Lỡ tay bấm gửi email "nguy hiểm" ư, đây là cách thu hồi chúng trên Microsoft Outlook

Vào tháng 11/2014, hãng tin BBC đã đưa tin rằng một công ty dữ liệu thiết bị có tên On Device Research đã phát hiện ra rằng 10% những người trong độ tuổi từ 16 đến 34 "đã bị từ chối nhận công việc mới vì có điều gì đó được đăng trong hồ sơ (trên mạng) của họ".

Và dĩ nhiên tất cả chúng ta đều không hoàn hảo - ví dụ như email có một số lỗi chính tả hoặc một người nào đó được CC (Carbon Copy - chế độ gửi email cho nhiều người cùng lúc) do nhầm lẫn.

Ở những hoàn cảnh nói trên, tất cả chúng ta đều muốn sửa chữa sai lầm mà chính mình mắc phải - và điều đó nói chung là không thể.

Tuy nhiên nếu email của bạn được tích hợp trên Microsoft Outlook, vẫn có một số mẹo nhỏ giúp bạn.

Microsoft Outlook cung cấp khả năng không chỉ hủy hoàn toàn email mà còn có thể thực hiện các chỉnh sửa nhanh đối với văn bản hiện có và gửi lại ngay.

1. Đầu tiên, nhấp đúp vào email cần xử lý trong tab "Sent" (Đã gửi) để email đó tự bật ra.

2. Chọn menu "File" (Tệp), sau đó bấm "Info" (Thông tin).

3. Chọn "Message Resend" (Gửi lại tin nhắn) hoặc "Recall" (Thu hồi).

"Message Resend" cho phép bạn gửi lại email nếu nó không đến được mục tiêu, bạn cũng có thể sửa đổi nội dung nếu có gì đó thay đổi. Tuy nhiên, email đã gửi trước đó vẫn ở lại với tất cả những người nhận đầu tiên.

"Recall" cho phép hủy gửi email. Bằng cách chọn tùy chọn này, bạn có thể xóa các bản sao email chưa được người nhận đọc và sau đó có thể thay thế bằng một email mới.

Theo hướng dẫn của Microsoft, trong khi cả 2 phương án đều xóa thông báo email ban đầu khỏi hệ thống của bất kỳ người nhận nào, phương án sau cho phép tùy chỉnh thông báo.

Mặc dù tiện dụng như vậy nhưng vẫn có những lưu ý về "Message Resend" và "Recall".

Đầu tiên và rõ ràng nhất là chúng chỉ áp dụng với những email mà người nhận chưa đọc được mới - cần lưu ý rằng điều này hoàn toàn phụ thuộc vào việc người nhận kiểm tra email nhanh ra sao.

Microsoft cũng lưu ý rằng các chức năng này không có sẵn cho tất cả các email - chúng yêu cầu sự tương thích giữa hệ thống email của cả người nhận lẫn người gửi. Có nghĩa là những người cùng sử dụng Microsoft Exchange hay Microsoft 365 mới tận dụng được chúng.