Sếp nhắn tin lúc 10h30 tối yêu cầu phản hồi công việc, người EQ cao không nói “vâng” ngay

Có ai tối rồi mà sếp vẫn nhắn tin yêu cầu xử lý công việc không?

Làm thế nào khi sếp 2h sáng vẫn nhắn tin đòi báo cáo?

Không trả lời tin nhắn của sếp lúc 10h tối có bị đánh giá là EQ kém?

Lướt qua các diễn đàn, hội nhóm bàn chuyện công sở, không khó để bắt gặp những câu hỏi tương tự. Từ chuyện sếp nhắn tin ngoài giờ đến cách phản hồi sao cho vừa giữ được sự chuyên nghiệp, vừa không tự đẩy mình vào thế khó, đây vẫn là chủ đề khiến nhiều người đi làm băn khoăn.

Vậy nếu sếp nhắn tin lúc 10h30 tối yêu cầu phản hồi công việc, người EQ cao sẽ trả lời thế nào? Có phải cứ lập tức đáp “Vâng, em làm ngay ạ” mới thể hiện được tinh thần trách nhiệm, hay còn cách phản hồi nào khéo léo và hợp lý hơn?

Không phải tin nhắn nào được gửi ngoài giờ cũng có thể để đến sáng hôm sau. Nếu công ty đang gặp sự cố, khách hàng phát sinh vấn đề cần giải quyết ngay hoặc có một đầu việc ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc họp quan trọng vào sáng hôm sau, việc phản hồi kịp thời là cần thiết.

Trong trường hợp này, điều quan trọng không nằm ở việc trả lời thật nhanh bằng một câu “Vâng” hay “Được ạ”, mà là cho sếp biết mình đã tiếp nhận thông tin, hiểu vấn đề và có hướng xử lý cụ thể.

Chẳng hạn, khi sếp nhắn yêu cầu kiểm tra gấp một số liệu trong báo cáo, nhân viên có thể trả lời:

“Em đã nhận được thông tin ạ. Em sẽ kiểm tra lại số liệu ngay và phản hồi anh/chị trước 11h tối nay.”

Nếu chưa thể xác định thời gian hoàn thành, có thể nói rõ phần việc mình sẽ làm trước:

“Em đã nắm được vấn đề. Em sẽ kiểm tra nguyên nhân trước, sau đó cập nhật tình hình cho anh/chị trong khoảng 30 phút nữa ạ.”

Cách trả lời này có hai điểm đáng chú ý. Thứ nhất, sếp biết tin nhắn đã được tiếp nhận và không cần phải hỏi lại. Thứ hai, nhân viên đưa ra một mốc thời gian hoặc bước xử lý cụ thể, giúp hai bên hiểu rõ việc gì sẽ diễn ra tiếp theo.

Ngược lại, nếu chỉ trả lời “Vâng ạ”, sếp vẫn có thể phải hỏi thêm: Bao giờ xong? Đã bắt đầu làm chưa? Có giải quyết được không? Một câu xác nhận ngắn chưa chắc đã giúp công việc tiến triển.

Tất nhiên, việc đã xác nhận xử lý không có nghĩa nhân viên phải hứa một thời hạn vượt quá khả năng của mình. Nếu cần thêm dữ liệu hoặc sự phối hợp từ bộ phận khác, hãy nói rõ điều đó thay vì cam kết cho xong chuyện.

2. Nếu việc không cần xử lý ngay: Thể hiện tinh thần trách nhiệm nhưng không vội nhận làm ngay trong đêm

Đây có lẽ là tình huống khiến nhiều người phân vân nhất. Sếp gửi một yêu cầu chỉnh sửa tài liệu, hỏi tiến độ dự án hoặc giao thêm một đầu việc, nhưng không nói rõ phải hoàn thành ngay trong đêm. Nhân viên vừa muốn thể hiện mình có trách nhiệm, vừa không muốn một tin nhắn lúc 10h30 tối mặc nhiên trở thành yêu cầu làm việc ngay lập tức.

Trong trường hợp này, thay vì trả lời “Vâng, em làm ngay ạ” rồi tự đặt mình vào trạng thái phải xử lý công việc giữa đêm, nhân viên có thể xác nhận đã nhận yêu cầu và chủ động đề xuất thời điểm hoàn thành.

Ví dụ:

“Em đã nhận được yêu cầu của anh/chị ạ. Em sẽ rà soát lại nội dung và gửi bản cập nhật vào đầu giờ sáng mai.”

Hoặc, nếu đang có nhiều đầu việc cần sắp xếp:

“Em đã nắm được việc này ạ. Sáng mai em sẽ kiểm tra lại các nội dung liên quan và ưu tiên xử lý trước, dự kiến gửi anh/chị bản hoàn chỉnh trước 10h.”

Điểm mấu chốt là không né tránh công việc, nhưng cũng không mặc định rằng cứ nhận tin nhắn ngoài giờ thì phải lập tức bắt tay vào làm. Khi nêu rõ thời gian dự kiến hoàn thành, nhân viên vừa giúp sếp biết kế hoạch tiếp theo, vừa có cơ sở để chủ động sắp xếp công việc.

Nếu chưa rõ mức độ gấp, có thể hỏi lại một cách lịch sự: “Anh/chị cho em hỏi việc này có cần hoàn thành ngay trong tối nay không ạ? Nếu chưa quá gấp, em xin phép xử lý đầu giờ sáng mai để rà soát kỹ hơn và gửi anh/chị bản đầy đủ.”

Đây là cách phản hồi phù hợp khi yêu cầu chưa có thời hạn cụ thể. Thay vì tự suy đoán rằng sếp muốn có kết quả ngay lập tức, nhân viên chủ động xác nhận mức độ ưu tiên để tránh hiểu nhầm hoặc làm việc trong tâm thế bị thúc ép không cần thiết.

3. Nếu sếp thường xuyên nhắn ngoài giờ hoặc chỉ hỏi “Em còn thức không?”: Cần làm rõ yêu cầu và thiết lập cách phối hợp

Một tin nhắn lúc 10h30 tối có thể xuất phát từ tình huống phát sinh bất ngờ. Nhưng nếu chuyện này lặp lại thường xuyên, kể cả khi công việc không có gì cấp bách, vấn đề không còn nằm ở một lần nên trả lời “vâng” hay không mà là cách hai bên phối hợp trong công việc.

Chẳng hạn, sếp chỉ nhắn “Em còn thức không?”, “Có chút việc này” hoặc “Mai xem giúp anh/chị nhé” mà chưa nói rõ nội dung. Nhân viên trả lời “Vâng, em đây ạ” có thể vô tình mở đầu cho một cuộc trao đổi kéo dài ngay trong thời gian nghỉ ngơi, dù đầu việc thực tế hoàn toàn có thể chờ đến sáng.

Trong trường hợp chưa biết sếp cần gì, có thể trả lời:

“Dạ, anh/chị cần em hỗ trợ nội dung gì ạ? Nếu việc cần xử lý gấp trong tối nay, anh/chị cho em xin thông tin cụ thể để em kiểm tra nhé.”

Câu trả lời này không từ chối ngay từ đầu, đồng thời giúp xác định yêu cầu có thực sự cần giải quyết lập tức hay không. Nếu chỉ là việc thông thường, nhân viên có thể tiếp tục đề xuất xử lý vào ngày làm việc tiếp theo.

Nếu tình trạng nhắn tin ngoài giờ diễn ra thường xuyên, có thể trao đổi vào thời điểm phù hợp hơn:

“Để em chủ động sắp xếp công việc và phản hồi kịp thời, anh/chị có thể giúp em xác định những đầu việc cần xử lý ngay trong ngày và những việc có thể hoàn thành vào sáng hôm sau được không ạ? Như vậy em sẽ dễ theo dõi thứ tự ưu tiên và hạn chế bỏ sót việc.”

Cách nói này hướng cuộc trao đổi vào quy trình làm việc thay vì trách móc cá nhân. Nhân viên không cần phải tuyên bố cứng nhắc rằng mình sẽ không trả lời sau giờ làm, nhưng cũng không nên để việc phản hồi ngoài giờ trở thành một cam kết mặc định nếu hai bên chưa thống nhất.

Đương nhiên, cách phản hồi cụ thể còn phụ thuộc vào tính chất công việc, thỏa thuận về thời gian trực và mức độ khẩn cấp của từng tình huống. Với những vị trí cần trực xử lý sự cố hoặc có lịch làm việc đặc thù, yêu cầu phản hồi ngoài giờ có thể là một phần của công việc. Ngược lại, nếu không có yêu cầu như vậy, việc thường xuyên phải xử lý những đầu việc không cấp bách vào ban đêm là điều hai bên nên trao đổi lại.

EQ cao không đồng nghĩa với việc lúc nào cũng phải nói “vâng”

Trong giao tiếp công sở, EQ không đơn giản là nói lời dễ nghe hay luôn đồng ý với yêu cầu của cấp trên. Một phản hồi phù hợp cần giúp đối phương hiểu mình đã tiếp nhận thông tin, đồng thời làm rõ việc cần làm, mức độ ưu tiên và thời gian có thể hoàn thành.

Vì thế, trước một tin nhắn công việc lúc 10h30 tối, nhân viên không nhất thiết phải lập tức trả lời “Vâng, em làm ngay ạ”. Điều cần làm trước tiên là xác định tình huống: việc có thật sự khẩn cấp không, yêu cầu đã rõ ràng chưa và thời hạn hoàn thành là khi nào.

Nếu cần xử lý ngay, hãy xác nhận và đưa ra phương án. Nếu có thể chờ đến sáng hôm sau, hãy nói rõ thời điểm sẽ tiếp tục công việc. Còn nếu tin nhắn chưa nêu cụ thể yêu cầu hoặc tình trạng này lặp lại thường xuyên, hãy chủ động hỏi lại và thống nhất cách phối hợp.

Nói cách khác, phản hồi có EQ không phải là tìm cách làm sếp hài lòng bằng mọi giá, mà là giao tiếp đủ rõ ràng để công việc không bị đình trệ, không phát sinh hiểu lầm và cả hai bên đều biết điều gì sẽ diễn ra tiếp theo.

Trần Hà.