Làm việc năng suất, loại bỏ những hoạt động lãng phí thời gian với “Eisenhower Box”

Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ trong 2 nhiệm kỳ từ 1953 đến 1961. Trong suốt thời gian tại nhiệm, ông đã đưa ra những chương trình phát triển hệ thống xa lộ của Hoa Kỳ, sự ra đời của Internet (DAPRA), thăm dò không gian (NASA),...

Trước khi trở thành tổng thống, Eisenhower từng là đại tướng trong Quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao các lực lượng đồng minh ở châu Âu trong Chiến tranh thế giới II. Ông chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện việc xâm chiếm Bắc Phi, Pháp và Đức.

Ông cũng từng là Chủ tịch của Đại học Colombia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO. Ông vẫn có thời gian theo đuổi các sở thích khác như chơi golf và vẽ tranh sơn dầu.

Eisenhower có khả năng phi thường trong việc duy trì năng suất của mình không chỉ trong nhiều tuần hay nhiều tháng mà là nhiều thập kỷ. Vì lý do đó mà phương pháp quản lý thời gian, quản lý công việc và năng suất của ông được nhiều người học tập.

Chiến lược năng suất nổi tiếng nhất của ông được biết đến với tên gọi Eisenhower Box, một công cụ ra quyết định đơn giản mà bạn có thể sử dụng ngay bây giờ.

Eisenhower Box: Làm thế nào để năng suất cao hơn

Chiến lược hành động và tổ chức công việc của Eisenhower rất đơn giản. Sử dụng ma trận quyết định dưới đây, bạn sẽ chia hành động của mình dựa trên 4 khả năng:

1. Khẩn cấp và quan trọng (những công việc bạn sẽ làm ngay lập tức)

2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp (những công việc bạn sẽ lên lịch để làm sau)

3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng (những công việc bạn sẽ ủy thác cho người khác)

4. Không khẩn cấp cũng chẳng quan trọng (những công việc bạn sẽ loại bỏ.)

Điều tuyệt vời về ma trận này là bạn có thể sử dụng cho các kế hoạch toàn diện (“Tôi nên dành thời gian mỗi tuần như thế nào?”) hay những kế hoạch nhỏ hàng ngày (“Tôi nên làm gì hôm nay?”)

Dưới đây là ví dụ về Eisenhower Box của tôi:

Điều quan trọng hiếm khi khẩn cấp và điều khẩn cấp thì hiếm khi quan trọng - Dwight Eisenhower.

Những công việc khẩn cấp là những thứ bạn hay gặp như email, cuộc gọi, tin nhắn và câu chuyện tin tức. Trong khi đó, theo lời của Brett McKay: “Công việc quan trọng là những thứ đóng góp cho sứ mệnh, giá trị và mục tiêu dài hạn".

Loại bỏ trước khi tối ưu hóa

Cách nhanh nhất để hoàn thành công việc là loại bỏ nó hoàn toàn. Tôi không nói rằng bạn nên lười biếng nhưng bạn nên mạnh dạn loại bỏ bất kỳ công việc nào không hướng tới nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu của bạn.

Chúng ta nên tự hỏi “Tôi có phải thực sự làm điều này không?” trước khi tìm cách tối ưu hóa. Bạn sẽ cảm thấy mình chỉ cần làm thêm giờ một chút là có thể hoàn thành công việc, bạn thoải mái khi làm đều này. Nhưng đó không phải là cách sử dụng thời gian tốt nhất.

Như Tim Ferriss nói, “Bận rộn là một dạng của sự lười biếng, lười suy nghĩ và hành động bừa bãi".

Phương pháp Eisenhower sẽ khiến bạn xem xét xem việc này có thực sự cần thiết, để chuyển vào ô “Xóa bỏ” hay không. Thật sự mà nói, nếu bạn loại bỏ được hết những công việc lãng phí thời gian mỗi ngày thì rồi bạn cũng chẳng cần những lời khuyên làm việc hiệu quả nữa.

Nếu bạn thấy khó loại bỏ những hoạt động lãng phí thời gian khi chưa chắc chắn, hãy tự hỏi mình:

- Tôi đang làm việc hướng tới điều gì?

- Giá trị cốt lõi trong cuộc sống của tôi là gì?

Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp làm rõ những công việc nhất định trong cuộc sống. Lựa chọn những việc cần làm hay cần loại bỏ trở nên dễ dàng hơn khi bạn biết rõ những gì quan trọng với mình.