Những điều quản lý U40 "có tâm" sẽ nói với trưởng nhóm gen Z: Không nên quá tin người!

Hãy tìm hiểu mục tiêu chính và phân tích chúng

Việc được thăng chức lên trưởng nhóm ở độ tuổi 25 là 1 thành tích ấn tượng. Nó là thành quả của những nỗ lực bạn cố gắng trong những năm đầu đi làm. Nhưng vị trí này cũng có rất nhiều thách thức, hãy bắt đầu từ việc tìm hiểu mục tiêu chính cần đạt của vị trí này từ nhiều nguồn.

Thứ nhất là từ quản lý trực tiếp của bạn: đó có thể là người mà bạn phải báo cáo như trưởng phòng/giám đốc, hay thậm chí là người vừa được thăng chức và để lại vị trí trưởng nhóm cho bạn. Nếu ở vị trí thứ 2 thì họ sẽ có nhiều sự đồng cảm và chia sẻ hơn, bù lại, người trưởng phòng thường sẽ chỉ yêu cầu bạn ở mặt kết quả mà ít đưa ra hướng dẫn, như thế sẽ tạo hành lang rộng rãi cho bạn thực thi.

Thứ hai là từ các mục tiêu lớn của công ty (KPI hoặc OKR) được set trước khi bạn lên làm quản lý. Và cuối cùng là lắng nghe mục tiêu của nhóm mà các đồng nghiệp hay nhân viên cốt lõi đang chia sẻ. 

Tuy nhiên, khi tìm hiểu kỳ vọng của quản lý, bạn cũng cần nhìn lại và đánh giá lại mục tiêu, xem điều gì là cốt lõi và điều gì là điểm có-thì-tốt, cần đạt được sớm và điểm gì cần hoàn thiện theo thời gian. Ở thời điểm ban đầu, nếu như bạn nhắm quá nhiều mục tiêu bạn sẽ không thể hoàn thành chúng và sau vài tháng nhìn lại, bạn sẽ thấy đó là 1 mớ hỗn độn, dở dang.

Để hoàn thành mục tiêu cốt lõi, bạn cũng cần phải biết nói không hoặc từ chối, trì hoãn các yêu cầu từ nhóm khác, phòng ban khác hay từ nhân viên.

Không nên quá tin người

Trong môi trường làm việc, sự tin tưởng lẫn nhau là rất quan trọng để đạt được mục tiêu, nhưng đồng thời bạn cũng không nên quá tin vào mọi người xung quanh, đặc biệt là khi bạn còn thiếu kinh nghiệm.

Đầu tiên, không nên tin hoàn toàn vào các phản hồi từ nhân viên. Bạn cần nhận thức rằng mỗi phản hồi đều có thể chứa đựng ý định hay động cơ riêng. Một số nhân viên có thể cố tình che giấu sự thật hoặc làm đẹp thực tế để tạo ấn tượng tốt với cấp quản lý mới. Họ có thể nói về những thành tích và kết quả tốt đẹp, nhưng không đề cập đến những khó khăn hay vấn đề tồn tại.

Trong khi đó, một số khác lại có thể cố tình phóng đại vấn đề hoặc bôi đen tình hình để đạt được mục đích riêng như giảm áp lực làm việc hay gây khó dễ cho cấp quản lý mới. Do đó, bạn cần phải xem xét kỹ lưỡng mọi phản hồi, đối chiếu với các nguồn thông tin khác và quan sát thực tế để có một cái nhìn khách quan hơn.

Bên cạnh đó, các đóng góp ý kiến của cấp trên cũng cần phải được xem xét kỹ càng. Mỗi cấp quản lý có phong cách lãnh đạo, quan điểm và mục tiêu riêng. Một số người chỉ muốn nhân viên nghe lệnh và phục tùng, trong khi những người khác lại theo xu hướng muốn nhân viên tự tìm hiểu, sáng tạo và phát triển.

Do đó, bạn cần phải nhìn nhận một cách khách quan và đánh giá xem ý kiến đóng góp nào là phù hợp và hiệu quả với phong cách quản lý của mình, thay vì chấp nhận ngay lập tức. Hãy lắng nghe những gì cấp trên chia sẻ, nhưng đừng quá phụ thuộc vào đó mà hãy tự suy nghĩ và đưa ra quyết định riêng và có lập trường vững vàng khi muốn phản đối quan điểm gì đó của sếp.

Khi mới bắt đầu sự nghiệp quản lý ở tuổi 25, bạn chắc chắn sẽ còn thiếu kinh nghiệm và dễ bị tác động bởi những ý kiến từ người khác. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn cần phải tỉnh táo tự xem xét và đánh giá. Hãy lắng nghe mọi người xung quanh, nhưng đừng quá phụ thuộc vào họ. Bạn cần phải tự tin vào năng lực và quyết định của mình để có thể dẫn dắt đội ngũ một cách hiệu quả.

Cách tồn tại dưới áp lực hai đầu: Từ sếp trên ép xuống và từ nhân viên đẩy lên

Khi trở thành quản lý ở tuổi 25, bạn đã đặt chân vào một môi trường làm việc hoàn toàn mới, nơi mà áp lực và thách thức đến từ hai phía – từ cấp trên và từ nhân viên. Trong vai trò nhân viên trước đây, bạn chỉ phải đối mặt với áp lực từ quản lý xuống, nhưng giờ đây khi đảm nhiệm vị trí quản lý nhóm nhỏ, bạn sẽ phải chịu thêm áp lực từ nhân viên lên. Đây là một tình huống khó khăn, đòi hỏi bạn phải có sự chuẩn bị tâm lý và kỹ năng vượt trội để vượt qua.

Đầu tiên, hãy hiểu rõ về nguồn gốc của áp lực từ cấp trên. Những người quản lý cấp cao thường đặt ra các mục tiêu và kỳ vọng rất cao cho cấp dưới, đồng thời đòi hỏi sự minh bạch và trách nhiệm giải trình. Họ mong muốn bạn có thể quản lý đội ngũ một cách hiệu quả, đạt được các chỉ tiêu đề ra và giải quyết mọi vấn đề phát sinh. Điều này đòi hỏi bạn phải luôn cập nhật tình hình, báo cáo kịp thời và có kế hoạch hành động cụ thể. Áp lực từ cấp trên có thể rất lớn, đặc biệt khi bạn còn thiếu kinh nghiệm.

Mặt khác, áp lực từ nhân viên lên cũng không kém phần gay gắt. Đội ngũ nhân viên thường có nhiều mong đợi và đòi hỏi từ người quản lý mới. Họ kỳ vọng bạn sẽ lắng nghe và giải quyết mọi vấn đề một cách công bằng và hiệu quả. Đồng thời, họ cũng muốn được hướng dẫn, đào tạo và phát triển chuyên môn. Nếu bạn không đáp ứng được những kỳ vọng đó, bạn sẽ phải đối mặt với sự không hài lòng, phàn nàn và thậm chí là sự phản kháng từ nhân viên.

Để tồn tại dưới áp lực hai đầu này, bạn cần phải có kỹ năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc tốt. Hãy lập kế hoạch chi tiết, ưu tiên những công việc quan trọng và cấp bách nhất. Đừng để bị cuốn vào những công việc nhỏ lẻ mà quên đi mục tiêu lớn hơn. Ngoài ra, bạn cũng cần phải biết cách phân công công việc một cách hiệu quả, tin tưởng và ủy quyền cho các thành viên trong đội để giảm bớt áp lực.

Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp và đối nhân xử thế cũng rất quan trọng. Hãy luôn cởi mở, lắng nghe và tôn trọng ý kiến của cả cấp trên và nhân viên. Đồng thời, bạn cũng cần phải biết cách đưa ra quyết định dứt khoát khi cần thiết và chịu trách nhiệm về những quyết định đó. Điều này sẽ giúp bạn xây dựng được sự tôn trọng và niềm tin từ cả hai phía.

Tồn tại dưới áp lực hai đầu từ cấp trên và nhân viên không phải là điều dễ dàng, đặc biệt khi bạn mới bước vào con đường quản lý ở tuổi 25. Tuy nhiên, nếu bạn có sự chuẩn bị tốt về tâm lý, kỹ năng quản lý thời gian, giao tiếp và đối nhân xử thế, cùng với sự kiên trì và nỗ lực không ngừng, bạn hoàn toàn có thể vượt qua thách thức này và trở thành một quản lý thành công.

Cách để được ghi nhận cho sự đóng góp và nỗ lực của bản thân

Khi bạn trở thành quản lý ở tuổi 25, điều quan trọng là phải nhận thức rằng thành công của bạn không chỉ đơn thuần là thành tích cá nhân mà còn bao gồm cả thành tựu của nhóm mà bạn quản lý. Vì vậy, để được ghi nhận xứng đáng cho những nỗ lực và đóng góp của mình, bạn cần phải tập trung vào cả hai khía cạnh này.

Đầu tiên, hãy tập trung vào việc nâng cao thành tích cá nhân. Mặc dù bạn đã là quản lý, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn có thể ngừng phát triển bản thân. Ngược lại, bạn cần phải tiếp tục học hỏi, nâng cao kiến thức chuyên môn và kỹ năng quản lý. Hãy theo đuổi sự hoàn thiện trong công việc của mình, đặt ra những mục tiêu cao và nỗ lực hết mình để đạt được chúng. Khi bạn ghi được những thành tích cá nhân đáng nể, điều đó sẽ giúp xây dựng uy tín và sự tôn trọng từ cả cấp trên lẫn đồng nghiệp.

Tuy nhiên, điều quan trọng hơn là bạn cần tập trung vào việc nâng cao hiệu suất làm việc của cả nhóm. Khi bạn là quản lý, thành công của bạn phụ thuộc rất nhiều vào sự đóng góp và nỗ lực của các thành viên trong nhóm. Vì vậy, bạn cần phải tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới. Hãy lắng nghe ý kiến của nhân viên, đào tạo và hỗ trợ họ phát triển kỹ năng nghề nghiệp. Đồng thời, bạn cũng cần phải biết cách động viên và khích lệ họ nỗ lực hướng tới mục tiêu chung.

Một trong những cách tốt nhất để nâng cao hiệu suất làm việc của nhóm là triển khai các quy trình và phương pháp làm việc hiệu quả. Đừng ngần ngại thay đổi phong cách làm việc cũ nếu thấy chúng không còn phù hợp. Tuy nhiên, bạn cũng không nên quá mới mẻ đến mức gây ra sự đứt gãy trong quy trình làm việc. Hãy tìm hiểu kỹ lưỡng về những phương pháp và công cụ quản lý hiện đại, rồi áp dụng một cách thận trọng và có kiểm soát. Bạn cũng có thể tham khảo ý kiến của nhân viên để tìm ra giải pháp phù hợp nhất.

Ngoài ra, bạn cũng nên chú trọng đến việc xây dựng mối quan hệ tốt với cấp trên và đồng nghiệp. Hãy luôn minh bạch về tình hình công việc, báo cáo kịp thời và lắng nghe phản hồi từ cấp trên. Đồng thời, bạn cũng nên tích cực tham gia vào các hoạt động giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm và hỗ trợ đồng nghiệp khi có thể. Điều này sẽ giúp bạn xây dựng được mạng lưới quan hệ tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển sự nghiệp của bạn.

Cuối cùng, đừng quên tự ghi nhận và biểu dương những nỗ lực và thành tựu của chính mình. Mặc dù bạn là quản lý, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không được phép tự hào về thành quả của mình. Hãy tự khẳng định giá trị bản thân và không ngần ngại chia sẻ những thành tích đã đạt được với những người xung quanh. Điều này sẽ giúp bạn được công nhận xứng đáng và tạo động lực để tiếp tục phấn đấu.

Trở thành quản lý tuổi 25 sẽ khiến bạn gặp nhiều áp lực, nhưng nếu tập trung vào công việc và các mục tiêu, cải thiện các mối quan hệ, thì bạn sẽ gặt hái được nhiều thành tựu. Và kể cả nếu như bạn chưa thành công ở vị trí quản lý này, thì đó cũng là 1 khởi đầu tốt trong hành trình sự nghiệp của bạn.