Thời gian cũng giống chiếc bình sức chứa có hạn, cứ lấp đầy nó mãi với những thứ vụn vặt thì sẽ chẳng bao giờ còn chỗ cho những điều xứng đáng phải làm

Dù bạn là một nhân viên bình thường hay một giám đốc lẫy lừng, quản lý thời gian vẫn là một bài toán khó cần được giải quyết. Alisa Cohn, một nhà tư vấn thông thái chuyên làm việc cùng các vị lãnh đạo cao cấp của các tập đoàn, cho rằng quản lý thời gian là vấn đề hàng đầu nên được lưu tâm tới.

"Sử dụng thời gian như thế nào là hợp lý?", câu hỏi này có lẽ không còn lạ lẫm trong suốt thời gian hành nghề của Cohn. Thay vì có một bài diễn văn dài cho vấn đề này, bà chỉ đơn giản kể mẩu chuyện ngắn về một chiếc bình thủy tinh chứa đầy đá, hạt vòng và cát. Dành cho những ai vẫn đang loay hoay với bài toán mang tên hiệu suất thời gian, đây là đáp số của bạn.

Câu chuyện chỉ như thế này thôi. Một ngày nọ, có một vị giáo sư mang đến lớp một chiếc bình rỗng và nói ông cần làm đầy nó. Trước hết, ông lấy ra một cặp đầy những hòn đá lớn và lần lượt xếp vào bình cho đến khi không thể cho thêm viên nào vào nữa. Vị giáo sư hỏi sinh viên  liệu rằng chiếc bình đã đầy chưa. Câu trả lời ông nhận được khi ấy là lời đồng thanh "Rồi ạ" đến từ phía cả lớp.

Không nói gì, ông lẳng lặng lấy ra một bát chứa đầy những hạt vòng nhỏ rồi đổ vào bình. Ông lắc chiếc bình cho đến khi chúng lấp đầy khoảng trống mà những viên đá đã tạo ra. Vị giáo sư lại hỏi cả lớp rằng chiếc bình đã đầy chưa và câu trả lời ông nhận được cũng giống hệt lần trước.

Lần này, người thầy mang một xô cát đến và tiếp tục đổ vào chiếc bình vốn dĩ đã chứa đá và hạt vòng. Cát lấp đầy từng khoảng trống nhỏ nhất mà đến mắt thường cũng không phát hiện ra. Và với vị giáo sư, chiếc bình chỉ thực sự đầy sau khi ông đổ vào đó một chai nước.

"Bây giờ thì chiếc bình đầy rồi đấy" – vị giáo sư nói – "Tôi có câu hỏi cho các em, nếu đổ cát vào trước, liệu chúng ta có thể đặt những viên đá lớn vào trong không?"

Đây là một câu chuyện không hề xa lạ nếu bạn đã biết đến Stephen Covey, tác giả cuốn sách "7 thói quen hiệu quả".

Với Cohn, mỗi vật được đặt vào trong chiếc bình ứng với mỗi công việc chúng ta cần hoàn thành mỗi ngày. Độ to nhỏ của chúng ứng mới mức độ quan trọng và ưu tiên của ta với công việc đó. Ví dụ, những tảng đá lớn là những mục tiêu dài hạn, chiến lược; những hạt vòng nhỏ, tương tự là mục tiêu ngắn hạn, ít quan trọng hơn và sau cùng, mỗi hạt cát là đại diện cho những thứ vụn vặt, vô nghĩa, liên tục xuất hiện nhưng có cũng như không. Trong khi đó, nước là nhân tố thường trực khiến bạn xao nhãng.

Khi bạn đã xác định được những mục tiêu lớn cùng quỹ thời gian dành cho nó, những công việc ít quan trọng hơn sẽ phân bổ và lấp đầy phần lịch trình trong ngày còn lại, giống như hạt vòng chui vào những kẽ hở mà các viên đá lớn tạo nên. Mặt khác, điện thoại, thông báo email, mạng xã hội không gì khác chính là nước và cát, thứ khiến bạn đi chệch hướng khỏi mục tiêu đề ra.

"Bạn sẽ chẳng làm được gì nếu lúc nào cũng loay hoay với hàng đống thứ cùng một lúc", Cohn chia sẻ, "Vì thế, trong mỗi tuần làm việc, hãy dành ra vài tiếng đồng hồ quý giá để tập trung cao độ cho những thứ quan trọng."

Những hòn đá lớn, cũng giống như một dự án đầu tư dài ngày, những bản kế hoạch dài hạn triền miên xuất hiện, là những thứ trừu tượng nhất, bao quát và khó hình dung nhất. Một trong những lỗi lớn nhất mà các vị lãnh đạo thường xuyên mắc phải là tập trung cho mục tiêu ngắn hạn, những thứ ngay lập tức mang lại lợi ích mà quên đi hay trì hoãn những nhân tố đảm bảo cho sự phát triển bền vững về lâu về dài.

"Tại sao vị trưởng phòng marketing lúc nào cũng tự mình thuyết trình hết từ dự án này sang dự án khác vậy? Bởi anh ta không ngừng đặt vào lọ những hòn đá lớn cho dự định thuê một người xuất chúng thay anh ta làm tất cả những việc trên. Nhưng thành thực chia sẻ với bạn này, bạn sẽ chẳng bao giờ thoát khỏi cảnh làm việc quần quật nếu không tự đánh giá và chấp nhận rằng mình còn những thứ thực sự quan trọng hơn ở ngoài kia!"