Từ lời cảnh báo của ông Hoàng Nam Tiến, nghĩ về tầm nhìn của ông Nguyễn Đức Tài: Xây hệ thống hiện đại ngay từ cửa hàng thứ 2, cả tập đoàn chỉ cần 2 người tính lương

Cách đây 20 năm, Thế Giới Di Động mở cửa hàng đầu tiên vào năm 2004. Khi đó, cũng giống như rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ khác, ông Nguyễn Đức Tài chưa có công nghệ gì trong tay, quản lý công việc kinh doanh bằng phần mềm Excel.

Mãi đến cuối năm 2005, khi mở cửa hàng thứ hai, nhu cầu quản lý từ xa bắt đầu phát sinh bởi lẽ Excel không thể đáp ứng được việc quản lý song song 2 cửa hàng cũng như việc luân chuyển hàng hóa.

Từ đây Thế Giới Di Động bắt đầu xây dựng hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) nhằm quản lý, nắm bắt những yếu tố cơ bản như doanh thu, hàng tồn kho, giúp lãnh đạo doanh nghiệp ngồi từ xa vẫn nắm được tình hình tại cơ sở kinh doanh. Phần mềm được hoàn thành năm 2004 và bắt đầu hoạt động ngay từ đầu năm 2005.

Ban đầu, phần mềm cũng chỉ có chức năng quản lý hàng hóa đơn giản. Theo thời gian và chiến lược kinh doanh của công ty, phần mềm liên tục được bổ sung, phát triển thêm nhiều phân hệ khác.

Chẳng hạn như khi hệ thống lớn dần lên, số cửa hàng, số sản phẩm bán ra, số lượng nhân viên cùng tăng vọt, Thế Giới Di Động phát sinh vấn đề chia ca cho nhân viên. Trước đó, việc chia ca vẫn chỉ được thực hiện trên Excel, khiến người làm bị quá tải. Không những vậy, bản thân Excel khi lên tới hàng chục nghìn dòng cũng dễ bị "đơ". Vì vậy, Thế Giới Di Động lại tiếp tục dạy phần mềm cách chia ca.

Đối với quản lý bán hàng , thông thường các cửa hàng nói chung sẽ quy hết về một mối, tức là có một khu trung tâm để nhận đơn hàng, nhập hệ thống, in phiếu, thu tiền, viết hóa đơn... Điều này khiến khách hàng phải đợi rất lâu nếu vào giờ cao điểm. Thế Giới Di Động là một trong những nơi đầu tiên nhân viên cầm smartphone để bán hàng.

Cụ thể, chính nhân viên tư vấn sẽ dùng smartphone để biết mọi thông tin về sản phẩm đó, bao gồm tính năng, khuyến mãi chi tiết để tư vấn cho khách hàng hiệu quả. Sau khi tư vấn xong cũng chính nhân viên đó sẽ là người làm đơn hàng trực tiếp cho khách hàng, giảm đi rất nhiều thời gian và quầy thu ngân. Bởi vậy ở Thế Giới Di Động sẽ gần như không có người phải đợi.

Bên cạnh đó, điểm lợi của cách quản lý bán hàng này là ngay lập tức tính được doanh số và tính thưởng cho nhân viên. Mỗi chiếc điện thoại bán ra liên quan đến rất nhiều người, như người bán trực tiếp, thu ngân, quản lý cửa hàng, tổng quản lý nhiều siêu thị… Việc xác định mỗi người được bao nhiêu tiền thông thường rất phức tạp, nhưng hệ thống ERP của Thế Giới Di Động có thể tính lương theo ngày. Điều này giúp chính nhân viên có thể theo dõi thu nhập của mình và xem những người xung quanh ai bán giỏi để học tập.

Trước kia, khi các chuỗi điện thoại khác thay đổi bảng giá một cách thủ công, thì ở Thế Giới Di Động, công nghệ giúp việc thay giá được thực hiện tự động. Hệ thống có thể làm giá, khuyến mãi đến từng siêu thị hay đích danh một điện thoại nào đó và mỗi khi ở trên thay đổi giá thì lập tức giá mới được chuyển đến các hệ thống đèn LED hiển thị tại các cửa hàng. Nhờ đó, công ty không tốn chi phí cho công việc thay bảng giá và nhân viên tại các cửa hàng có thể hoàn toàn chuyên tâm chăm sóc khách hàng.

Trong quản trị, lãnh đạo Thế Giới Di Động từng cho biết, trên các cửa ra vào tại các cửa hàng của Thế Giới Di Động đều được gắn mắt thần để đếm số người đi qua . Điều này giúp lãnh đạo công ty biết được số liệu chi tiết tại từng cửa hàng, có bao nhiêu người vào cửa hàng và trong số đó bao nhiêu người mua hàng. Tỷ lệ này cao có nghĩa là cửa hàng đang hoạt động tốt còn tỷ lệ này thấp tức là cửa hàng đang có vấn đề. Từ đó, các cửa hàng ít làm hài lòng khách hàng sẽ được cử người xuống nghiên cứu và tìm hiểu nguyên nhân.

Công nghệ cũng giúp nhân viên kế toán Thế Giới Di Động giảm tải, như việc tính lương cho hơn hàng chục nghìn nhân viên chỉ cần vỏn vẹn 2 người thực hiện. Bên cạnh đó, với một công ty phát sinh cả trăm nghìn hóa đơn mỗi ngày, việc lưu trữ bằng giấy rất khó khăn và quản lý trong 10 năm lại càng khó. Vì vậy, ngay khi Nhà nước cho phép, Thế Giới Di Động đã là một trong ba công ty đầu tiên ở Việt Nam áp dụng hóa đơn điện tử.

Đối với tuyển dụng , Thế Giới Di Động có hệ thống quản trị nhân lực online và tuyển dụng phỏng vấn thông minh để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng cho hàng chục siêu thị mỗi tháng. Giao diện phỏng vấn online chỉ mất 18 phút và bất kỳ ai cũng có thể vào trang online này, đăng ký ứng tuyển trong từng vị trí. Thông qua các câu hỏi, hệ thống sẽ giúp đánh giá về tính cách, kỹ năng, để chọn ra những người phù hợp nhất. Sau đó, những người này nộp hồ sơ trực tuyến, gia nhập công ty. Tất cả dữ liệu đều nằm trong phần mềm công ty, để tuyển dụng những vị trí tiếp theo, tiết kiệm nhiều chi phí về quản trị nhân lực.

Về bảo hành , hệ thống tiếp nhận qua ứng dụng trên smartphone, có thể quản lý rất nhanh từng điện thoại dùng được bao lâu để bảo hành cho khách.

Về quản lý kho , hệ thống của Thế Giới Di Động bao quát được tình hình của toàn bộ các cửa hàng. Từ đó, khi siêu thị này không còn, vào phần mềm kho sẽ biết siêu thị nào còn hàng để bán cho khách. Nhà cung cấp và đơn vị giao nhận cũng vận hành theo phần mềm riêng, nhân viên kho sẽ mở hệ thống lên, kiểm tra nếu có đơn hàng mới nhận, giao hàng. Hệ thống cũng theo dõi nhận hàng để làm sao hàng không thiếu, không thừa, tính toán ra từng linh kiện trong điện thoại còn hay hết để nhập hàng vừa đủ.

Với việc chú trọng phát triển nền tảng công nghệ, Thế Giới Di Động nhanh chóng trở thành chuỗi bán lẻ hàng đầu Việt Nam. Từ điện thoại, Thế Giới Di Động đã mở rộng ra nhiều mảng kinh doanh mới và đạt doanh thu khoảng 5,5 tỷ USD năm 2022.