Giám đốc nhân sự HSBC chia sẻ về văn hoá doanh nghiệp trong thời đại “hybrid”: Sự linh hoạt thích ứng lên ngôi

7:00 sáng, tôi ngồi bên khung cửa yêu thích của mình tại nhà, vừa nhìn ngắm những chậu hoa tôi thường tự tay vun trồng, vừa tận hưởng không gian thoải mái và dễ chịu đó. Một ngày nghỉ phép chăng? Không, đó là khởi đầu thông thường của một ngày làm việc từ xa của tôi tại HSBC.

Ngân hàng HSBC Việt Nam theo đuổi mô hình làm việc kết hợp ("hybrid") phù hợp với xu thế tương lai, giúp tăng năng suất, sự gắn kết và đảm bảo cân bằng sức khỏe cả thể chất lẫn tinh thần cho nhân viên nhờ ứng dụng công nghệ và những nguyên tắc làm việc mới. Tôi có thể tùy chọn địa điểm và thời gian làm việc linh hoạt phù hợp với tính chất công việc của mình. Chúng tôi thử nghiệm mô hình này vào năm 2019 và đại dịch thực ra lại như một chất xúc tác để thúc đẩy áp dụng trong thực tế.

Sự linh hoạt thích ứng lên ngôi

Hai năm vừa qua, đại dịch COVID-19 đã thay đổi hoàn toàn cách chúng ta sống và làm việc. Chỉ trong phút chốc, thói quen đi làm "8h30 sáng có mặt và 5h50 chiều tan sở" chấm dứt trong thời kỳ đại dịch. Nhiều tổ chức, doanh nghiệp đã nhanh chóng sắp xếp cho nhân viên làm việc tại nhà để đảm bảo quy định phòng dịch và an toàn cho chính nhân viên của họ.

Tôi còn nhớ những đợt giãn cách nghiêm ngặt, hơn 90% nhân viên của HSBC Việt Nam làm việc tại nhà để đảm bảo duy trì hoạt động và phục vụ khách hàng. Ban đầu, tôi cũng như nhiều bạn đồng nghiệp đều cảm thấy đây là một thách thức không nhỏ, nhưng rồi hoàn cảnh buộc chúng tôi phải học cách thích nghi vì chúng tôi đâu còn lựa chọn nào khác.

Thế rồi, chúng tôi dần cảm thấy không cần lên văn phòng cũng có thể giải quyết được hầu hết mọi nhiệm vụ được giao, năng suất công việc bắt đầu ổn định. Và giờ đây, tôi còn thấy nhiều bạn chia sẻ thích làm việc ở nhà hơn vì tiết kiệm được thời gian đi lại, có thể tiện sắp xếp việc nhà khi cần thiết. Những tháng gần đây, cuộc sống trở lại bình thường, kinh tế phục hồi, "đặc sản kẹt xe" trở lại. Tôi đọc được một phép tính vui các bạn trẻ đăng trên mạng xã hội rằng nếu mỗi ngày chúng ta mất 1 tiếng để đi làm và đi về thì một năm chúng ta dành 365 giờ cho việc đi lại, tương đương với thời gian 2 tháng. Như vậy, làm việc tại nhà có thể giúp nhân viên tiết kiệm rất nhiều thời gian, tiết kiệm cả chi phí nhất là trong bối cảnh giá xăng tăng cao và tránh được những cảm giác tiêu cực khi gặp kẹt xe nữa.

Nhìn rộng ra, hạn chế di chuyển bằng phương tiện dùng nhiên liệu như xăng, dầu còn giúp giảm phát thải khí nhà kính góp phần vào mục tiêu đạt được cân bằng phát thải cho Việt Nam nói riêng và thế giới nói chung trong cuộc chiến chống biến đổi khí hậu. Số liệu từ báo cáo của Global Carbon Project cho thấy tổng phát thải của cả thế giới đã giảm 7% trong năm 2020 – giai đoạn cao điểm đại dịch khi hoạt động đi lại của người dân trên toàn cầu đều giảm mạnh.

Liệu đại dịch có đặt dấu chấm hết cho môi trường công sở thuần túy?

Tôi cho là không. Hiện nay, tình hình dịch bệnh đã lắng xuống nhưng mô hình làm việc "hybrid" tiếp tục được nhiều nơi trên thế giới áp dụng và điều chỉnh để tối ưu hóa lợi ích cho các bên liên quan. Mức độ linh hoạt mỗi tổ chức, doanh nghiệp sẽ có thước đo riêng. Có doanh nghiệp cho phép nhân viên hoàn toàn chủ động trong việc sắp xếp thời gian, địa điểm làm việc miễn sao đảm bảo hoàn thành công việc. Có doanh nghiệp lại yêu cầu nhân viên trở lại văn phòng như trước đây. Có nơi đặt ra quy định mỗi tuần nhân viên phải lên văn phòng ít nhất 2-3 ngày. Bối cảnh công sở hiện nay vì vậy khá đa dạng bởi có nhiều yếu tố mỗi tổ chức phải cân nhắc khi ra chính sách như tính chất ngành nghề, năng suất, điều kiện tài chính và công nghệ cho phép.

Là người làm trong ngành nhân sự, tôi nhận thấy văn phòng làm việc vẫn có chỗ đứng đối với doanh nghiệp, khó có ngành nào quyết định xóa bỏ hoàn toàn môi trường công sở bởi nó vẫn có những mục đích và chức năng nhất định. Văn phòng là nơi nhân viên có thể tập trung tham gia hoạt động tập thể, giúp mọi người kết nối với nhau. Cùng với đó, văn phòng giúp doanh nghiệp thể hiện văn hóa, nhận diện thương hiệu vốn đóng vai trò quan trọng trong tuyển dụng cũng như giữ chân nhân tài.

Về phía nhân viên, văn phòng mang đến tương tác trực tiếp mà công nghệ dù hiện đại đến mấy cũng không sánh được. Trong những ngày giãn cách phải làm việc ở nhà, điều tôi nhớ nhất chính là những lúc được quay sang nói đùa vài câu với đồng nghiệp ngồi cạnh, chia sẻ với nhau ly cà phê hoặc đồ ăn vặt buổi xế hoặc những buổi ăn trưa đông vui.

Giá trị của làm việc tại văn phòng có thể gói gọn trong 3 yếu tố đồng nghiệp, văn hóa doanh nghiệp và hợp tác. Có thể hình thái và cách chúng ta sử dụng văn phòng để làm việc sẽ còn thay đổi theo thời gian, từ phân chia không gian đến văn phòng mở, xu hướng mới vẫn luôn nhấn mạnh tầm quan trọng của 3 yếu tố này nhằm đảm bảo năng suất làm việc cho nhân viên.

Làm việc tại nhà và ở văn phòng đều có những ưu khuyết nhất định. Làm việc ở nhà thì linh hoạt nhưng không phải lúc nào cũng đảm bảo được không gian riêng tư, yên tĩnh để tập trung. Làm việc trên văn phòng lại tốn thời gian di chuyển hoặc không tiện nếu lỡ con ốm bệnh phải nghỉ học ở nhà. Nếu kết hợp cả hai bằng mô hình "hybrid" chúng ta có thể tối đa hóa lợi ích, giảm thiểu hạn chế cho cả nhân viên lẫn doanh nghiệp.

Trong một khảo sát trên toàn cầu của McKinsey năm 2021, hơn 50% người tham gia nói rằng họ muốn được làm việc từ xa bán thời gian và 30% chia sẻ họ có khả năng nhảy việc nếu bị bắt phải làm việc hoàn toàn trên văn phòng. Ngoài ra, theo một khảo sát nội bộ của HSBC Việt nam thực hiện năm 2021, hơn 83% nhân viên mong muốn có sự linh hoạt của mô hình "hybrid" trong công việc. Trong thời điểm mà cuộc chiến chiêu mộ và giữ chân nhân tài đang tương đối căng thẳng, doanh nghiệp nào cũng cần điều chỉnh để ghi điểm với nhân viên.

Văn hóa doanh nghiệp trong thời đại "hybrid"

Mô hình "hybrid" đang ngày càng phổ biến và văn hóa doanh nghiệp cũng cần tiến hóa để theo kịp nhằm đảm bảo sự gắn kết trong nhân viên, không bỏ quên tinh thần D&I (Diversity & Inclusion – Đa dạng & Hòa nhập) để mọi cá nhân đều cảm thấy được chấp nhận và có giá trị với tổ chức.

Văn hóa doanh nghiệp là những tiêu chuẩn về hành vi cũng như tư duy quy định cách chúng ta làm việc, tương tác mỗi ngày. Số liệu đã chứng minh doanh nghiệp có văn hóa lành mạnh mang lại lợi ích cho cổ đông cao gấp ba lần. Theo McKinsey, 70% những hoạt động chuyển đổi trong doanh nghiệp thất bại do những thách thức liên quan tới con người và văn hóa, nhiêu đó đủ cho thấy tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp.

Với HSBC, "hybrid" không chỉ đơn thuần là thời gian, địa điểm làm việc linh hoạt, đó là cách chúng tôi làm việc, tạo ra một văn hóa giúp mọi người phát huy tối đa năng lực, mang đến kết quả tốt nhất cho khách hàng. Văn hóa này đề cao sự linh hoạt, tinh thần hợp tác, học hỏi và sự cân bằng thể chất lẫn tinh thần của nhân viên. Chúng tôi xây dựng mô hình này dựa trên ba nguyên tắc quan trọng thống nhất trên toàn Tập đoàn.

1. Lấy khách hàng làm trọng tâm: đảm bảo cách nhân viên làm việc phù hợp với nhu cầu của khách hàng và mang lại kết quả tốt nhất cho họ

2. Cam kết tập thể: thúc đẩy kết nối, tinh thần cộng đồng và hợp tác, xây dựng kỹ năng và các mối quan hệ thông qua tương tác trực tuyến lẫn trực tiếp, tận dụng công nghệ để kết nối hiệu quả

3. Tính linh hoạt: Đảm bảo sự linh hoạt cho mỗi cá nhân và mang đến lựa chọn về địa điểm, thời gian và cách làm việc, phù hợp với vị trí, vai trò mỗi người, mỗi team cũng như tuân thủ quy định luật pháp. Không có mẫu số chung cho tất cả nhưng chúng tôi cam kết mang đến lựa chọn và sự linh hoạt cho các phòng ban để đảm bảo xây dựng một tập thể năng suất và gắn kết nhất.

Từ đó, các phòng ban liên quan chịu trách nhiệm xây dựng chính sách để hợp thức hóa mô hình, thiết kế văn phòng theo hướng thúc đẩy kết nối, gắn kết, hợp tác và tận dụng sức mạnh công nghệ nâng cao trải nghiệm cho nhân viên và khách hàng.

Một số lưu ý

Có một khó khăn cần lưu ý khi áp dụng mô hình "hybrid" đó là sự kết nối, chia sẻ thông tin giữa các team trong tổ chức. Một nghiên cứu cho thấy trong giai đoạn đại dịch, sự trao đổi và gắn bó trong cùng một team gia tăng trong khi mức độ liên kết giữa các team lại giảm sút đáng kể. Bình thường, nếu mọi người cùng lên văn phòng, bạn sẽ có nhiều cơ hội để tương tác với đồng nghiệp bên ngoài bộ phận của mình hơn. Giờ đây, nếu mỗi người tự sắp xếp lịch hoạt thời gian, địa điểm làm việc, sẽ không dễ để duy trì tương tác như vậy bởi lịch lên văn phòng của bạn có thể lệch với lịch của những người khác. Khi bạn làm việc ở nhà, bạn sẽ không đi qua khu vực khác và tranh thủ hỏi thăm người đồng nghiệp ở team khác như khi làm việc trên văn phòng được. Chuyện nghe có vẻ đơn giản nhưng thực tế là những điều nhỏ bé ấy cũng giúp chúng ta duy trì kết nối với nhau. Đây là lúc các quản lý cần phát huy vai trò để kéo các team lại gần với nhau, những kết nối liên phòng ban rất quan trọng trong việc thúc đẩy sáng tạo, đổi mới và hợp tác.

Bên cạnh đó, chúng ta cũng cần đảm bảo D&I khi áp dụng mô hình "hybrid". Ví dụ, trong một cuộc họp, nếu có người tham gia từ nhà, có người tập trung cùng nhau tại phòng họp, nhiều khả năng nhân vật làm việc tại nhà sẽ có cảm giác mình là "người ngoài cuộc" so với nhóm họp tại văn phòng. Nếu được, chúng ta có thể sắp xếp một cuộc họp để tất cả cùng tham gia tại văn phòng hoặc tất cả cùng họp online, hoặc có thể thì mỗi người ngồi trước máy của mình tham gia họp thay vì dùng camera chung để tạo cảm giác bình đẳng.

Thêm nữa, giai đoạn dịch bệnh đã cho thấy sự vất vả của người phụ nữ khi vẫn đảm bảo trách nhiệm ở cơ quan, vẫn đảm đang việc nhà, lo lắng con cái, cơm nước chu toàn, nếu mô hình "hybrid" cho họ sự linh hoạt kéo dài, liệu nó có khiến tình trạng bất bình đẳng giới thêm trầm trọng? Điều đó hoàn toàn có khả năng xảy ra và những người làm quản lý cần sát sao hơn với nhân viên, có thể đặt lịch họp riêng để hiểu rõ tình hình và can thiệp nếu cần.

Thực tế, tình trạng quá tải xảy ra phổ biến hơn khi nhân viên làm việc tại nhà. Đôi khi, thời lượng họ làm việc dài hơn nhiều so với khi làm việc trên văn phòng do bớt phải di chuyển, có thể do họ nấn ná giải quyết nốt công việc chưa chịu đóng máy mà nếu ở văn phòng nhiều khi họ đã dứt khoát đứng dậy đi về vì sợ kẹt xe hoặc triều cường lên, có thể họ chịu áp lực lúc nào cũng phải sẵn sàng bật máy và sợ sếp đánh giá nếu tình trạng trên hệ thống là "Không có tại máy" chứ không phải "Hiện diện" nên không dám rời máy tính. Rất nhiều tình huống có thể xảy ra và cần có giải pháp phù hợp, ví dụ như bắt buộc phải nghỉ trưa để nhân viên hạn chế làm xuyên giờ nghỉ, quản lý nhắc nhở nhân viên có những quãng nghỉ ngắn 10 phút trong ngày. Bên cạnh đó, cần tăng cường hoạt động vận động thể chất để lôi kéo nhân viên không "dính" với bàn làm việc quá lâu, ví dụ như tổ chức thi nhảy, thử thách đi bộ… Đôi khi những sáng kiến nhỏ lại mang lại hiệu quả lớn trong việc giúp nhân viên cân bằng sức khỏe thể chất và tinh thần.

Điều cuối cùng tôi muốn chia sẻ đó là cần phổ biến văn hóa lắng nghe chia sẻ của nhân viên. Tại HSBC, chúng tôi đề cao tinh thần công khai nêu ý kiến. Mọi người có nhiều kênh để góp ý, bày tỏ suy nghĩ cảm nhận và nguyện vọng mà không lo ngại bị đánh giá hoặc trù dập. Chúng tôi cầu thị, lắng nghe để điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của nhân viên. Bởi xét cho cùng, họ chính là những người khiến cho doanh nghiệp vận hành trơn tru, trực tiếp mang lại sự hài lòng cho khách hàng và đem về doanh thu cho doanh nghiệp. Họ cần môi trường phù hợp để làm việc, phát triển bản thân cũng như sự nghiệp và nhiệm vụ của lãnh đạo là xây dựng môi trường phù hợp cho họ thỏa chí bay cao.