Đây là 7 điều thường bị "đổ oan" rằng làm giảm năng suất công việc của bạn

Có thể bạn thích thức dậy lúc 5 giờ sáng, check và trả lời toàn bộ email quan trọng trong hộp thư đến, sắp xếp bạn làm việc ngăn nắp và hoàn thành tất cả danh sách việc cần làm.

Hoặc, bạn có thể thức dậy lúc 8 giờ sáng, ghé qua phòng tập gym, ngó qua email mà không trả lời bất cứ cái nào và ăn sáng một cách nhàn nhã trong khi suy nghĩ một chút trước khi thực sự bắt đầu công việc.

Thực tế, mỗi người có một đồng hồ sinh học riêng nên cũng có công thức làm việc hiệu quả riêng vì thế việc bạn dậy muộn hay lười check email không hề khiến năng suất công việc của bạn bị giảm đi. Dưới đây là 7 điều thường bị coi là sẽ khiến bạn giảm năng suất công việc nhưng thực tế lại không phải vậy.

1. Dậy muộn

Chắc chắn bạn có quyền khoe khoang khi thức dậy vào 5 giờ sáng mỗi ngày để đi tập gym, thiền định và bắt đầu một ngày làm việc. Nhưng bạn cũng có thể bị mệt mỏi và làm việc không hiệu quả nếu cơ thể bạn không phù hợp với việc dậy sớm.

Chris Bailey đã học được điều này sau một năm thử nghiệm các công thức làm việc hiệu quả khác nhau. Bailey đã thử thức dậy lúc 5 giờ 30 sáng và đi ngủ lúc 9 giờ 30 tối mỗi ngày nhưng năng suất công việc của anh không hề được cải thiện.

Vì Bailey là một cú đêm nên đi ngủ vào lúc 9 giờ 30 tối khiến ảnh bỏ lỡ thời điểm anh có nhiều năng lượng nhất, tập trung nhất và sáng tạo nhất.

Dậy sớm hay dậy muộn hiệu quả nhất còn tùy thuộc vào việc bạn là chim sớm hay cú đêm. Chim sớm được nhận dạng bằng việc họ dậy từ sớm trong tâm trạng vui vẻ để bắt đầu ngày mới. Cú đêm là những thường làm việc hiệu quả vào buổi tối và ngủ dậy muộn. Vì thế, đừng cho rằng cứ ngủ sớm hôm trước và dậy sớm vào ngày hôm sau là bạn sẽ làm việc năng suất.

2. Không check tất cả các email

Mỗi người có cách check email khác nhau. Bạn có thể là loại người đọc và trả lời email (nếu cần) ngay khi nó được gửi tới hoặc bỏ mặc email chất đầy và chỉ check khi có việc quan trọng.

Theo Laura Vanderkam, tác giả của một số cuốn sách bán chạy nhất về năng suất và quản lý thời gian, check email liên tục để không bỏ lỡ bất cứ email nào không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất.

Đương nhiên, ở môi trường công sở hiện tại bạn không thể không check và trả lời mail. Tuy nhiên, Vanderkam khuyên bạn đừng nên coi check mail là việc cần làm trong danh sách công việc hàng ngày vì điều ấy sẽ khiến những gì bạn làm hàng ngày bị kiểm soát bởi nhu cầu của người khác.

3. Đi muộn về sớm

Một nghiên cứu mà giáo sư Harvard Robin Ely đồng tác giả cho thấy rằng làm việc nhiều giờ mỗi ngày không đồng nghĩa với việc bạn làm việc hiệu quả. Thay vào đó, nó chỉ cho thấy rằng bạn đang tận tâm tới công việc.

Đừng ngại rời văn phòng sớm hơn đồng nghiệp nếu tất cả những giờ trước đó bạn toàn tâm toàn ý dành cho công việc. Thành công của bạn được tính dựa trên lượng công việc mà bạn hoàn thành, số hợp đồng mà bạn ký được hoặc số khách hàng mà bạn tư vấn thành công chứ không phải số giờ bạn ngồi ở văn phòng.

4. Để bàn làm việc lộn xộn

Một nghiên cứu trong năm 2015 cho thấy rằng mọi người có thể làm việc hiệu quả hơn trong một môi trường lộn xộn.

Con người luôn cố gắng tìm kiếm trật tự trong cuộc sống bất cứ khi nào có thể. Vì thế, khi chúng ta phải đối mặt với sự hỗn loạn, chúng ta sẽ được thúc đẩy để tạo ra ý thức trừu tượng về trật tự bằng cách theo đuổi các mục tiêu rõ ràng, xác định trước.

Để vài chồng giấy tờ lộn xộn xung quanh sẽ giúp bạn có động lực làm việc hơn. Tuy nhiên, đừng để bàn làm việc bẩn tới mức đồng nghiệp phải báo cáo sếp là được.

5. Không hoàn thành tất cả mọi thứ trong danh sách việc cần làm

Theo hãng nghiên cứu năng suất công việc iDoneThis, khoảng 41% danh mục trong danh sách việc cần làm của mọi người không bao giờ được hoàn thành. Và theo nhà tâm lý học Art Markman, đó không hẳn là một điều tệ hại mà thực tế lại có chút lợi ích cho bạn.

Markman cho rằng việc liệt kê các việc cần làm có ích cho bạn ngay cả khi bạn không hoàn thành tất cả mọi việc. Theo Markman, khi viết ra việc gì đó cần phải làm sẽ nhắc bạn suy nghĩ về các bước để làm việc đó và bắt đầu thực hiện nó.

Vì thế, ngay sau khi lên lịch viết báo cáo dự án vào danh sách bạn sẽ suy nghĩ về các bước cần làm để hoàn thành công việc. Kết quả là bạn có thể dành ra một khoảng thời gian trong ngày để viết báo cáo ấy hoặc ít nhất là chuẩn bị tinh thần cho một ngày bận rộn.

6. Cảm thấy căng thẳng

Căng thẳng là cảm giác tồi tệ và là điều mà ai cũng muốn tránh.

Nhưng nhà tâm lý học sức khỏe Kelly McGonigal lại cho rằng căng thẳng thực ra tốt cho bạn ở khía cạnh nào đó. Bạn thực sự quan tâm tới công việc và gia đình khi bạn cảm thấy căng thẳng về một dự án hoặc một vấn đề gia đình nào đó. Sự căng thẳng ấy sẽ giúp bạn cẩn thận hơn khi tìm giải pháp cho vấn đề mà bạn đang đối mặt.

7. Trì hoãn

Trong một số trường hợp, sự trì hoãn sẽ khiến bạn giảm năng suất trầm trọng. Ví dụ như bạn sẽ mất cả buổi mà không xong nếu vừa viết báo cáo vừa lướt Facebook.

Tuy nhiên, trong hoàn cảnh khác, trì hoãn có thể giúp bạn đưa ra ý tưởng, giải pháp tốt nhất cho công việc.

Trong cuốn "Originals", giáo sư Adam Grant của Đại học Wharton chỉ ra rằng Steve Jobs cũng là một người hay trì hoãn. Nhưng rõ ràng sáng lập kiêm CEO quá cố của Apple cũng rất thành công. Grant cho rằng có một mối liên hệ giữa thói quen trì hoãn công việc và thành công của Jobs.

"Thời gian Steve Jobs trì hoãn công việc và cân đo những giải pháp là khoảng trống để những ý tưởng khác được xem xét và vì thế Jobs có thể tìm được phương án tốt nhất. Phương pháp này trái ngược với cách làm việc đi thẳng vào vấn đề mà chúng ta hay dùng", Grant nói.

John Perry, giáo sư tại Đại học Stanford, lại đề xuất một sự trì hoãn có kế hoạch. Perry cho rằng bạn có thể trì hoãn một nhiệm vụ cụ thể bằng cách làm một nhiệm vụ khác quan trọng hơn. "Bạn có thể thoải mái trì hoãn như bạn thích nhưng vẫn đảm bảo năng suất công việc nếu bạn làm theo cách này", Perry nói.