Linh Linh chuyển đổi vận hành kho cùng BigSeller, hướng tới tăng trưởng đa kênh

Nhận diện rõ bài toán tăng trưởng phải đi đôi với năng lực vận hành, Công ty TNHH Đầu tư Thương mại XNK Linh Linh – đơn vị nhập khẩu và phân phối uy tín trong ngành hàng Mẹ & Bé tại Việt Nam đã chủ động số hóa toàn bộ quy trình kho vận. Trong quá trình tìm kiếm công cụ hỗ trợ quản lý hoạt động đa kênh, doanh nghiệp lựa chọn ứng dụng giải pháp quản lý bán hàng đa kênh BigSeller , từng bước chuẩn hóa khâu xử lý đơn và tăng khả năng kiểm soát hoạt động tại kho. 

Từ doanh nghiệp phân phối Mẹ & Bé đến hệ thống bán hàng đa kênh

Bắt đầu hoạt động từ tháng 12/2018 tại TP. Hồ Chí Minh, Linh Linh tập trung nhập khẩu và phân phối các sản phẩm Mẹ & Bé từ Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ và Úc. Qua quá trình mở rộng hoạt động, công ty dần trở thành đơn vị phân phối tại Việt Nam cho một số thương hiệu quốc tế được nhiều mẹ bỉm tin dùng: Greenfinger Bebegrow, Withmom Cesar, Maeil Absolute, BeBecook và Bebedang.

Bên cạnh hoạt động phân phối các sản phẩm từ thương hiệu quốc tế, Linh Linh cũng phát triển hệ thống bán hàng đa kênh, kết hợp giữa thương mại điện tử và các kênh phân phối truyền thống. 

Các kênh bán hàng của Linh Linh bao gồm những nền tảng thương mại điện tử lớn như Shopee, TikTok Shop, cùng với website riêng, Social Commerce trên Facebook, Zalo và hệ thống phân phối qua các đại lý, nhà bán sỉ, cửa hàng bán lẻ trên toàn quốc.

Việc phát triển đa kênh giúp Linh Linh tiếp cận nhiều nhóm khách hàng hơn, nhưng đồng thời cũng đặt ra những yêu cầu lớn hơn trong việc quản lý dữ liệu, tồn kho và quy trình xử lý đơn hàng.

Áp lực kho vận trong giai đoạn tăng trưởng 

Trước khi sử dụng BigSeller, Linh Linh từng gặp nhiều khó khăn trong quá trình vận hành, đặc biệt khi số lượng đơn hàng, SKU và dữ liệu ngày càng tăng.

Quy trình đóng gói và xử lý đơn hàng chưa được chuẩn hóa, phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm và thao tác của nhân sự. Điều này tạo ra áp lực về thời gian, đặc biệt trong các đợt Mega Sale cao điểm trên sàn TMĐT khi lượng đơn tăng đột biến.  

Do thiếu công cụ ghi nhận thời gian thực, việc đóng nhầm, đóng thiếu hàng hóa khó được kiểm soát kịp thời. Khi phát sinh sự cố, doanh nghiệp phải dành thêm thời gian và nhân lực để đối soát, truy xuất lại lịch sử thao tác nhằm xác định công đoạn xảy ra lỗi. 

Đặc thù ngành hàng Mẹ & Bé với số lượng SKU lớn cũng khiến quá trình đào tạo nhân sự mới trở nên mất nhiều thời gian. Trước đây, nhân viên mới cần khoảng 7-14 ngày để ghi nhớ sản phẩm và vị trí hàng hóa trong kho trước khi có thể thao tác nhặt hàng thành thạo.

Những vấn đề này đặt ra yêu cầu chuẩn hóa quy trình, giảm sự phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân và tăng khả năng kiểm soát hoạt động kho dựa trên dữ liệu. 

BigSeller – giải pháp giúp chuẩn hóa quy trình quản lý đơn hàng

Linh Linh biết đến BigSeller thông qua một đối tác trong quá trình làm việc. Sau khi tìm hiểu, doanh nghiệp nhận thấy nền tảng này phù hợp với nhu cầu quản lý bán hàng đa kênh, đặc biệt là khả năng quản lý tập trung và hỗ trợ xây dựng quy trình xử lý đơn hàng tại kho.

Trong bối cảnh doanh nghiệp vận hành nhiều gian hàng trên các nền tảng thương mại điện tử, một hệ thống kết nối và quản lý tập trung giúp Linh Linh giảm bớt các thao tác thủ công, đồng thời nâng cao khả năng kiểm soát quy trình từ đơn hàng đến kho vận. 

Sau khi triển khai BigSeller, thay đổi rõ rệt nhất đối với Linh Linh là quy trình xử lý đơn hàng tại kho được hệ thống hóa và trở nên minh bạch hơn.

Thay vì xử lý đơn theo phương pháp truyền thống, đội ngũ kho có thể thực hiện từng bước rõ ràng hơn trong quá trình nhặt hàng, kiểm tra và đóng gói. Đặc biệt, tính năng Wave Picking của BigSeller giúp doanh nghiệp phân chia đơn hàng theo từng nhóm, từ đó tổ chức hoạt động lấy hàng hiệu quả hơn và nâng cao hiệu suất xử lý. 

Tính năng Wave Picking hỗ trợ tối ưu quy trình lấy hàng.

Với mô hình có nhiều sản phẩm và số lượng đơn lớn, việc tổ chức nhặt hàng theo từng nhóm giúp nhân viên xử lý nhiều đơn trong cùng một lượt lấy hàng, đồng thời hỗ trợ duy trì tiến độ khi lượng đơn tăng cao.

Ngoài ra, khả năng lưu lại lịch sử thao tác cũng giúp Linh Linh dễ dàng kiểm tra và truy xuất khi phát sinh vấn đề, qua đó hỗ trợ xác định nguyên nhân và kiểm soát rõ hơn từng bước trong quy trình vận hành.

Rút ngắn 30% thời gian xử lý đơn, đào tạo nhân sự chỉ trong nửa ngày

Ứng dụng BigSeller đã tạo ra những thay đổi rõ rệt trong hoạt động vận hành kho của Linh Linh, đặc biệt ở hiệu suất xử lý đơn hàng và đào tạo nhân sự. 

Theo Linh Linh, thời gian xử lý đơn hàng tại kho được rút ngắn khoảng 30%. Kết quả này giúp đội ngũ vận hành chủ động hơn khi lượng đơn tăng cao trong các đợt Mega Sale, đồng thời quy trình được chuẩn hóa giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các bước lấy hàng, kiểm tra và đóng gói.

Một thay đổi đáng chú ý khác là quá trình đào tạo nhân sự mới được rút ngắn đáng kể. Thay vì mất từ 7-14 ngày để làm quen với sản phẩm và vị trí hàng hóa, nhân viên mới hiện có thể được hướng dẫn trong một buổi sáng và bắt đầu thực hiện công việc nhặt hàng vào buổi chiều.

Điều này giúp Linh Linh chủ động hơn trong việc bố trí và bổ sung nhân sự khi quy mô kinh doanh tăng trưởng.

Công nghệ trở thành nền tảng cho giai đoạn phát triển tiếp theo

Đối với Linh Linh, việc ứng dụng BigSeller không chỉ đơn thuần là sử dụng một phần mềm quản lý đơn hàng, mà còn là bước chuyển đổi trong cách doanh nghiệp tổ chức vận hành.

Từ một quy trình phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công, doanh nghiệp đã từng bước xây dựng hệ thống quản lý rõ ràng hơn, dễ kiểm soát hơn và phù hợp với mô hình kinh doanh đa kênh hiện tại.

Khi thương mại điện tử tiếp tục phát triển, việc mở rộng kênh bán hàng đồng thời đặt ra yêu cầu về năng lực xử lý đơn, quản lý tồn kho và tổ chức hậu cần. Với Linh Linh, số hóa kho vận là một trong những bước chuẩn bị cho quá trình mở rộng hoạt động kinh doanh trong thời gian tới. 

Hai đại diện Linh Linh ở giữa: bà Nguyễn Thị Minh Thư – Chuyên viên vận hành TMĐT và ông Nguyễn Anh Sơn – Trưởng phòng TMĐT.

Như chia sẻ từ đại diện Linh Linh: " BigSeller giúp chúng tôi biến quy trình vận hành kho từ thủ công và khó kiểm soát thành một hệ thống rõ ràng, nhanh chóng và dễ quản lý hơn. Đây là công cụ hỗ trợ hiệu quả để Linh Linh tiếp tục mở rộng hoạt động kinh doanh đa kênh trong thời gian tới. " - Nguyễn Anh Sơn, Trưởng phòng Thương mại điện tử, Công ty TNHH ĐTTM XNK Linh Linh