Giải bài toán vận hành cho hộ kinh doanh chè Thái Nguyên

Từ cánh chè mỏng manh đến bài toán quản lý đơn hàng

Với đặc thù của chè hút chân không, dù gọn nhẹ nhưng cánh chè vẫn có thể bị vỡ vụn nếu chịu tác động mạnh trong quá trình vận chuyển. Bên cạnh yêu cầu đóng gói cẩn thận, nhiều cơ sở kinh doanh chè tại địa phương còn gặp khó khăn về nhân sự khi chủ yếu hoạt động theo mô hình gia đình hoặc sử dụng lao động kiêm nhiệm. Thế nên, khi lượng đơn gia tăng, người bán dễ dàng rơi vào thế quá tải khi phải thực hiện từ lên đơn, đóng gói, in vận đơn, theo dõi hành trình bưu kiện đến xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình chuyển phát. Sự thiếu hụt nhân sự am hiểu nghiệp vụ chuyển phát vô hình trung biến công tác quản lý đơn hàng trở thành áp lực đối với các cơ sở có nguồn lực hạn chế.

Đây cũng là khó khăn mà cơ sở kinh doanh chè của gia đình anh T.Tú tại Thái Nguyên từng gặp phải. Qua quá trình trao đổi và tìm hiểu nhu cầu thực tế, chị Nguyễn Thị Hương Giang, bưu cục trưởng J&T Express Thái Nguyên, đã chủ động đề xuất những phương án hỗ trợ phù hợp với hoạt động kinh doanh của khách hàng.

Nhằm giải quyết bài toán nhân sự quản lý vận đơn, chị Giang giới thiệu một người từng làm cộng tác viên tại bưu cục, am hiểu quy trình chuyển phát. Nhân sự này hiện làm việc toàn thời gian tại cơ sở chè anh T.Tú, phụ trách theo dõi và phối hợp xử lý đơn hàng, giúp chủ cơ sở giảm bớt công việc quản lý hằng ngày.

Ngoài ra, bưu cục còn hỗ trợ giấy in vận đơn cùng các vật tư như băng dính, màng bọc chống sốc khi cần thiết, giúp khách hàng thuận tiện hơn trong khâu đóng gói và hạn chế tác động đến sản phẩm trong quá trình vận chuyển.

Linh hoạt tổ chức lấy hàng theo nhu cầu kinh doanh thực tế

Nhịp vận chuyển sau đó được nối tiếp bằng sự linh hoạt từ đội ngũ giao nhận. Thay vì phân công một shipper phụ trách riêng từng cơ sở, chị Giang tổ chức các shipper thành nhóm ba người, mỗi nhóm phụ trách khoảng 3 - 4 cơ sở kinh doanh trong khu vực. Các thành viên trực tiếp trao đổi với người bán, nắm nhu cầu gửi hàng và hỗ trợ lẫn nhau khi có người bận việc. Vào những thời điểm lượng đơn tăng cao, shipper còn trực tiếp hỗ trợ đóng gói, giúp khách hàng chuẩn bị và bàn giao hàng kịp thời.

Bưu cục cũng tổ chức hai lượt lấy hàng mỗi ngày, lượt đầu trước 12 giờ và lượt thứ hai muộn nhất vào 19 giờ. Việc tiếp nhận theo nhiều khung giờ giúp các đơn hàng được đưa vào quá trình vận chuyển sớm hơn, thay vì phải chờ tập hợp vào một lượt.

Anh Tuấn, trưởng nhóm shipper phụ trách cơ sở kinh doanh chè của anh T.Tú chia sẻ: "Sau khung giờ lấy hàng, nếu khách tiếp tục có đơn thì mình hoặc các anh em vẫn sẵn sàng quay lại lấy thêm, một đơn cũng sẽ lấy".

Theo anh T.Tú, cách làm này giúp cơ sở vẫn có thể bàn giao thêm đơn, rút ngắn thời gian để bưu kiện nhanh chóng đến tay người nhận đặc biệt vào giai đoạn cao điểm có nhiều đơn cần xử lý.

Phối hợp chăm sóc đơn đến khâu giao nhận cuối cùng

Sau khi hàng hóa được tiếp nhận tại bưu cục phát, việc theo dõi và xử lý các yêu cầu phát sinh tiếp tục có sự phối hợp giữa shipper và nhóm chăm sóc đơn tại bưu cục. Nhóm này hỗ trợ kiểm tra tình trạng vận đơn, tiếp nhận yêu cầu điều chỉnh tiền thu hộ (COD) theo quy trình và giải quyết những vấn đề trong quá trình giao hàng.

Với mặt hàng đặc thù như chè, người mua thường có nhu cầu pha thử gói chè mẫu trước khi quyết định nhận hàng. Để shipper không bị gián đoạn tiến độ giao các đơn khác trên tuyến, yêu cầu thử chè được ghi chú rõ ràng ngay từ khi tạo đơn. Trong trường hợp shipper không thể chờ tại chỗ sẽ được nhóm chăm sóc đơn tiếp nhận để thống nhất khung thời gian giao nhận phù hợp, vừa bảo đảm thời gian trải nghiệm cho người mua, vừa duy trì tiến độ giao hàng.

Từ việc thấu hiểu những khó khăn của khách hàng đến hỗ trợ từ khâu đóng đến khi hàng giao đến tay người tiêu dùng, cách làm việc của bưu cục Thái Nguyên cho thấy hiệu quả chuyển phát không chỉ đến từ hạ tầng hay công nghệ, mà còn từ sự phối hợp linh hoạt trong từng tình huống thực tế. J&T Express đang từng bước trở thành đơn vị vận chuyển đáng tin cậy, giúp các hộ kinh doanh địa phương yên tâm đưa nông sản Việt vươn xa.