magazine

Những gì bạn cần để triển khai e-learning

LMS- learning management system

Thông thường khi 1 tổ chức nghĩ tới e-Learning, họ nghĩ ngay tới xây dựng hệ thống quản trị đào tạo LMS - Learning Management System. LMS là phần mềm giúp phân phối các tài liệu eLearning tới học viên, đồng thời hỗ trợ nhà quản lý theo dõi, điều chỉnh và đánh giá quá trình đào tạo. Trong doanh nghiệp, LMS công cụ để cán bộ đào tạo đưa bài học lên mạng và theo dõi xem nhân viên đã học, thực hiện các bài kiểm tra như thế nào. Các doanh nghiệp có hàng chục nghìn nhân viên bắt buộc phải có LMS, để theo dõi tiến độ đào tạo của cả công ty và kịp thời nhắc nhở, khuyến khích hoặc áp dụng chế tài. LMS cũng chính là cổng thông tin để người học truy cập nội dung đào tạo, thực hiện các bài kiểm tra.

Các doanh nghiệp có 3 lựa chọn LMS: 1) sử dụng LMS miễn phí tìm thấy trên internet, 2) bỏ tiền để xây dựng riêng cho công ty và hoàn toàn làm chủ phần code, có thể tùy ý chỉnh sửa, 3) đi thuê LMS và thanh toán chi phí theo năm. Đa phần các doanh nghiệp ưa thích lựa chọn 2), do có thể làm chủ hệ thống và bảo mật thông tin. Mặc dù vậy, việc tự xây dựng hệ thống cũng chứa đựng rủi ro về thời gian kéo dài, hệ thống vận hành bị nhiều lỗi, do trình độ của đơn vị thi công.

Nội dung đào tạo (content)

Song song với việc xây dựng hệ thống LMS, các doanh nghiệp cần tìm kiếm nội dung (content) để đặt lên hệ thống. Đây là những nội dung đào tạo ở định dạng số (digital) để người học có thể tiếp cận qua thiết bị máy tính hoặc điện thoại. Về phần content, các tổ chức có 2 lựa chọn: 1) Số hóa nội dung đào tạo; 2) Thuê/ mua các chương trình e-Learning từ đơn vị cung cấp.

Số hóa nội dung đào tạo là quá trình chuyển các tài liệu dạng truyền thống: sách, các file văn bản word, excel, pdf,… thành các định dạng số, có thể được lưu trữ trên internet, intranet và tiếp cận qua các phương tiện thông minh. Số hóa là giải pháp thông minh cho đào tạo nghiệp vụ và chuyên môn tại công sở. Công ty có thể số hóa bài giảng về cách thức sử dụng các phần mềm nghiệp vụ, số hóa 1 phần của đào tạo định hướng (orientation), số hóa thông tin về sản phẩm để đào tạo cho bộ phận kinh doanh,…

Khi thuê/mua nội dung bên ngoài, các doanh nghiệp cần hết sức cân nhắc: nội dung đào tạo có chuẩn không? Ai là người xây dựng nội dung? Thiết kế khóa học này có phù hợp cho người đi làm không? Và Nhà cung cấp có hỗ trợ triển khai không?

Hiện tại ở Việt Nam, mới có NexEdu là nhà cung cấp nội dung thiết kế riêng cho người đi làm, và hỗ trợ triển khai cho doanh nghiệp. NexEdu cũng phân phối 2500 khóa học e-Learning do tập đoàn Skillsoft (Mỹ) sản xuất.

Chia sẻ tại một hội thảo về "Cách mạng công nghệ 4.0 và đào tạo" tổ chức vào tháng 2/2019, bà Ji Yeon Kim, Giám đốc sản xuất của NexEdu cho biết, tại Hàn Quốc, các doanh nghiệp có quy mô từ 300 người trở lên dành phần lớn chi phí đào tạo cho việc thuê nội dung e-learning từ đơn vị cung cấp bên ngoài. Lý do là doanh nghiệp quy mô càng lớn thì càng muốn đào tạo nhân viên bằng những content mới của các công ty chuyên nghiệp.

Cũng theo chuyên gia này, việc triển khai e-learning như thế nào còn quan trọng hơn việc content khóa học có hấp dẫn hay không. Vì với e-learning, quá trình đào tạo diễn ra lâu dài, có thể lên tới 12 tháng, muốn triển khai e-learning hiệu quả cần sự ủng hộ từ các lãnh đạo quản lý (cấp Ban giám đốc), chính sách khuyến khích học tập từ bộ phận nhân sự, và quá trình giám sát thường xuyên của bộ phận đào tạo.