Giải mã phần mềm hỗ trợ số hóa giáo dục Việt Nam đoạt giải Vàng quốc tế

Từ quyết tâm chuyển đổi số lĩnh vực giáo dục Việt Nam

Những năm 2020-2021, khi Bộ Giáo dục và Đào tạo liên tiếp ban hành các Thông tư 52, 28, 32 và sau đó là Thông tư 10/2021 về hồ sơ điện tử, đội ngũ Viettel Solutions không lập tức viết code. Thay vào đó, các kỹ sư đi khảo sát thực tế ở cả 4 cấp học: mầm non, tiểu học, THCS và THPT với mong muốn tạo ra sự thay đổi mới trong lĩnh vực giáo dục.

Từ quá trình khảo sát, đội ngũ xác định hai bài toán: giảm tải công việc hành chính cho người trực tiếp thực hiện, trả lại thời gian cho giáo viên; đồng thời tạo năng lực quản lý xuyên suốt cho các cấp quản lý giáo dục.

Để giải quyết các bài toán này, phần mềm Quản lý hồ sơ điện tử cho giáo dục (eDoc) ra đời vào năm 2022 nhằm số hóa toàn bộ quy trình quản lý hồ sơ, sổ sách và tài liệu trong các cơ sở giáo dục. eDoc giúp các đơn vị chuyển từ quản lý trên sổ giấy sang môi trường điện tử, đồng thời đáp ứng linh hoạt nhiều mô hình tổ chức khác nhau, từ quản lý tập trung, phân tán đến kết hợp tập trung và phân tán.

Một trong những chức năng đáng chú ý của eDoc là quản lý chi tiết tới từng hạng mục, từ file sổ, nhân sự đến tiến trình xử lý. Theo đó, các cấp quản lý có thể chủ động theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ của từng cá nhân, đơn vị, đồng thời kiểm tra từ chi tiết đến tổng thể hoạt động của các cấp trực thuộc.

Việc này giúp thay thế cách kiểm tra thủ công, vốn mất nhiều thời gian và khó theo dõi đầy đủ, bằng một phương thức quản lý trực quan, minh bạch và chủ động hơn. Người dùng cũng có thể linh hoạt xây dựng, điều chỉnh cách thức quản lý theo nhu cầu thực tế của từng đơn vị, mà không phải áp dụng một quy trình cứng nhắc.

Hiệu quả của việc số hóa thể hiện rõ ở những nghiệp vụ vốn tốn nhiều thời gian khi thực hiện trên hồ sơ giấy. Theo anh Nguyễn Trung Hiệp – kỹ sư quản trị dự án, eDoc tạo sự thay đổi lớn nhất ở nghiệp vụ của cán bộ quản lý. Với nghiệp vụ của cán bộ quản lý tại trường mầm non, mỗi tuần hiệu phó phải nhận xét và ký duyệt sổ do giáo viên trong toàn trường trình lên.

Ban đầu, người duyệt phải mở từng sổ, thực hiện nhận xét rồi ký, trong khi số lượng giáo viên có thể lên tới hàng chục, thậm chí hàng trăm người sau khi các trường sáp nhập. Dùng eDoc, người duyệt có thể đưa nội dung nhận xét lên hàng loạt và ký cùng lúc hàng trăm file, không cần mở từng sổ hay gõ, chỉnh sửa từng file.

Bên cạnh các chức năng xử lý và giám sát hồ sơ, eDoc chú trọng phân quyền và bảo mật dữ liệu. Hệ thống cho phép tổ chức quản lý hồ sơ theo cấp, theo đơn vị và theo người dùng. Quan trọng hơn, dữ liệu khách hàng được Viettel trực tiếp bảo vệ, đảm bảo an toàn ở mức cao nhất.

Đến giải Vàng tại Giải thưởng Kinh doanh Quốc tế 2026

Càng đi sâu vào thực tế, các kỹ sư Viettel nhận ra công nghệ có ý nghĩa thực sự khi không tạo ra gánh nặng mới cho người sử dụng. Khi eDoc triển khai tại các tỉnh miền núi như Điện Biên, Sơn La hay khu vực Yên Bái cũ, họ phải giải bài toán không chỉ về công nghệ mà còn về sự khác biệt trong khả năng tiếp cận công nghệ của giáo viên.

Thay vì buộc người dùng phải học cách sử dụng một phần mềm mới, các kỹ sư chọn cách ngược lại: làm cho phần mềm trở nên dễ dùng nhất có thể, để mọi đối tượng, ở mọi độ tuổi, tại mọi vùng miền, đều có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng.

Về mặt vận hành, eDoc mang lại lợi ích ở ba nhóm người dùng. Đối với giáo viên, nền tảng giúp giảm các thao tác thủ công, cho phép xử lý công việc linh hoạt mọi lúc, mọi nơi trên đa thiết bị, từ đó giải phóng thời gian để tập trung sáng tạo bài giảng.

Về phía nhà trường, eDoc không chỉ thúc đẩy quá trình chuyển đổi số mà còn tiết kiệm tối đa các chi phí liên quan đến văn phòng phẩm, bảo quản và kiểm tra hồ sơ, giúp giảm áp lực, qua đó tập trung nguồn lực cho công tác giảng dạy.

Với cấp quản lý, eDoc đơn giản hóa và tập trung quy trình quản lý hồ sơ, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định. Hệ thống giúp chủ động theo dõi, kiểm tra từ chi tiết đến tổng thể quá trình xử lý hồ sơ mọi lúc, mọi nơi. Nhờ đó, cán bộ quản lý tối ưu thời gian làm việc, giảm phụ thuộc vào không gian và giờ hành chính, nâng cao khả năng làm việc đa nhiệm và chủ động cải tiến phương thức quản lý số.

Đáng chú ý, hệ thống vẫn giữ sự linh hoạt khi không buộc các trường phải sử dụng một phần mềm quản lý nhà trường cụ thể. eDoc được thiết kế để có thể kết nối và hoạt động độc lập, trao cho người dùng quyền lựa chọn thay vì tạo thêm một sự phụ thuộc công nghệ.

Triết lý thiết kế lấy người dùng làm trung tâm, đặt việc tiết kiệm thời gian lên hàng đầu, đem lại hiệu quả lớn đã giúp eDoc đạt được sự công nhận quốc tế. Tại Giải thưởng Kinh doanh Quốc tế (International Business Awards) năm 2026, vượt qua 3.400 hồ sơ đề cử từ 82 quốc gia và vùng lãnh thổ, eDoc đã xuất sắc giành Giải Vàng Stevie Awards ở hạng mục Sản phẩm vì cộng đồng xuất sắc (Best Product for Social Impact).

Đến nay, hệ thống đã được triển khai tại hơn 10.000 trường học, hiện diện ở 29/34 tỉnh, thành phố với hơn 600.000 người dùng.

Nhưng những con số ấy chưa phải điều đáng nói nhất. Nếu công nghệ tốt là công nghệ giúp con người làm được nhiều việc hơn, thì công nghệ xuất sắc còn có một cấp độ khác: người dùng chỉ cần vài cú click đơn giản, trong khi phía sau sự đơn giản ấy là cả một quá trình dài các kỹ sư quan sát, đo đếm và tối ưu từng thao tác.