Chỉ vì thứ này mà cuộc họp vốn đã nhàm chán lại càng trở nên dài lê thê: Từ sếp đến nhân viên đều nên tránh!

Mỗi cuộc họp đạt hiệu quả cao, mục tiêu đề ra ngoài nội dung, nghi thức thì một trong những yếu tố quyết định kết quả là văn hóa khi hội họp của các thành viên tham gia.

Một vài thành viên bật điện thoại lướt web, đọc tin, chơi game, thậm chí là liếc mắt vào màn hình ít nhiều ảnh hưởng đến cuộc họp, vô tình chúng ta thiếu tập trung, sự lắng nghe và thiếu tôn trọng tập thể. Thêm vào đó, nhìn chằm chằm vào màn hình có nghĩa là không giao tiếp bằng mắt, và ngôn ngữ cơ thể của chúng ta có thể bị hạn chế khi chú tâm vào một thiết bị nào đó.

Theo Adrian Ward, một trợ lý giáo sư tại khoa Marketing, Đại học Texas ở Austin cho biết: "Nghiên cứu cho thấy rằng cố gắng để thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc thường không mang lại năng suất cao. Chỉ cần sự hiện diện của một chiếc điện thoại thông minh đã khiến con người mất tập trung. Sinh viên của chúng tôi nghe giảng nhiều hơn khi không có những vật dụng công nghệ cao bên cạnh". 

Đối với Rafat Ali, CEO của công ty truyền thông kinh doanh Skift: "Khi mọi người đang nhìn chằm chằm vào máy tính xách tay hoặc tệ hơn điện thoại của họ, nó có vẻ thiếu tôn trọng và có thể khiến cuộc họp kéo dài hơn dự kiến. Nhân viên trong Skift thường không được phép mang theo chúng khi họp nội bộ". 

Skift cũng có những văn bản về việc giới hạn thời gian đáp ứng yêu cầu này. Cuộc họp trực tiếp nội bộ không thể dài hơn 10 phút, các cuộc họp nhóm không thể vượt qua mốc 25 phút. Nhân viên cũng được yêu cầu tránh ngồi hơn 1h đồng hồ họp mỗi ngày. Khi mọi người đang làm việc trên thiết bị của họ trong một cuộc họp, họ thường yêu cầu được lặp lại hoặc đưa ra các chủ đề đã được thảo luận, khiến cuộc họp kéo dài một cách không cần thiết.

Tại công ty thế chấp United Shore, chủ tịch và CEO Mat Ishbia cũng thực hiện điều này với nhân viên của mình. Ông cho biết: "Nếu một cuộc họp được rút ngắn từ 1 tiếng xuống 30 phút, điều đó có nghĩa là nhân viên có thể làm nhiều công việc khác mang lại lợi ích phát triển cho công ty. Nghỉ giải lao giữa cuộc họp hoàn toàn có thể giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và dễ chịu hơn".  

Họp hành luôn khiến dân công sở mệt mỏi.

Ngoài ra, nếu bạn muốn có một cuộc họp hiệu quả cao, mọi người tích cực thảo luận, tôi khuyên bạn cũng nên tránh những điều dưới đây:

Sử dụng slide thuyết trình quá nhiều

Chuẩn bị một slide thuyết trình là một yếu tố hỗ trợ khiến người nói tự tin hơn. Tuy nhiên, có một thực tế là nhiều người coi slide là phương án duy nhất để thể hiện quan điểm của mình.

Jeff Bezos nổi tiếng là một CEO khác người khi đưa ra thách thức cấm sử dụng PowerPoint trong văn phòng làm việc. Ông yêu cầu nhân viên phải đệ trình một bản tài liệu 6 trang giấy mỗi khi muốn trình bày ý tưởng nhằm khuyến khích tư duy phản biện với các vấn đề đơn giản.

 Lùi thời gian họp vì chưa đủ người

 Để đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng thời gian biểu, đạt được mục đích thì bạn nên bắt đầu đúng giờ quy định. Bởi lẽ đúng giờ là một yếu tố cần thiết khi nói đến những cuộc họp chính thức và mang tính quan trọng. Hơn nữa điều này còn thể hiện sự chuyên nghiệp của chính người tham gia cuộc họp. Đừng chỉ vì một vài cá nhân mà khiến cả cuộc họp bị chậm trễ.

"Cuộc họp im lặng"

Một cuộc họp mà không nhận được các ý kiến từ những thành viên tham gia được coi là một buổi họp thất bại. Nhiều người vì các lí do khác nhau như ngại phát biểu quan điểm cá nhân, sợ bị đánh giá, góp ý… mà không thể hiện ý kiến của mình. Như vậy, cuộc họp sẽ không đạt được mục đích chính là thu nhận ý kiến của các thành viên tham gia, đồng thời mất thời gian một cách vô ích.

Việc hạn chế sử dụng các thiết bị công nghệ để tập trung vào yếu tố con người giúp tránh lãng phí thời gian và sự phân tán.

Điều hành kém hiệu quả, hoạt bát

 Người điều hành, chủ trì cuộc họp là người giữ vai trò kiểm soát nội dung, không khí và thời gian một cách cụ thể. Đồng thời phải xử lý linh hoạt các tình huống trong cuộc họp. Một sự điều hành yếu kém có thể khiến cuộc họp đi lệch hướng khỏi những chủ đề đã định hay có thể dập tắt sự sáng tạo của những người tham dự cuộc họp.

Thiếu bản tổng kết cuộc họp

Một cuộc họp mà không có biên bản tổng kết lại những nội dung chính đã được giải quyết hay còn tồn đọng và nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên thì cũng giống như một cuộc dạo chơi không có hồi kết. Hãy đảm bảo rằng thư ký cuộc họp sẽ tổng hợp lại các nội dung chính và gửi tới những người có liên quan để đảm bảo công việc trôi chảy.