Hơn 2.000 du khách bóc trần công việc ít được cảm ơn nhất khi đi du lịch nhóm: "Bỏ 40 tiếng lên lịch trình cho cả hội, bằng trọn một tuần đi làm"

Có một câu nói mà bất kỳ ai từng đứng ra tổ chức chuyến đi cho hội bạn đều sợ nhất. Không phải "Mình không xin được phép", cũng không phải "Đắt quá tính lại đi". Mà là ba chữ nghe vô hại đến mức chẳng ai nghĩ nó có lỗi gì: "Sao cũng được."

Ba chữ ấy xuất hiện đúng vào lúc mọi thứ cần được chốt. Khi người tổ chức vừa gửi lên nhóm hai lựa chọn khách sạn, kèm ảnh, kèm giá, kèm cả khoảng cách tới trung tâm, thì thứ nhận lại không phải một câu trả lời mà là một cú đẩy trách nhiệm được gói trong vẻ ngoài dễ tính. "Sao cũng được" nghe như sự nhường nhịn, nhưng thực chất nó có nghĩa là: tôi không muốn nghĩ, và nếu sau này có gì không ổn thì cũng không phải lỗi của tôi.

Nghiên cứu mới nhất của nền tảng du lịch Klook, thực hiện trên 2.725 du khách tại 10 thị trường và công bố ngày 4/8, cho thấy đây không phải cảm giác riêng của ai. Có tới 33% người được hỏi từng gặp phải bạn đồng hành từ chối ra quyết định bằng đúng câu nói ấy. Cứ ba người thì một người từng bị dồn vào thế phải tự quyết thay cho cả nhóm, rồi sau đó tự chịu trách nhiệm với quyết định mà lẽ ra phải là của tập thể.

Hầu như hội bạn nào cũng từng trải qua kịch bản quen thuộc này. Ai đó thả vào nhóm một tấm ảnh biển xanh cát trắng, kèm dòng chữ "đi không". Nhóm chat lập tức sôi động, người thả tim, người gửi luôn tên quán ăn vừa lướt được trên TikTok, người đã bắt đầu nghĩ xem sẽ mặc gì để chụp ảnh.

Nhưng sự hào hứng ấy thường có tuổi thọ rất ngắn. Sau vài chục, có khi vài trăm tin nhắn, mọi thứ chậm dần rồi đứng hẳn. Người bảo đi đâu cũng được, người chưa xin được phép, người chưa chốt được ngân sách, người đọc tin nhắn xong quên trả lời rồi ba ngày sau hỏi lại y hệt câu đã có người trả lời từ lâu. Ý tưởng vẫn nằm đó, nhưng chẳng ai chịu chạm vào nó.

Cho đến khi một người trong nhóm chấp nhận đứng ra làm phần việc mà không ai muốn làm: tổng hợp ý kiến, so giá vé, gọi điện hỏi phòng trống, dựng lịch trình theo giờ, rồi nhắn riêng từng người nhắc chuyển khoản. Chính người đó, chứ không phải tấm ảnh biển xanh ban đầu, mới là thứ biến chuyến đi từ một ý tưởng trong group chat thành một hành trình có thật.

Điều khiến vai trò này dễ bị xem nhẹ nằm ở chỗ người ngoài không hình dung được nó tốn bao nhiêu công. Nghiên cứu của Klook chỉ ra một khoảng cách nhận thức khá phũ phàng: những người chưa từng đứng ra tổ chức tin rằng lên kế hoạch cho một chuyến đi nhóm kéo dài một tuần chỉ mất chưa tới 10 giờ đồng hồ.

Thực tế thì khác hẳn. Hơn 7 trên 10 người từng đảm nhận vai trò này tại Việt Nam cho biết họ phải bỏ ra trên 10 giờ cho một chuyến đi như vậy. Gần một nửa mất khoảng 20 giờ. Và có tới 26,4% phải dành từ 40 giờ trở lên, tức là gần tương đương một tuần làm việc toàn thời gian, chỉ để cả nhóm có thể xách vali lên và đi.

Đặt hai con số cạnh nhau sẽ thấy khoảng cách lên tới bốn lần. Người ngoài nghĩ đó là chuyện của một buổi tối rảnh rỗi, trong khi người trong cuộc đang làm không công một khối lượng việc bằng cả tuần đi làm.

Cũng vì vậy mà tại Việt Nam, trong số 10 hành động hỗ trợ người khác được đưa vào khảo sát, từ xách giúp túi nặng đến giữ cửa cho người phía sau, lên kế hoạch du lịch đứng ở vị trí số một về mức độ ít nhận được lời cảm ơn nhất.

Khó nhất không phải lịch trình, mà là con người

Nếu chỉ là đặt vé và tìm khách sạn thì mọi chuyện đã đơn giản, bởi giờ đây vài thao tác trên điện thoại là xong. Phần khiến người tổ chức kiệt sức nằm ở chỗ khác: dung hòa một nhóm người có sở thích, ngân sách và cách tận hưởng kỳ nghỉ hoàn toàn khác nhau.

Trong cùng một chuyến đi sẽ luôn có người muốn tiết kiệm tối đa và người sẵn sàng bù thêm để ở chỗ đẹp, có người muốn dậy từ 6 giờ sáng để đi hết mọi điểm tham quan và có người chỉ mong được ngủ đến trưa. Người lên kế hoạch không chỉ dựng lịch trình, họ đang cố ghép những nhu cầu mâu thuẫn nhau vào cùng một bảng Excel mà không làm ai phật ý.

Số liệu phản ánh đúng điều đó. Có 60,4% cho biết cân đối ngân sách chung là thử thách lớn nhất, 50,9% chật vật điều phối lịch trình sao cho vừa lòng tất cả, và 34% thấy mệt mỏi vì phải chờ phản hồi từ các thành viên khác. Đáng chú ý nhất là 67,3% người được hỏi cho rằng kỹ năng quan trọng nhất của một người lên kế hoạch không phải là lập lịch trình hay săn ưu đãi, mà là khả năng giảm tranh cãi và giữ cho không khí cả nhóm dễ chịu.

Nói cách khác, công việc thật sự của họ không phải quản lý chuyến đi, mà là quản lý con người.

Chuyến đi bắt đầu, nhưng ca trực thì chưa kết thúc

Với phần lớn mọi người, khoảnh khắc lên xe là lúc chính thức được nghỉ. Với người lên kế hoạch thì không. Họ vẫn âm thầm theo dõi từng chi tiết trong đầu: xe đón đã tới chưa, bàn ăn tối đã giữ chưa, nếu chiều nay mưa thì đảo lịch trình thế nào cho vẫn kịp chuyến tàu hôm sau.

Khảo sát cho thấy hơn một nửa số người lên kế hoạch tại Việt Nam phải kiểm tra điện thoại từ sáu lần trở lên mỗi ngày trong suốt chuyến đi, chỉ để xử lý hậu cần. Trong khi cả nhóm đang thả mình xuống ghế bãi biển thì có một người vẫn đang mở app xác nhận giờ xe.

Và nghịch lý lớn nhất là càng làm tốt, công sức của họ càng trở nên vô hình. Một chuyến đi trót lọt sẽ được nhớ bằng cảnh đẹp và món ngon, chứ hiếm ai nhớ rằng đằng sau đó là hàng chục giờ ngồi trước màn hình. Chỉ khi có một khâu nào đó trục trặc, mọi ánh mắt mới đồng loạt quay về phía người tổ chức.

Có tới 61% từng nghe câu "nếu là mình thì có lẽ sẽ làm tốt hơn", 55,3% bị chất vấn vì sao không chọn phương án khác, và 52,8% phải đứng ra giải thích khi chi phí vượt dự tính. Điều thú vị là số lần họ bị phàn nàn luôn cao hơn hẳn số lần các thành viên khác thừa nhận rằng mình đã phàn nàn.

Dù mệt như vậy, phần lớn những người từng "gánh team" vẫn tiếp tục nhận vai trò này ở các chuyến sau. Không phải vì họ thích ôm việc, mà vì họ hiểu rất rõ rằng nếu không có ai đứng ra kết nối, mọi kế hoạch sẽ mãi dừng lại ở câu "để hôm khác tính tiếp".

Chính các thành viên còn lại cũng thừa nhận điều đó. Có 71,7% người Việt tin rằng chính người lên kế hoạch là yếu tố giúp chuyến đi vượt qua giai đoạn bàn bạc để trở thành hiện thực, và 77,4% cho rằng cả nhóm khó có được một kỳ nghỉ trọn vẹn nếu thiếu người này.

Điều bất ngờ là bức tranh cảm xúc của họ không hề chỉ toàn màu xám. Đúng là 44,2% thấy việc lên kế hoạch rất áp lực, nhưng cùng lúc có tới 74,1% thấy hào hứng, 70,6% thấy tự hào khi hoàn thành và 66,9% thừa nhận mình gắn bó về mặt cảm xúc với chính bản lịch trình do mình dựng nên. Đáng chú ý nhất là 55,6% khẳng định vai trò này chính là một phần tính cách đặc trưng của họ.

Nghĩa là họ không đơn thuần chịu khổ. Họ làm vì đó là cách họ thể hiện sự quan tâm, chỉ là bằng một ngôn ngữ mà không phải ai cũng nhận ra: bằng bảng chi phí, bằng giờ khởi hành, bằng cái bàn đã giữ trước ở quán mà ai cũng khen ngon.

Vậy nên lần tới, khi trong nhóm lại có người chủ động lập bảng chia tiền hoặc gửi lịch trình chi tiết đến từng khung giờ, thứ họ cần không phải thêm một góp ý, càng không phải ba chữ "sao cũng được". Chỉ cần một câu cảm ơn, và tốt hơn nữa là một câu trả lời dứt khoát cho câu hỏi mà họ đã hỏi từ ba ngày trước.

NGỌC ÁNH