Thủ thuật cực hay này đã tồn tại trên Gmail cả chục năm mà không ai hay biết: Dùng thử bạn sẽ không hối hận

Chắc hẳn ai cũng rơi vào tình cảnh ngập trong biển email hàng nghìn cái. Lượng email đổ về mỗi ngày đơn giản là quá lớn, khiến bản thân mệt mỏi đến nỗi chẳng buồn dọn dẹp. Thế nhưng vấn đề nào cũng có cách khắc phục ở mức độ nào đó.

Chỉ với thủ thuật cổ xưa nhưng cũng ít ai biết này, cây bút Jon Gilbert từ Android Police sẽ giúp bạn giải quyết. Dưới đây là cách làm.

Tính năng quen thuộc

Từ bản tin, hóa đơn, email đăng ký dịch vụ, các truy vấn công việc, đường link tải về cho đến cả những thư từ trao đổi cá nhân thực thụ. Email của bạn tràn ngập dù chẳng phải là một doanh nhân bận rộn gì.

Công cụ lọc (Filters) và nhãn dán (Labels) có thể giúp ích, nhưng cả hai đều đòi hỏi nỗ lực thiết lập ban đầu không nhỏ và cần phải quan tâm liên tục.

Mọi thứ chỉ thay đổi khi tôi bắt đầu sử dụng một tính năng đơn giản được tích hợp sẵn trong Gmail mà hầu hết mọi người hoặc là đã quên, hoặc thậm chí chưa từng biết đến sự tồn tại của nó.

Nó được gọi là "Plus Addressing" (Địa chỉ cộng). Google hiếm khi, nếu không muốn nói là chưa bao giờ, quảng bá về nó. Nhưng một khi bạn bắt đầu sử dụng nó một cách có chủ đích, nó sẽ tái cấu trúc cách vận hành hộp thư của bạn một cách dễ dàng mà không gây ra bất kỳ sự phức tạp hay mệt mỏi nào cho trí não.

Ý tưởng cơ bản của thủ thuật này đơn giản đến mức bất ngờ.

Nếu địa chỉ email của bạn là [email protected] , bạn có thể thêm dấu cộng + cùng với bất kỳ ký tự nào phía sau nó (nhưng trước ký hiệu @), và Gmail vẫn sẽ chuyển email đó về hộp thư chính của bạn.

Ví dụ: [email protected] và [email protected] cuối cùng đều sẽ đổ về cùng một hộp thư duy nhất.

Lúc này, có thể bạn sẽ thắc mắc: "Nếu tất cả vẫn đổ về cùng một nơi, thì làm sao nó giải quyết được vấn đề quá tải?". Đây chính là lúc sự thú vị bắt đầu.

Nhìn bề ngoài, đây có vẻ như một mẹo nhỏ, nhưng trong thực tế, nó là cả một hệ thống vận hành. Đây là cách tôi áp dụng nó:

Tôi không muốn các thông báo xác nhận đơn hàng làm rác hộp thư chính, nhưng tôi vẫn muốn dễ dàng truy cập chúng để kiểm tra các giao dịch cũ. Vì vậy, bất cứ thứ gì được gửi đến địa chỉ có tag +shopping sẽ được tự động gắn nhãn và lưu trữ (archive). Chúng sẽ bỏ qua hộp thư chính (Inbox) nhưng vẫn có thể tìm kiếm được bất cứ lúc nào. Khi cần xem lại lịch sử mua sắm, tôi chỉ việc truy cập trực tiếp vào nhãn dán đó.

Tương tự với các bản tin (newsletters). Tôi đăng ký quá nhiều và hiếm khi hủy đăng ký. Thay vào đó, tôi điều hướng chúng vào một nhãn riêng biệt bằng tag +newsletters. Nhờ cách này, khi có thời gian, tôi sẽ vào thư mục cụ thể đó để đọc tin tức mà không để chúng làm nghẽn toàn bộ hộp thư chính của mình.

Thủ thuật này giải quyết một vấn đề rất đặc thù mà các bộ lọc thông thường không làm được. Hầu hết các bộ lọc hiện nay dựa trên địa chỉ email người gửi hoặc dòng tiêu đề. Những yếu tố này thường thay đổi theo thời gian. Tuy nhiên, nếu địa chỉ "gửi đến" đã được định danh bằng một mã +, bộ lọc sẽ không bao giờ nhầm lẫn. Nó hoạt động như một cơ chế bảo hiểm cực kỳ đáng tin cậy.

Kiểm soát rò rỉ dữ liệu và các tương tác một lần

Nếu muốn đi sâu hơn vào chi tiết, việc sử dụng mã cộng còn giúp bạn xác định xem địa chỉ email của mình bị rò rỉ từ đâu.

Giả sử bạn đăng ký một dịch vụ bằng địa chỉ [email protected] và sau đó bắt đầu nhận được email rác gửi đích danh đến biến thể đó. Bạn sẽ biết chính xác nguồn gốc rò rỉ đến từ đâu. Đây là một cách đơn giản để truy vết mà không cần bất kỳ công cụ bổ trợ nào.

Cuối cùng, nếu bạn chỉ muốn thực hiện các tương tác một lần — ví dụ như tải một tài liệu yêu cầu để lại email — bạn có thể dùng các mã cộng tạm thời như +temp hoặc +download. Những email này sẽ được thiết lập để chuyển thẳng vào thùng rác sau khi mục đích ban đầu đã hoàn thành.

Khi kết hợp lại, các mã cộng này đã giúp giảm tải đáng kể sự lộn xộn trong hộp thư của tôi. Phần lớn email giờ đây đã được tự động phân loại ngay từ khi chúng chưa tới.

Tổ chức email ngay từ trước khi chúng được gửi đi

Dù tính năng này rất tuyệt vời, điều thú vị là nó đã tồn tại từ rất lâu đời. Plus Addressing đã có mặt hàng chục năm nay. Nó không phải là thứ mới được thêm vào, chắc chắn không được Google tích cực quảng bá, và cũng chẳng thay đổi gì nhiều theo thời gian.

Nhưng tôi không hề phàn nàn, vì nó hoạt động hoàn hảo. Thêm vào đó, nó giải quyết được vấn đề mà các công cụ hiện đại thường can thiệp quá sâu vào hộp thư của người dùng.

Dù là các công cụ cung cấp khả năng phân loại thông minh, ưu tiên bằng AI hay nhóm thư tự động, chúng đều yêu cầu quyền truy cập vào tài khoản Gmail của bạn. Tôi thì không thấy thoải mái với điều đó.

Điểm hay nhất là tính năng này cực kỳ dễ tích hợp vào quy trình làm việc của bạn.

Bạn chuẩn bị đăng ký một dịch vụ mới và muốn tạo một nhãn riêng cho nó? Chẳng cần thao tác gì phức tạp. Chỉ cần thêm một tag cộng khi đăng ký. Nó sẽ có hiệu lực ngay lập tức. Bạn có thể thiết lập nhãn dán và bộ lọc cụ thể sau đó.

Nếu bạn đang "đuối sức" vì email rác và sự lộn xộn, thủ thuật nhỏ này có thể là cách đơn giản nhất để dọn dẹp và lấy lại quyền kiểm soát hộp thư của mình.