Người làm việc thụ động, quá cảm xúc và cần được sếp vỗ về mỗi ngày sẽ bị đào thải khỏi "nền công nghiệp tại nhà"

Từ đầu mùa dịch Covid-19 đến nay có khá nhiều bài viết đưa ra các nhận định, đánh giá về các xu hướng sống lẫn làm việc trên thế giới để nhấn mạnh rằng: Sự thay đổi chính là điều duy nhất không thay đổi trong cuộc sống này và dù chuyện gì có đang xảy ra thì chúng ta cũng hãy nhìn vào điểm tích cực của vấn đề - nhanh chóng nhận ra những bài học để chuyển mình hiệu quả.

Giãn cách xã hội, người lao động chuyển từ làm việc ở văn phòng sang làm tại nhà chính là một trong những thay đổi mà các chuyên gia dự đoán đã khuyên mọi người hãy thích nghi. Cho đến nay, chúng ta cơ bản đã biết về khái niệm Work Form Home (WFH) như thế nào nhưng giữa biết và làm hiệu quả thì vẫn là một khoảng cách mà các nhà quản lý vẫn luôn tìm cách thu ngắn.

Và biết đâu đấy, khi đại dịch đi qua, WFH sẽ trở thành một xu hướng mà các nhà tuyển dụng sẽ lựa chọn thay vì để mọi nhân viên mới đều bắt đầu công việc của họ theo cách truyền thống. Giảm tải áp lực giao thông, giảm chi phí thuê mướn văn phòng, cung cấp thiết bị... tại sao không?

Cathy Thảo Trần , nữ CEO công ty chuyên cung cấp ứng dụng kết nối chủ nhà trọ với người đi thuê trọ, mang tên Ohana - từng gọi vốn thành công trong Shark Tank, đã nhìn ra tương lai của WFH. Cách thức làm việc này cô và các nhân viên đang cùng nhau áp dụng từ đầu mùa dịch đến nay.

Cathy Thảo Trần, nữ CEO công ty chuyên cung cấp ứng dụng kết nối chủ nhà trọ với người đi thuê trọ, mang tên Ohana.

Nhân viên quá cảm xúc, cần được vỗ về khi làm việc dễ bị đào thải khỏi WFH

Hồi làm ở văn phòng, văn hoá Ohana cũng đã là khá thoải mái về giờ giấc. Bạn có việc nhà và phải đến văn phòng trễ cũng được, chỉ cần sớm đủ để có thể tham dự họp check in mỗi ngày và tham gia đóng góp, tranh luận về các vấn đề hiện tại của công ty cùng mọi người.

Bù lại, hiệu quả công việc được đo bằng KPIs, và Thảo rất khắt khe ở khoảng này để có sự cân bằng lại cho sự thoải mái kia. Nhưng chủ yếu là để vừa đảm bảo được tiến độ công việc, và vừa cho các đồng đội của mình được bầu trời tự do để làm việc trong điều kiện mà tối ưu nhất với bản thân họ.

Tính tự giác được đề cao ở công ty Thảo. Tự giác hoàn thành chỉ tiêu theo ngày, tự giác đưa ra các vấn đề để mọi người cùng tham gia giải quyết, tự giác chủ động trong giao tiếp, chia sẻ thông tin trao đổi với đồng đội về những cơ hội mới...

Trong giai đoạn tuyển dụng Thảo quyết tâm phải quan sát và tìm ra được những người có tính tự giác cao này (ví dụ như họ có vứt rác lung tung khi không có ai nhìn?), và sau khi đã quyết định để họ vào team rồi thì 100% phải tin tưởng là họ đang tự giác hoàn thành công việc. Có thể họ đi chơi 1, 2 bữa nhưng biết đâu tinh thần họ đang cần hai bữa nghỉ ngơi đó. Chỉ cần người A đó không biến mất bất thình lình mà không thông báo trước và không làm ảnh hưởng đến tiến độ của người khác B và không làm ảnh hưởng đến KPI của bản thân.

Còn khi KPI không đạt được thì nó sẽ là câu chuyện khác, sẽ có rất nhiều yếu tố cần được bàn đến chứ không phải là nhân viên đó có làm việc đủ 8 tiếng một ngày hay không.

Những nhân viên cần được vỗ về mới làm việc rất khó tồn tại trong xu hướng WFH.

Thoạt đầu giai đoạn chuyển giao từ làm cố định ở văn phòng sang WFH cũng có một số vấn đề nảy sinh. Đó là các nhu cầu về tinh thần, cảm xúc và không gian cũng như môi trường làm việc tạo ra sẵn mà mình tận dụng ở công ty, khi chuyển sang WFH thì bắt đầu có tâm lý cứ thấy thiếu thiếu cái gì đó.

Ví dụ một số nhân viên cần được động viên, cần có một cấu trúc hợp tác rõ ràng hơn, cần nhìn thấy mặt nhau khi brainstorm, cần có một khung thời gian làm việc cố định... thì mới làm việc hiệu quả.

Để nắm bắt hết những nhu cầu này, thỉnh thoảng Thảo dành ra một khoảng thời gian hàng tuần để thực hiện “Cathy Virtual Office" để checkin với các bạn. Vì đây là những nhu cầu về thần, tình cảm nên Thảo sẽ không nhắc đến công việc chính nhiều, mà chủ yếu hỏi thăm họ có đang khoẻ không, có ổn không, có cần hỗ trợ gì không, để Thảo còn biết và lượng được nên làm gì.

Dĩ nhiên là có một số ít trường hợp, sau khi Thảo đổi sang cách làm việc này thì đã không còn hợp tác được với Ohana nữa vì họ không thích ứng được và tập thể team chung không thể đáp ứng nhu cầu của họ được.

Ví dụ như khi Thảo không còn gặp trực tiếp để "tiếp động lực", những người này bắt đầu có dấu hiệu mất phương hướng. Khi Thảo chủ động nói chuyện thì ngày hôm sau họ có phương hướng và làm việc bình thường lại.

Đây là một trong những tình huống khó xử cho Thảo nhưng lúc đó Thảo đã phải quyết định là mình không thể tiếp tục làm như vậy, không thể "tiếp động lực" kiểu thường xuyên tâm sự với người ngày vì rất tốn thời gian. Mà thời gian của mình cũng là thời gian của team nữa, nếu chỉ dùng để tăng hiệu suất của 1 người duy nhất, thì nó không công bằng chút nào.

5 điều tối quan trọng để quản lý công ty/ làm việc tại nhà hiệu quả

1/ Về trao đổi thông tin:

Luôn là người chủ động trao đổi thông tin với người khác.

Khi bắt đầu chuyển sang mode này, với vai trò là lead, mình đã phải lưu ý về tần suất trao đổi thông tin giữa các thành viên với nhau. Đơn giản chỉ là vì làm việc từ xa, chúng ta không NHÌN thấy được nhau. Ví dụ như sẽ không có vụ, "Sáng tớ quên nói cậu cái này mà giờ tại THẤY cậu nên tớ mới nhớ ra!".

Mọi người trong team phải set mình vào thế chủ động tích cực update, thu thập thông tin & nhắc nhau update (chứ không phải ngồi chờ team lead nhắn tin hỏi thăm!) để luồng trao đổi thông tin không bị gián đoạn.

Trên tinh thần thường xuyên update này, có gì vui vui cứ mạnh dạn share lên group chat để mọi người cùng vui lây, đừng sợ mình có đang làm phiền ai hay không. Có gì không ổn cũng phải nêu lên liền chứ không đợi vấn đề lớn ra và bị phát hiện rồi mới đưa ra ý kiến.

2/ Về tiến độ:

Phải có KPI - OKR ( Objective Key Results), mục tiêu cực kỳ rõ ràng. Như vậy thì sẽ đánh giá được năng lực thực sự của mọi người mà không cần phải theo dõi họ. KPI có thể chưa đủ tốt, hoặc team chưa có quy trình rõ ràng, nhưng vẫn phải có cái gì đó để mình có thể làm thước đo cho tiến độ của từng cá nhân. Để biết thêm về việc làm sao để đo hiệu quả công việc, mục tiêu đề ra hợp lý cho team, bạn có thể tham khảo thêm cuốn “Measure What Matters" (bản tiếng Việt là “Làm Điều Quan Trọng") của John Doerr, Larry Page (đồng sáng lập của Google) để biết thêm.

Trong sách có nhiều framework hay về những yếu tố mấu chốt cần được quan tâm đặc biệt khi bạn thiết lập mục tiêu cho nhóm; ví dụ như sao cho vừa phù hợp với năng lực của team, vừa “ngoài tầm với" một chút để team có động lực vươn lên.

3/ Về động lực:

Khi làm việc từ xa, bạn sẽ bắt đầu đối diện với câu hỏi: "Động lực hiện tại của team bạn, hay của bạn là gì?". Nếu đó là nhìn thấy bạn hoặc nghe leader chém gió, là những buổi trà đàm đạo, những buổi đi ăn trưa chung, cụng ly hẹn hò các kiểu thì team bạn sẽ KHÓ để làm việc từ xa được; lý do vì những "chương trình văn nghệ" kiểu này sẽ bị giảm đi đáng kể khi không còn ngồi nhiều trong môi trường văn phòng.

Còn nếu động lực của team vốn là vấn đề team đang giải quyết, là giá trị, tầm ảnh hưởng của sản phẩm thì dù ở đâu bạn cũng sẽ phát hiện ra cách thức, động lực làm việc vẫn không bị lung lay mấy.

Để tạo niềm hứng thú cho team đối với vấn đề đang giải quyết, đảm bảo tinh thần cho team làm ở nhà các bạn có thể nhắc nhau về sự ảnh hưởng của sản phẩm mà bạn đang góp phần làm ra, về những lý tại sao sản phẩm này tồn tại.

Đăng lên group chat, share review từ khách hàng để tạo động lực cho nhau và để cảm thấy được mối liên kết giữa cái mình đang làm với cộng đồng ngoài kia.

Nếu được thì có thể bỏ tiền mua 1 ứng dụng chuyên đi thu thập review (có thể là trên app hoặc facebook) và post lên group nhóm vài lần trong tuần để mọi người nắm bắt cũng như nhìn thấy được tác động của việc họ đang làm lên người sử dụng như thế nào.

4/ Về tuyển dụng:

Nếu bạn cảm thấy làm việc từ xa là một tương lai lâu dài chứ không phải chỉ mùa dịch, bạn có thể bắt đầu thay đổi cách tuyển dụng cho phù hợp. Ngoài kỹ năng giao tiếp, khả năng thích nghi cao, những người phù hợp với văn hoá này sẽ có một số đặc điểm như:

+ Thích nghi được với thảo luận qua video calls mà không cần sử dụng bảng trắng.

+ Không bị cảm xúc chi phối, không cần phải "tạo điều kiện thoải mái" để có thể tranh luận mà họ sẽ tranh luận bất chấp đang ngồi ở 2 đầu thành phố.

+ Khả năng suy nghĩ độc lập cao, không chờ mọi người lên tiếng gần hết rồi mình mới nói.

5/ Về set-up cá nhân:

Tìm một chỗ yên tĩnh trong nhà và set up lại góc làm việc, bạn không thể ngồi làm trong những khu vực chung như nhà bếp hoặc phòng khách vì những chỗ này luôn có người đi tới lui sẽ gây phân tán tập trung.

Với người trong gia đình thì nên trao đổi trước và dặn họ một số giờ giấc bạn không thể tham gia các hoạt động trong gia đình hoặc trả lời được. Trao đổi trước sẽ giúp họ chuẩn bị tinh thần và không bị “sốc" khi bạn từ chối đi đổ rác chẳng hạn.

Nếu cần phải tập trung cao độ thì làm luôn cái biển dựng kế bên, ví dụ: “Thảo đang làm việc kiếm tiền nuôi gia đình, có gì lát nữa Thảo trả lời!” vì một số người thân sẽ quên là mặc dù bạn ở nhà nhưng bạn vẫn phải đang làm việc.

Biến đổi nào cũng mang lại rất nhiều cơ hội, hãy học cách nắm bắt nó.

Tạm kết:

Thảo cảm thấy rất hào hứng nếu một ngày "nền công nghiệp trong nhà" trở thành một xu hướng vì nó đang mở ra một chương mới cho việc team collaboration. Đối với Ohana (hay sản phẩm khác mà Thảo làm) nó là tương lai tất yếu, vì nó sẽ giúp mọi người có thể hợp tác từ bất cứ nơi đâu, với bất kỳ team nào (có chung ngôn ngữ) trên thế giới.

Có thể nói là bây giờ Thảo có thể lên Đà Lạt (nếu không có dịch bệnh) hoặc ở một nơi nào đó xa xôi hơn vậy, vẫn có thể đảm bảo tiến độ về doanh thu cũng như ra mắt tính năng sản phẩm mới. Mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm, sau thử thách này, sẽ trở nên gắn chặt hơn vì nó không còn lệ thuộc vào một cái không gian, biên giới vật lý nào đó.

Tất nhiên là trong thời gian hiện tại, sẽ có nhiều sự bất tiện không may xảy ra vì mình đang trong giai đoạn chuyển giao sang một dạng cơ cấu làm việc chung mới mà nó chưa hẳn là tự nhiên lắm so với những gì mình đã được học. Nhưng mọi người cũng biết, biến đổi nào cũng đem lại cho mình rất nhiều cơ hội.

Hãy tìm cách khai thác những cơ hội, lợi ích của làm việc ở nhà như sự linh hoạt, tự chủ trong giờ làm việc, sự hạn chế ô nhiễm môi trường, ảnh hưởng sức khoẻ, sự tự do khám phá, làm những điều mình thích khi có thêm chút thời gian để các "biến đổi" hiện tại có thể trở thành một thời kỳ chuyển hoá thay đổi mang tính tích cực lên cuộc sống của bạn về sau.