Kỷ luật khi làm việc tại nhà mùa Covid-19: Phân loại cụ thể, cân nhắc sự ưu tiên để vừa hiệu quả vừa chăm sóc gia đình chu toàn

Dịch Covid-19 khiến mọi hoạt động kinh tế, xã hội bị ảnh hưởng. Nhiều người chuyển sang chế độ làm việc tại nhà. Làm việc ở nhà có nghĩa là bạn sẽ thoải mái hơn nhưng cũng đồng nghĩa phải tăng gấp đôi sự kỷ luật để chống lại sự trì hoãn, xao nhãng hoặc cố gắng lấy lại năng lượng, đảm bảo hiệu quả.

Rất nhiều người trong chúng ta ngồi ở nhà làm việc, choáng ngợp trước cả núi nhiệm vụ phải hoàn thành và liên tục bị phân tâm bởi con cái và gia đình.

Khi bạn cảm thấy bị choáng ngợp bởi hàng núi nhiệm vụ trước mắt, hãy ngồi xuống và viết một danh sách những việc cần làm (to do list). Việc này không hề mất thời gian và gây chậm trễ như bạn nghĩ mà ngược lại chúng còn giúp các công việc được thực hiện hiệu quả hơn. Bởi nó giúp bạn nhìn rõ các mục tiêu cần đạt được, lên kế hoạch sắp xếp thời gian để có thể hoàn thành, tránh tối đa sự trì hoãn, xao nhãng.

Sau đây là những phương pháp viết danh sách việc cần làm sao cho khoa học được khuyên bởi các chuyên gia.

1. Đơn giản hóa danh sách

Mục đích của việc lên danh sách những việc cần làm là để thúc đẩy hiệu quả công việc chứ không phải là để tạo thêm hay trì hoãn công việc. Việc thiết kế một danh sách bằng cách thêm các loại màu sắc, nhãn dán và tính năng bổ sung có thể gây mất tập trung đối với một số người. Nhiều người cảm thấy việc tạo danh sách việc cần làm bằng Excel có thể sẽ tiện lợi, nhưng một số khác lại thấy nó thật rắc rối và khó theo dõi. Tạo to do list bằng phương pháp nào không quan trọng, quan trọng là tính hiệu quả của nó.

Việc tạo danh sách việc phải làm bằng công cụ gì hoàn toàn phụ thuộc vào bạn. Bạn có thể thử nhiều cách tổ chức và sắp xếp khác nhau sau đó chọn lọc ra cách tối ưu nhất. Tuy nhiên, đừng cố gắng phức tạp hóa danh sách của bạn. Một kế hoạch được viết trên giấy hay mục ghi chú của điện thoại hoặc máy tính sẽ phát huy tính trực quan, dễ nhìn thấy của nó, nhất là khi bạn làm việc tại nhà.

2. Phân loại và ưu tiên

Để đem lại hiệu quả bạn cần phải biết phân loại và sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc. Điều này hoàn toàn cần thiết đặc biệt khi bạn có một núi công việc cần xử lý mà không biết bắt đầu từ đâu. Trước hết, bạn cần phải phân chia mọi việc thành những hạng mục riêng biệt. Ví dụ công việc nhà; việc cơ quan; việc riêng... Bằng việc phân chia thành các hạng mục nhỏ bạn sẽ có cái nhìn tổng quát về các việc cần phải làm.

Sau đó, hãy sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên. Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên khác với việc sắp xếp trình tự công việc. Nhiều người muốn bắt đầu với công việc dễ trước, nhiều người thì thích nhảy vào đánh vật với những việc khó khăn trước.

Bạn nên chọn cách nào phù hợp nhất với mình. Nhưng hãy luôn ưu tiên thời gian và sức lực để hoàn thành những công việc quan trọng nhất trong danh sách ưu tiên của bạn, đừng để đến ngày hôm sau. Có thể thời gian làm việc tốt nhất của bạn là vào buổi sáng, hoặc chiều muộn. Hãy tập nhận biết chu kỳ sinh học của mình và sử dụng thời gian nào bạn thấy tỉnh táo, tập trung nhất trong ngày cho những công việc quan trọng.

Ngoài ra, thứ tự ưu tiên cũng được sắp xếp dựa trên mức độ quan trọng. Bằng việc so sánh các công việc với nhau, hãy xác định những hoạt động quan trọng nhất hoặc những việc cấp bách trong danh sách và viết lại những việc đó lên hàng đầu. Bạn có thể liệt kê các công việc quan trọng theo các mức độ khác nhau, có thể là ba mức độ, để phân loại các nhiệm vụ và tiêu chuẩn khác nhau trong bản danh sách. Cách đơn giản nhất và tốt nhất để phân loại là xếp theo mức quan trọng cao, trung bình và thấp. Bạn nên suy xét cẩn thận khi xếp loại.

Thêm vào đó tính cấp bách của từng nhiệm vụ cũng cần phải cân nhắc. Xem xét về những thời hạn sắp tới và khả năng hoàn thành trong thời hạn đó. Việc gì cần phải làm xong sớm nhất? Việc gì cần phải hoàn thành trong ngày? Việc gì có thể kéo dài thêm chút thời gian?

Một nguyên tắc quan trọng nữa đó là bạn cần cân nhắc khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ, thậm chí bạn có thể quy định một khoảng thời gian cho những việc nhất định để không ảnh hưởng tới thời gian chăm sóc gia đình.

3. Phân biệt các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn

Có những công việc bạn có thể hoàn thành trong ngày nhưng có một số nhiệm vụ dài hạn cần một khoảng thời gian nhất định. Thay vì liệt kê nhiều mục tiêu mơ hồ trong công việc hàng ngày, lời khuyên là bạn nên dành thời gian suy nghĩ về những gì bạn muốn trong dài hạn, cho dù đó là một tuần, một tháng hay một năm.

Việc chia các mục tiêu lớn hơn thành các mục tiêu nhỏ hơn sẽ giúp việc thực hiện công việc được quản lý dễ dàng hơn. Ví dụ hãy bắt đầu lên công việc theo từng hạng mục công việc nhà cần hoàn thành trước thời gian phải làm việc công ty, phân bổ thời gian và năng lượng để thực hiện chúng nhanh gọn. Việc theo dõi các công việc đã làm và phải làm đã được sắp xếp theo thứ tự danh sách giúp bạn hoàn thành những mục tiêu công việc hiệu quả hơn.

Theo SCMP