5 bước giúp doanh nghiệp, ngân hàng tuân thủ các "yêu cầu bắt buộc" của NHNN đúng hạn, giảm rủi ro và tăng cạnh tranh

Nhóm tác giả DTSVN

Giải pháp chuyển đổi số ngành Tài chính - Ngân hàng

87 bài viết

• Gen AI có tiềm năng tạo ra giá trị lớn cho ngân hàng, nhưng việc mở rộng và thuyết phục nhân viên, khách hàng chấp nhận công nghệ này không hề đơn giản. Để thành công, ngân hàng cần có một chiến lược rõ ràng để vượt qua mọi rào cản, tối ưu hóa các cơ hội và khai thác tối đa tiềm năng của Gen AI.
  Tại: Làm gì để tận dụng tối đa tiềm năng của Gen AI trong ngân hàng?

Làm thế nào để không chỉ làm cho xong, mà còn làm đúng, đủ và kịp thời? Theo các chuyên gia của DTSVN – đơn vị đồng hành cùng nhiều tổ chức lớn trong hành trình chuyển đổi số và bảo mật thông tin – dưới đây là 5 bước thực tiễn mà nhiều doanh nghiệp lớn đang áp dụng để biến áp lực thành động lực đổi mới, biến nghĩa vụ thành cơ hội vươn lên dẫn đầu.

Bước 1: Giải mã yêu cầu, biến văn bản pháp lý thành kế hoạch hành động

Thông tư, Quyết định hay hướng dẫn kỹ thuật từ NHNN thường dài và chứa nhiều chi tiết phức tạp. Việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm là bóc tách và trả lời rõ ràng ba câu hỏi:

Một là: Yêu cầu cụ thể là gì?

Hai là: Áp dụng cho đối tượng, hệ thống hay dịch vụ nào?

Ba là: Hạn chót thực hiện là khi nào?

Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch hành động rõ ràng: xác định các hạng mục bắt buộc, ước tính khối lượng công việc, dự trù ngân sách và nguồn nhân sự cần thiết.

Ví dụ, nếu yêu cầu bắt buộc xác thực đa yếu tố (MFA) cho toàn bộ giao dịch trực tuyến, doanh nghiệp cần rà soát bao nhiêu kênh số đang vận hành, số lượng hệ thống cũ cần chỉnh sửa và khả năng ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. Để đáp ứng kịp thời và toàn diện, doanh nghiệp cũng nên triển khai thêm các lớp bảo mật như mã hóa dữ liệu, quản lý chứng chỉ số và áp dụng công nghệ bảo vệ giao dịch đạt chuẩn quốc tế – điển hình như giải pháp V-OS từ V-Key. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tạo ra “bản đồ” minh bạch, tránh bỏ sót hạng mục và dễ dàng thuyết phục lãnh đạo phê duyệt nguồn lực, biến áp lực tuân thủ thành bước đệm nâng cấp hệ thống.

Bước 2: Đặt deadline nội bộ sớm hơn 2 – 3 tháng

Nhiều doanh nghiệp chỉ bám sát deadline chính thức của NHNN, đến khi gặp sự cố thì trở tay không kịp. Bí quyết nằm ở việc tự xây dựng deadline nội bộ sớm hơn từ 60 đến 90 ngày so với quy định.

Thực tế, khó tránh khỏi những phát sinh như yêu cầu bổ sung từ NHNN, chậm phê duyệt ngân sách, lỗi kỹ thuật hay yêu cầu thêm từ kiểm toán nội bộ. Bởi vậy, ngay từ đầu cần lên kế hoạch chi tiết, chia nhỏ tiến độ thành các mốc như khảo sát, thiết kế, phát triển, kiểm thử và đào tạo. Đồng thời phân rõ trách nhiệm cho từng phòng ban và dành ra khoảng 10 – 20% thời gian dự phòng.

Nhờ cách làm này, ngay cả khi gặp trục trặc, doanh nghiệp vẫn đủ thời gian xử lý và kịp hoàn thành trước hạn chót.

Bước 3: Gắn tuân thủ vào KPI

Một trong những nguyên nhân khiến nhiều tổ chức trễ hạn không phải do năng lực yếu mà do coi Mandatory chỉ là dự án phụ. Để thay đổi điều đó, doanh nghiệp cần biến các hạng mục tuân thủ thành KPI cụ thể của phòng CNTT, pháp chế, vận hành và các bộ phận liên quan.

Bên cạnh đó, tích hợp luôn các yêu cầu Mandatory vào quy trình phát triển sản phẩm, dịch vụ mới. Tổ chức họp rà soát định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng để cập nhật tiến độ và xử lý kịp thời các vướng mắc phát sinh.

Cách làm này giúp giảm áp lực vào phút chót, tăng tính chủ động của đội ngũ và sẵn sàng cung cấp báo cáo, tài liệu khi NHNN hoặc kiểm toán yêu cầu.

Bước 4: Tận dụng công nghệ và “bắt tay” cùng chuyên gia

Không phải doanh nghiệp nào cũng đủ nhân lực, thời gian và chuyên môn để tự triển khai toàn bộ các hạng mục tuân thủ, nhất là khi thời hạn từ NHNN khá gấp và yêu cầu kỹ thuật ngày càng phức tạp.

Hiện nay, nhiều tổ chức tài chính và fintech đã lựa chọn cách tiếp cận linh hoạt hơn: ứng dụng phần mềm quản trị tuân thủ để theo dõi tiến độ, tự động nhắc deadline và lưu trữ hồ sơ đầy đủ; đồng thời hợp tác với các đối tác công nghệ uy tín để triển khai những giải pháp trọng yếu như xác thực đa yếu tố, mã hóa dữ liệu và giám sát giao dịch.

Theo ông Nguyễn Bá Chiến, Tổng giám đốc DTSVN, việc tự phát triển các giải pháp bảo mật phức tạp như xác thực đa yếu tố hay quản lý khóa mã hóa thường tốn kém và thiếu đồng bộ. Đây là lý do doanh nghiệp cần hợp tác với các đối tác công nghệ uy tín.

Bước 5: Rà soát, báo cáo chủ động trước thay đổi mới

Ngay cả khi đã hoàn thành đúng hạn, doanh nghiệp vẫn cần bước rà soát cuối cùng để đảm bảo chất lượng. Kiểm tra hồ sơ gửi NHNN có đầy đủ và chính xác không, hệ thống thực tế vận hành ra sao, quy trình và tài liệu nội bộ đã được cập nhật hay chưa, đội ngũ liên quan đã được đào tạo đầy đủ chưa.

Sau đó, doanh nghiệp cần đúc kết bài học kinh nghiệm, điều chỉnh lại “bản đồ tuân thủ” để áp dụng cho các đợt Mandatory tiếp theo và luôn theo dõi sát những thay đổi mới từ NHNN.

Nhờ vậy, doanh nghiệp không chỉ giảm chi phí phát sinh trong tương lai mà còn xây dựng hình ảnh tổ chức chuyên nghiệp, uy tín trong mắt các nhà quản lý, đối tác và khách hàng.

Tóm lại, tuân thủ yêu cầu bắt buộc (Mandatory) không chỉ là nghĩa vụ pháp lý đơn thuần. Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp nâng cấp hệ thống, tinh gọn quy trình vận hành và tạo uy tín trên thị trường. Với 5 bước chủ động từ giải mã yêu cầu, đặt deadline sớm, đưa vào KPI, tận dụng công nghệ, đến kiểm tra và cải tiến liên tục doanh nghiệp hoàn toàn có thể biến áp lực tuân thủ thành lợi thế cạnh tranh bền vững, giảm thiểu rủi ro và tăng tốc trên hành trình phát triển dài hạn.