Doanh nghiệp Hà Nội cần hiểu rõ về hóa đơn điện tử

Hội nghị nhằm cung cấp thông tin, tuyên truyền, hỗ trợ doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội kịp thời cập nhật chính sách mới và hệ thống hóa các văn bản hướng dẫn thực hiện về hóa đơn điện tử, nắm rõ các quy định của Thông tư số 78/2021/TT-BTC, hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật quản lý thuế số 38/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 17/9/2021 (hiệu lực từ ngày 01/7/2022).

Phân biệt hóa đơn điện tử có mã và không mã

Tại hội nghị, bà Nguyễn Thị Thúy Nga, Chủ tịch Hội đồng Thành viên Công ty TNHH tư vấn tài chính và kế toán FAC, đã phổ biến các nội dung quy định theo hướng dẫn cho các doanh nghiệp.

Trong đó, tập trung vào các nội dung hướng dẫn như: Đăng ký hóa đơn điện tử; chứng từ điện tử; đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử; Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ...

Đáng lưu ý, Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế và Nghị định số

123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 17/9/2021 và có hiệu lực từ ngày 01/7/2022. Theo bà Nga, điểm mới quan trọng nhất của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP là quy định việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử là giải pháp tiên tiến, mang lại lợi ích đa chiều cho cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, cho cơ quan quản lý Nhà nước và toàn xã hội.

Theo đó, kể từ ngày 1/7/2022, toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện hóa đơn điện tử (trừ doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

Việc khai tử hóa đơn giấy, chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có ảnh hưởng đến toàn bộ xã hội, người nộp thuế. Do đó việc triển khai tập huấn đối với doanh nghiệp là rất cần thiết.

Bà Nguyễn Thị Thúy Nga, Chủ tịch Hội đồng Thành viên Công ty TNHH tư vấn tài chính và kế toán FAC

Bà Nga phân tích, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

Việc cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử dựa trên thông tin của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập trên hóa đơn…

Còn hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế (theo quy định Khoản 4 Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 và Điểm b Khoản 2 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP)

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã.

Cũng theo bà Nga, việc chuyển đổi sang hoá đơn điện tử phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Cần hiểu rõ về chứng từ điện tử

Ngoài ra, bà Nga hướng dẫn doanh nghiệp phân biệt chứng từ điện tử. Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

Chứng từ theo quy định bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do cơ quan quản lý thuế hoặc tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế bằng phương tiện điện tử khi thực hiện các thủ tục về thuế hoặc các khoản thu khác thuộc NSNN và các loại chứng từ, biên lai điện tử khác.

Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai (chứng từ khấu trừ thuế TNCN, biên lai thuế, phí, lệ phí) được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế khi thực hiện các thủ tục về thuế hoặc các khoản thu khác thuộc NSNN và các loại chứng từ, biên lai điện tử khác.

Bà Nga khuyến cáo, trước khi sử dụng hóa đơn, biên lai doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo phát hành theo quy định.

Trường hợp người bán có sử dụng máy tính tiền thì người bán đăng ký sử dụng hợp đồng điện

tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Việc sử dụng hoá đơn điện tử, biên lai điện tử phải đăng ký và nhận được sự phản hồi của cơ quan thuế về việc chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, biên lai điện tử.

Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định số 123/2020.

Hóa đơn, chứng từ giả là hóa đơn, chứng từ được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn, chứng từ đã được thông báo phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn, chứng từ hoặc làm giả hoá đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Bà Nga cũng lưu ý, nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng; sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn (trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế), sử dụng HĐĐT không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế… được coi là sử dụng hoá đơn, chứng từ không hợp pháp.